6.3.1. Документы, поступающие в органы государственной власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части первого листа основного документа, в котором указываются дата регистрации документа и его входящий номер.
6.3.2. Предварительное рассмотрение документов проводится службой ДОУ с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Документы, адресованные в орган государственной власти, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству для принятия решения.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям органа государственной власти или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где фиксируется содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.