6.6.1. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи информации внутри органов исполнительной власти области и организациям (организациями), имеющими соответствующие программные средства.
6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.
6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
6.6.4. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания, размещения Правительства области, и устанавливаются в службах делопроизводства подразделений или приемных руководителей.
6.6.5. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
6.6.6. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
6.6.7. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.
6.6.8. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлен или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица.
Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю подразделения (его заместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.
В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству.
6.6.9. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 13) без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.
6.6.10. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.
6.6.11. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.