ГУБЕРНАТОР АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 12 августа 2003 года № 534

Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Амурской области

(Утратил силу)  
______________________________________________________________
Утратил силу на основании:
Постановления губернатора области от 27 декабря 2007 года N 700
______________________________________________________________

     В целях установления единых правил и порядка работы с документами в Администрации Амурской области ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1.  Утвердить прилагаемую Инструкцию  по  делопроизводству  в Администрации Амурской области.

     2.  Признать утратившим  силу распоряжение Главы Администрации области от 27.05.93 № 130-р.

     3.  Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Л.В.Коротков

Утверждена
постановлением губернатора Амурской области
от 12 августа 2003 г. № 534

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации Амурской области

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единые правила и порядок работы с документами в Администрации области.

1.2. Работа с секретными документами и документами ограниченного распространения (для служебного пользования) регламентируется специальной инструкцией.

1.3. Соблюдение установленных Инструкцией правил ведения делопроизводства и оформления документов обязательно для всех работников.

1.4. При работе с документами следует помнить:

1.4.1. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.4.2. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях, знакомиться с документами могут только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1.4.3. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку на продолжительное время сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

1.4.4. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на руководителей структурных подразделений.

В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях руководителями назначаются ответственные работники за ведение

1.6. Организация единой системы документациониого обеспечения деятельности Администрации области, методическое руководство организацией делопроизводства и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляются управлением делопроизводства и документооборота аппарата губернатора области.

1.7. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной техники. .

1.8. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений и дополнений в нее утверждается губернатором области.

II. Требования к бланкам и техническому оформлению документов

2.1. Унификация документов и требования к бланкам.

2.1.1. Унификация документов заключается в разработке единых форм документов и единых правил составления и оформления трафаретных текстов.

2.1.2. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р6.30-2003. На основе этих требований разрабатываются бланки документов Администрации области.

2.1.3. На блинках печатаются документы, представляемые как проекты постановлений, распоряжений, приказов, писем.

Внутреннюю переписку допускается вести на стандартных листах бумаги без использования бланков. Бланки не применяются также для оформления копий служебных писем, остающихся в делах на хранение (кроме ксерокопий).

2.1.4. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.1.5. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

2.1.6. Бланки документов оформляют в соответствии и с приложениями №№ 1 и 2 к Инструкции. В зависимости от расположения реквизитов, устанав ливают два варианта бланков - угловой и продольный.

2.1.7. В аппарате Губернатора и других структурных подразделениях Администрации области используются следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение, приказ).

2.2. Требования к техническому оформлению документов.

2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации области печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала. В отдельных случаях, при необходимости, размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей:      

левое-не менее 3,0 см;

правое - не менее 1,0см;

верхнее - не менее 2,0 см;

нижнее - не менее 2,0 см.   

Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. В таком случае реквизиты полей будут следующие:     

левое - не менее 1,0 см;

правое - не менее 3,0 см;

верхнее - не менее 2,0 см;

нижнее - не менее 2,0 см.

2.2.3. Заголовок к тексту печатается ниже названия вида документа в соответствии с расположением этого реквизита на бланке непосредственно от левой границы текстового поля. Длина строки не должна превышать 7 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Название вида документа печатается прописными буквами (ПРОТОКОЛ, АКТ и т.д.) и центрируется по отношению к правому и левому полям.

Многострочные реквизиты "гриф утверждения", "гриф согласования", слово Приложение (со ссылкой на дату и номер нормативного акта) располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек, строчными буквами, без разрядки. Слова УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочными интервалами, остальные строки реквизитов печатаются через 1 интервал.

Все составные части реквизитов либо центрируют относительно самой длинной строки (длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа), либо оформляют флаговым способом, т.е. выравнивают по одной вертикальной линии.

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Индекс (номер) документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Если документ оформлен на стандартном листе бумаги несколькими авторами, то номер и дата проставляются на одной строке ниже подписи.

2.2.4. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без каких-либо дополнительных знаков.

Первая страница документа не нумеруется.

III. Требования к оформлению реквизитом документа

3.1. При составлении и оформлении документен иепопыуются 30 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003) (Приложения №№ 1,2,3 к Инструкции).

3.2. При подготовке и оформлении документов Администрации области используют следующие реквизиты:

- герб Амурской области;

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа (ОКУД);

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

3.2.1. Дата документа.

Дата является одним из основных реквизитов документов, который обеспечивает его юридическую силу.

Датой документа является дата его подписания, регистрации, утверждения, принятия, согласования, опубликования или события, зафиксированного в документе. Например, датой протокола является дата проведения заседания; постановления, распоряжения - дата их подписания и регистрации. Если автором документа являются несколько организаций (акт, соглашение, совместное письмо и др.), то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания и регистрации. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться.

3.2.2. Регистрационный номер (индекс) документа.

Регистрационный номер (индекс) - это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему. Структура регистрационного номера зависит от вида документа.

3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переносятся с поступившего документа и оформляются следующим способом в бланке для письма "На № ___ от "______".

Наличие такого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

3.2.4. Адресат.

Правила оформления этого реквизита приведены в пункте 4.3.2.2.

3.2.5. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым распорядительным документом. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Порядок оформления оговорен в разделе IV Инструкции.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении № 4.

3.2.6. Резолюция.

Указание по исполнению документа дается в форме резолюции губернатора области или его заместителей. В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата резолюции, например: