ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 15 сентября 2010 года N 36-п
О внесении изменений в приказ Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области от 14 декабря 2009 года N 54-п
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании приказа Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области от 22 августа 2014 года N 38-п
____________________________________________________________________
В соответствии с пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18,
приказываю:
Внести в приказ Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 14 декабря 2009 года N 54-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Главного управления государственной службы занятости населения Омской области" следующие изменения:
1. Преамбулу после слов "Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477," дополнить словами "пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18,".
2. Дополнить пунктом 2.1 следующего содержания:
"2.1. Государственным учреждениям Омской области, подведомственным Главному управлению, при ведении делопроизводства и подготовке документов руководствоваться Инструкцией по делопроизводству Главного управления, утвержденной настоящим приказом.".
3. Приложение "Инструкция по делопроизводству Главного управления государственной службы занятости населения Омской области" изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему приказу.
Начальник Главного управления
М.Ю. Дитятковский
Приложение
к приказу Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
от 15 сентября 2010 года N 36-п
"Приложение
к приказу Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
от 14 декабря 2009 года N 54-п
Инструкция
по делопроизводству Главного управления государственной службы занятости населения Омской области
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление) и устанавливает требования к организации работы с документами, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.
2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Указа Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 "О Регламенте Правительства Омской области", Указа Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
4. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
5. Отдел организационного и информационного обеспечения политики занятости населения (далее - организационный отдел) Главного управления:
1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Главного управления на основе применения современных технических средств в работе с документами;
2) осуществляет контроль за соблюдением отделами Главного управления единой системы делопроизводства;
3) осуществляет методическое руководство отделов Главного управления по работе с документами;
4) дает обязательные указания работникам Главного управления по вопросам исполнения настоящей Инструкции.
6. В соответствии с распоряжением Главного управления, подготавливаемым организационным отделом Главного управления, определяются работники Главного управления, ответственные за делопроизводство в отделах Главного управления.
Работники Главного управления, ответственные за делопроизводство в отделах Главного управления, обеспечивают учет и сохранность документов, предусмотренных номенклатурой дел Главного управления, ведут и формируют дела в соответствии с номенклатурой дел Главного управления, передают их на хранение в архив Главного управления.
7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Главного управления обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.
При увольнении или переходе на другую работу работник Главного управления должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Главного управления, сдаются в архив Главного управления.
В случае болезни работника Главного управления вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении (контроле), решается руководителем, давшим поручение.
8. Работники Главного управления несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции.
9. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с начальником Главного управления, заместителями начальника Главного управления или лицами, исполняющими их обязанности, при наличии официального письменного запроса в адрес Главного управления.
2. Требования к организации документооборота в Главном управлении
10. В документообороте Главного управления выделяются следующие виды документации:
1) входящая (поступающая) документация;
2) исходящая (отправляемая) документация;
3) внутренняя документация.
11. В Главном управлении доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.
12. Документы, поступающие в адрес Главного управления или на имя начальника Главного управления, предварительно рассматриваются, регистрируются в организационном отделе Главного управления и передаются начальнику Главного управления или заместителям начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.
Предварительное рассмотрение входящих документов Главного управления проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения начальником Главного управления или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления и направляемые непосредственно в отделы Главного управления.
13. По результатам рассмотрения документов начальник Главного управления, заместители начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления дают поручения в форме резолюции.
Документы тиражируются в соответствии с резолюциями и рассылкой на исполнение. Если в резолюции указано несколько исполнителей, оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "оригинал", "обобщение", "отв." и т.п. Остальным исполнителям направляются копии. Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.
Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций начальникам отделов Главного управления с занесением резолюций в СЭДО.
Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение ответственных исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции.
14. Сроки исполнения документов заносятся в СЭДО.
15. Поручения начальника Главного управления по результатам аппаратных совещаний у начальника Главного управления заносятся в СЭДО.
16. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись руководителю.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ в организационный отдел Главного управления на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
17. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей поручения, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством.
18. Соисполнители имеют право:
1) докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) ответственного исполнителя;
2) вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.
19. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.
20. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется исходя из содержания документа или резолюции).
21. После исполнения документа в СЭДО проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
22. Ошибочно доставленные в Главное управление документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Конверты с документами, поступившими в адрес отделов Главного управления, а также с пометкой "лично", передаются по назначению без вскрытия.
23. Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к документам, полученным от граждан и организаций (в том числе исковые заявления от них), из судебных органов, органов прокуратуры, правоохранительных, иных контролирующих и надзорных органов.
24. Первичная обработка поступивших в Главное управление документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации в организационном отделе Главного управления. Документы, не подлежащие регистрации в организационном отделе Главного управления, определяются в соответствии с перечнем согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции. Документы, не подлежащие регистрации в организационном отделе Главного управления, передаются в отделы Главного управления по назначению.
25. Предварительное рассмотрение входящих документов Главного управления осуществляется работником организационного отдела Главного управления по работе с распорядительными документами.
26. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Главного управления.
27. Документы после их подписания начальником Главного управления или его заместителями передаются в организационный отдел Главного управления для регистрации и отправки.
Регистрация и дальнейшая отправка осуществляется только при наличии электронного образа документа, который передается с помощью СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.
28. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с пунктом 31 настоящей Инструкции.
Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.
29. Отправка документов, в том числе посредством электронной связи, осуществляется только организационным отделом Главного управления.
30. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской, электронной связью. Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.
31. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется организационным отделом Главного управления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221, документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
32. Документы отправляются организационным отделом Главного управления в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания, после чего 1 экземпляр документов с визами подшивается в дело.
33. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.
Документы, отправляемые почтовой связью, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
34. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.
35. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем, подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
36. Реестр на корреспонденцию, отправляемую фельдъегерской связью, печатается в организационном отделе Главного управления в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается фельдъегерю, второй - подшивается в дело.
Реестр на корреспонденцию, отправляемую почтовой связью, ведется в организационном отделе Главного управления.
Реестры в течение календарного года хранятся в организационном отделе Главного управления, а по истечении указанного срока сдаются в архив Главного управления.
