ГУБЕРНАТОР АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 декабря 2008 года № 500
О внесении изменений в постановление
губернатора области от 27.12.2007 № 700
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании постановления губернатора Амурской области от 07.02.2019 N 33.
____________________________________________________________________
На основании постановления губернатора области от 24.11.2008 № 459 «О структуре исполнительных органов государственной власти Амурской области» и распоряжения губернатора области от 09.12.2008 № 475-к «Об утверждении структуры и штатного расписания аппарата губернатора области и Правительства области» (в редакции распоряжения губернатора области от 12.12.2008 № 478-к) постановляю:
1. Внести в постановление губернатора области от 27.12.2007 № 700 изменения, изложив Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Исполнительным органам государственной власти области привести свои инструкции по делопроизводству в соответствие с новой редакцией Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области.
О.Н. Кожемяко
Приложение
к постановлению губернатора Амурской области
от 22.12.2008 № 500
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Типовая инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Амурской области (далее - исполнительные органы).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Амурской области, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.
1.3. Режим и порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, документами для служебного пользования, а также особенности работы с несекретными документами во внешнеэкономической, административно-хозяйственной, валютно- финансовой и других областях деятельности исполнительных органов (контрактные, договорные, отчетные и т.п.), не регламентированные настоящей Инструкцией, определяются специальными нормативными документами.
1.4. Соблюдение установленных Инструкцией правил ведения делопроизводства и оформления документов обязательно для всех работников.
1.5. При работе с документами следует выполнять следующие требования:
1.5.1. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.5.2. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку на продолжительное время (более суток) сотрудники исполнительных органов обязаны передать находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя исполнительного органа.
1.5.3. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в исполнительных органах осуществляются управлением делопроизводства и документооборота аппарата губернатора области и Правительства области (далее - аппарат), на которое возложены функции документационного обеспечения управления (далее - УДЦ).
1.7. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.8. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений и дополнений в нее утверждаются губернатором области.
II. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ И ТЕХНИЧЕСКОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Унификация документов и требования к бланкам.
2.1.1. Унификация документов заключается в разработке единых форм документов и единых правил составления и оформления трафаретных текстов.
2.1.2. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих требований разрабатываются бланки документов исполнительных органов.
2.1.3. На бланках печатаются документы, представляемые как проекты постановлений, распоряжений, приказов, писем.
Внутреннюю переписку допускается вести на стандартных листах бумаги без использования бланков.
2.1.4. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.1.5. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
2.1.6. Бланки документов оформляют в соответствии с приложениями №№ 1 и 2 к Инструкции. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
2.1.7. В исполнительных органах используются следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк служебного письма (угловой);
бланк конкретного вида документа: постановление, распоряжение, приказ (продольный).
2.1.8. Бланки документов исполнительного органа изготавливаются преимущественно типографским способом и подлежат учету.
2.2. Требования к техническому оформлению документов.
2.2.1. Документы, создаваемые в исполнительном органе, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman № 14 через межстрочный интервал «одинарный». Допускается применение размера шрифта № 13 для размещения текста на одном листе (кроме текста письма).
При оформлении докладов, справок, пояснительных записок, таблиц могут использоваться шрифты других размеров, а также полужирное начертание, курсив, измененный интервал между строками.
2.2.2. При наличии в тексте документа примечания или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» располагаются от левой границы текстового поля. Печатаются примечания размером шрифта № 12 через одинарный межстрочный интервал.
Например:
Примечание: протокол составляется в 2 экземплярах (губернатору области, главе муниципального образования, на территории которого проходило совещание).
2.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей:
левое - не менее 3,0 см;
правое - не менее 1,0 см;
верхнее - не менее 2,0 см;
нижнее - не менее 2,0 см.
Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. В таком случае реквизиты полей будут следующие:
левое - не менее 1,0 см;
правое - не менее 3,0 см;
верхнее - не менее 2,0 см;
нижнее - не менее 2,0 см.
При печатании документа на номерном гербовом бланке расстояние от края листа до герба составляет 0,63 см либо выбирается допускаемое установками принтера другое расстояние.
2.2.4. Заголовок к тексту печатается ниже названия вида документа в соответствии с расположением этого реквизита на бланке непосредственно от левой границы текстового поля. Длина строки не должна превышать 7 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
2.2.5. Название вида документа печатается прописными буквами (ПРОТОКОЛ, АКТ и т.д.) и центрируется по отношению к правому и левому полям.
2.2.6. Многострочный реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек, строчными буквами, без разрядки. Слово «УТВЕРЖДЕН» печатается прописными буквами, отделяется от остальных строк реквизита полуторным межстрочным интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал.
2.2.7. Все составные части реквизитов либо центрируют относительно самой длинной строки (длина строки не должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полем документа) либо оформляют флаговым способом, т.е. выравнивают по границе левого поля.
Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
2.2.8. Индекс (номер) документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Если документ издан от имени нескольких организаций или должностных лиц, то номер и дата проставляются на одной строке ниже подписи.
2.2.9. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без каких-либо дополнительных знаков. Первая страница документа не нумеруется.
2.3. Требования к оформлению реквизитов документов.
2.3.1. При составлении и оформлении документов используются 30 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения №№ 1, 2, 3 к Инструкции).
2.3.2. При подготовке и оформлении документов исполнительного органа используют следующие реквизиты:
герб Амурской области;
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию;
идентификатор электронной копии документа.
2.3.3. Дата документа.
2.3.3.1. Дата является одним из основных реквизитов документа, который обеспечивает его юридическую силу.
Датой документа может являться дата его подписания, регистрации, утверждения, принятия, согласования или события, зафиксированного в документе.
Датой протокола является дата проведения заседания; для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения.
