6.4.1. Документы, отправляемые органом государственной власти, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа государственной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725.
Исходящие документы передаются в службу ДОУ полностью оформленными с указанием почтового адреса или списка рассылки и зарегистрированными, в необходимом количестве экземпляров.
Служба ДОУ первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственно подписанный руководителем, и приложения к нему (если имеются) направляет адресату.
Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение связи.
Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе.
Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительные документы и организационно-распорядительные документы органов государственной власти.
Заказные письма сдаются на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в отделе обработки документов. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд в службу ДОУ.
6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству органа государственной власти, с учетом функционирующих в органе государственной власти технических и программных средств.
6.4.3. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам.
Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Телеграмма печатается в 2 экземплярах. Первый экземпляр передается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 № 1108.
Телеграммы категории "правительственная" подписываются Губернатором или первыми заместителями Губернатора. Телеграммы без категории подписываются руководителями органов государственной власти Нижегородской области.
Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим образом:
в верхнем правом углу указывается категория телеграммы. Например: "правительственная", перед текстом под словом "Телеграмма" печатается телеграфный адрес с обязательным указанием почтового индекса, города, улицы, дома, названия учреждения и фамилии получателя;
текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, заглавными буквами;
на свободном от текста месте проставляется печать органа государственной власти, ниже текста под чертой указываются фамилия и должность лица, подписавшего телеграмму, полный адрес органа государственной власти, дата (день отправления) и регистрационный номер;
копия телеграммы визируется руководителем структурного подразделения, готовившего текст, и исполнителем. При этом указываются фамилия исполнителя и номер его телефона;
телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах подпись воспроизводится на пишущей машинке и дополнена заверительной записью и печатью организации.
6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.
6.4.5. Телефонограмма печатается в двух экземплярах. Она подписывается руководителем органа государственной власти, и после регистрации в службе ДОУ вручается исполнителям для передачи адресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками о передаче возвращается в службу ДОУ.
6.4.6. Телефонограммы, адресованные руководителю органа государственной власти, принимаются секретарями приемных, незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируются в службе ДОУ и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства.
6.4.7. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.