МИНИСТЕРСТВО ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 23 декабря 2008 года N 27п/1
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве
государственно-правового развития Омской области
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании приказа
Министерства государственно-правового
развития Омской области от 6 июня 2012 года N 13п/1
____________________________________________________________________
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области.
2. Признать утратившими силу приказы Министерства государственно-правового развития Омской области:
- от 12 апреля 2005 года N 36/1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области";
- от 12 июля 2005 года N 64/1 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области";
- от 27 апреля 2006 года N 62/1 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области";
- от 7 августа 2007 года N 209/4 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области".
Министр государственно-правового
развития Омской области
А.В. Бутаков
Приложение
к приказу Министерства
государственно-правового
развития Омской области
от 23.12.2008 г. N 27п/1
Инструкция
по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция устанавливает правила работы с документами в Министерстве государственно-правового развития Омской области (далее Министерство).
2. Настоящая Инструкция разработана на основе Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года N 30, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536, а также государственных стандартов в области организации учета и обеспечения сохранности архивных документов.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
4. Установленные настоящей Инструкцией правила документационного обеспечения управления не распространяются на документы, содержащие информацию ограниченного распространения, в частности на документы, образующиеся в связи с осуществлением департаментом записи актов гражданского состояния Министерства (далее - департамент ЗАГС Министерства) государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Омской области в соответствии с федеральным законодательством.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее - структурные подразделения Министерства) осуществляются работниками общего отдела департамента организации деятельности Министерства (далее - общий отдел Министерства).
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.
6. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
входящие документы:
- документы, поступающие в Министерство от организаций и физических лиц;
- документы, поступающие непосредственно в департамент ЗАГС Министерства, в отделы департамента ЗАГС Министерства или советникам департамента ЗАГС Министерства по соответствующему муниципальному району Омской области (далее - структурные подразделения департамента ЗАГС Министерства);
- документы, поступающие непосредственно в архивное управление Министерства;
исходящие документы:
- документы, отправляемые Министерством в организации, физическим лицам;
- документы, отправляемые структурными подразделениями департамента ЗАГС Министерства в организации и физическим лицам;
- документы, отправляемые архивным управлением Министерства в организации, физическим лицам;
внутренние документы Министерства - документы, создаваемые в структурных подразделениях Министерства и реализуемые работниками Министерства в процессе работы (служебные записки, протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Министерства и т.п.).
7. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
II. Организация документооборота и исполнения поручений
8. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
9. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами и инструкциями работников Министерства.
10. При применении в Министерстве электронного документооборота общим отделом Министерства и управлением информационных технологий департамента организации деятельности Министерства разрабатываются маршруты движения документов.
11. В документообороте Министерства используются единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области и программный продукт "Сотрудник", предназначенные для контроля движения проектов законов Омской области, правовых актов Губернатора Омской области и Правительства Омской области, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота входящих и исходящих документов Министерства. Общий отдел Министерства обеспечивает соответствие электронных образов исходящих документов Министерства бумажным носителям.
12. Внесение изменений в базу данных программного продукта "Сотрудник" осуществляется работниками общего отдела Министерства. Администрирование единой системы электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области и программного продукта "Сотрудник" осуществляется работниками управления информационных технологий департамента организации деятельности Министерства.
13. В Министерстве осуществляется исполнение поручений:
- Губернатора Омской области;
- Правительства Омской области;
- первого заместителя Председателя Правительства Омской области;
- содержащихся в правовых актах Министерства;
- содержащихся в резолюциях:
заместителя Председателя Правительства Омской области, Министра государственно-правового развития Омской области (далее - Министр);
первого заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя департамента Министерства, начальника управления (отдела) Министерства;
лица, ответственного за исполнение поручения (далее - ответственный исполнитель).
