12.1. Формирование и хранение дел производится в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
12.2. Обращения граждан располагаются в делах в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу.
12.3. При формировании дел проверяется правильность направления обращений в дело, их полнота (комплектность).
12.4. Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается.
12.5. Материалы по обращениям, адресованным в администрацию города, главе города, первым заместителям главы администрации города, заместителям главы администрации города, за исключением руководителей территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода, руководителю аппарата главы города, в течение семи дней после рассмотрения по существу поставленных в обращениях вопросов возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан и предпринимателей для формирования в дела и на архивное хранение.
(в ред. распоряжений администрации г. Н.Новгорода от 28.11.2018 N 1139-р, от 02.12.2019 N 1369-р, от 18.03.2020 N 299-р, от 15.04.2021 N 241-р, от 18.05.2022 N 285-р)
Материалы по обращениям, адресованным руководителям отраслевых (функциональных) органов, руководителям территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода, находятся на архивном хранении в данных структурных подразделениях.
(в ред. распоряжений администрации г. Н.Новгорода от 19.06.2019 N 687-р, от 18.05.2022 N 285-р)
Запрещается формирование и хранение дел непосредственными исполнителями.
12.6. Дела, сформированные по письменным и электронным обращениям граждан, и карточки личных приемов граждан хранятся 5 лет.
(п. 12.6 в ред. распоряжения администрации г. Н.Новгорода от 20.05.2014 N 187-р)
12.7. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.