14. Поручение исполняется ответственным исполнителем в срок, указанный в поручении или в документе, исполнение которого предусмотрено поручением. Если срок исполнения поручения не указан, то поручение исполняется в срок до 30 дней. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях со дня получения документа лицом, ответственным за исполнение поручения, если иное не предусмотрено федеральным и областным законодательством.
15. Поручения по рассмотрению документов (проектов правовых актов, протестов прокуратуры, запросов и др.) исполняются работниками Министерства в сроки, установленные законодательством или Министром для рассмотрения соответствующего документа. В указанные сроки включаются подготовка и визирование проекта ответа, а также подписание документа Министром. Поручение считается исполненным после присвоения документу исходящего номера в общем отделе Министерства.
16. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то поручение должно быть исполнено в первый следующий за ним рабочий день.
Если срок исполнения поручения указан со словом "до", то поручение исполняется в предшествующий этой дате день.
Изменение срока исполнения поручения согласовывается с лицом, давшим поручение. Если поручение по объективным причинам не может быть исполнено в установленный срок, то ответственный исполнитель обязан письменно согласовать продление срока исполнения с лицом, давшим поручение.
17. Если поручение дано нескольким лицам, то ответственным за исполнение поручения является лицо, указанное в поручении первым, если иное не предусмотрено в поручении. Ответственный исполнитель координирует работу иных исполнителей по исполнению поручения, в том числе определяет сроки представления иными исполнителями необходимых документов и сведений.
18. В случае если ответственным исполнителем специально не определены сроки представления иными исполнителями необходимых документов и сведений, то данные документы и сведения предоставляются в следующие сроки:
- для исполнения поручений и документов, содержащих указание "срочно", телеграмм и телефонограмм, требующих дополнительной проверки, не позднее чем за один день до окончания срока исполнения поручения или документа;
- для исполнения поручений и документов, содержащих указание "оперативно", - не позднее чем за три дня до окончания срока исполнения поручения или документа;
- для остальных поручений и документов - не позднее чем за пять дней до окончания срока исполнения поручения или документа.
III. Организация работы с входящими документами
19. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию (учет), рассмотрение Министром, его заместителями и доставляются исполнителям.
20. Прием и первичная обработка входящих документов Министерства осуществляется работниками общего отдела Министерства.
21. Входящие документы Министерства, полученные работниками Министерства и не прошедшие регистрацию, подлежат передаче для регистрации в общий отдел Министерства.
22. Конверты с документами вскрываются работником общего отдела Министерства (за исключением конвертов с пометкой "лично"). Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие в конвертах документов, включая приложения.
Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.п.) (далее - судебные документы).
Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
23. Документ, поступивший в Министерство, регистрируется работником общего отдела Министерства в журнале регистрации входящих документов Министерства. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.
24. Входящие документы департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства на бумажных носителях проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение соответственно руководителем департамента ЗАГС Министерства, начальником архивного управления Министерства и доставляются исполнителям.
25. Прием и первичная обработка входящих документов департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства осуществляются соответственно работниками департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, ответственными за ведение делопроизводства. Документ регистрируется в журнале регистрации входящих документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп, содержащий наименование соответственно департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства и муниципального района Омской области, архивного управления Министерства, дату и регистрационный номер.
26. Регистрационный номер, присваиваемый общим отделом Министерства входящему документу Министерства, состоит из порядкового номера документа и кода темы документа. Регистрационный номер входящего документа Министерства может не содержать кода темы документа. В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды тем документов:
МС - мировые суды;
П - прокуратура;
ЗС - Законодательное Собрание Омской области;
ГД - Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации; ,
ОГ - обращения граждан;
С - судебные документы;
АК - административные комиссии;
з - законы;
пЗС - постановления Законодательного Собрания Омской области;
п - постановления Правительства Омской области;
рп - распоряжения Правительства Омской области;
у - указы Губернатора Омской области;
рг - распоряжения Губернатора Омской области;
с - соглашения.
Регистрационный номер может быть оформлен, например, следующим образом: "16.02.2008 N 126-МС", где:
