ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 14 декабря 2009 года N 54-п
Об утверждении Инструкции по делопроизводству Главного управления
государственной службы занятости населения Омской области
(с изменениями на 9 апреля 2013 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании приказа Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области от 22 августа 2014 года N 38-п
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 15 сентября 2010 года N 36-п;
приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 1 октября 2010 года N 39-п;
приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 25 марта 2011 года N 20-п;
приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 7 июля 2011 года N 29-п;
приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 2 декабря 2011 года N 49-п;
приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 5 апреля 2012 года N 14-п;
приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 5 июня 2012 года N 27-п;
приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 августа 2012 года N 35-п;
приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 16 ноября 2012 года N 50-п;
приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 9 апреля 2013 года N 15-п
____________________________________________________________________
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18, а также в целях упорядочения работы с документами в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление) (преамбула в редакции, введенной в действие приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 15 сентября 2010 года N 36-п, - см. предыдущую редакцию)
приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Главного управления (далее - Инструкция).
2. Отделу организационного и информационного обеспечения политики занятости населения Главного управления:
1) в срок до 25 января 2010 года разработать проекты распоряжений Главного управления:
- об утверждении перечня работников Главного управления, имеющих полномочия хранить печати Главного управления;
- об утверждении перечня работников Главного управления, имеющих полномочия заверять копии документов в Главном управлении;
- о внесении изменений в распоряжение Главного управления от 8 мая 2009 года N 50-р "О назначении ответственных за делопроизводство в отделах Главного управления государственной службы занятости населения Омской области";
2) в десятидневный срок со дня вступления в силу настоящего приказа ознакомить с Инструкцией работников Главного управления и обеспечить ее выполнение в полном объеме.
2.1. Государственным учреждениям Омской области, подведомственным Главному управлению, при ведении делопроизводства и подготовке документов руководствоваться Инструкцией по делопроизводству Главного управления, утвержденной настоящим приказом (пункт дополнительно включен приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 15 сентября 2010 года N 36-п).
3. Признать утратившими силу:
1) приказ Главного управления от 23 марта 2007 года N 20 "Об утверждении Регламента работы Главного управления государственной службы занятости населения Омской области";
2) приказ Главного управления от 23 апреля 2007 года N 29 "О порядке работы с обращениями граждан в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области";
3) распоряжение Главного управления от 14 мая 2007 года N 72-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Главного управления по финансовым вопросам М.П. Хамову.
Начальник Главного управления
М.Ю. Дитятковский
Приложение
к приказу Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
от 14 декабря 2009 года N 54-п
____________________________________________________________________
Приложение в редакции, введенной в действие приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 15 сентября 2010 года N 36-п, - см. предыдущую редакцию
____________________________________________________________________
Инструкция
по делопроизводству Главного управления государственной службы занятости населения Омской области
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление) и устанавливает требования к организации работы с документами, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.
2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Указа Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 "О Регламенте Правительства Омской области", Указа Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 16 ноября 2012 года N 50-п, - см. предыдущую редакцию)
4. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
5. Отдел организационного и информационного обеспечения политики занятости населения (далее - организационный отдел) Главного управления:
1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Главного управления на основе применения современных технических средств в работе с документами;
2) осуществляет контроль за соблюдением отделами Главного управления единой системы делопроизводства;
3) осуществляет методическое руководство отделов Главного управления по работе с документами;
4) дает обязательные указания работникам Главного управления по вопросам исполнения настоящей Инструкции.
6. В соответствии с распоряжением Главного управления, подготавливаемым организационным отделом Главного управления, определяются работники Главного управления, ответственные за делопроизводство в отделах Главного управления.
Работники Главного управления, ответственные за делопроизводство в отделах Главного управления, обеспечивают учет и сохранность документов, предусмотренных номенклатурой дел Главного управления, ведут и формируют дела в соответствии с номенклатурой дел Главного управления, передают их на хранение в архив Главного управления.
7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Главного управления обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.
При увольнении или переходе на другую работу работник Главного управления должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Главного управления, сдаются в архив Главного управления.
В случае болезни работника Главного управления вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении (контроле), решается руководителем, давшим поручение.
8. Работники Главного управления несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции.
9. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с начальником Главного управления, заместителями начальника Главного управления или лицами, исполняющими их обязанности, при наличии официального письменного запроса в адрес Главного управления.
2. Требования к организации документооборота в Главном управлении
10. В документообороте Главного управления выделяются следующие виды документации:
1) входящая (поступающая) документация;
2) исходящая (отправляемая) документация;
3) внутренняя документация.
11. В Главном управлении доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.
С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется и отправляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи доставляются и отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, Интернет-почта и проекты входящих и исходящих документов из СЭДО органов государственной власти и иных организаций.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 16 ноября 2012 года N 50-п, - см. предыдущую редакцию)
12. Документы, поступающие в адрес Главного управления или на имя начальника Главного управления, предварительно рассматриваются, регистрируются в организационном отделе Главного управления и передаются начальнику Главного управления или заместителям начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.
Предварительное рассмотрение входящих документов Главного управления проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения начальником Главного управления или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления и направляемые непосредственно в отделы Главного управления.
13. По результатам рассмотрения документов начальник Главного управления, заместители начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления дают поручения в форме резолюции.
Документы тиражируются в соответствии с резолюциями и рассылкой на исполнение. Если в резолюции указано несколько исполнителей, оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "оригинал", "обобщение", "отв." и т.п. Остальным исполнителям направляются копии. Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.
Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций начальникам отделов Главного управления с занесением резолюций в СЭДО.
Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение ответственных исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции.
14. Сроки исполнения документов заносятся в СЭДО.
15. Поручения начальника Главного управления по результатам аппаратных совещаний у начальника Главного управления заносятся в СЭДО.
16. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись руководителю.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ в организационный отдел Главного управления на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
17. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей поручения, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством.
18. Соисполнители имеют право:
1) докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) ответственного исполнителя;
2) вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.
19. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.
20. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется исходя из содержания документа или резолюции).
21. После исполнения документа в СЭДО проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
22. Ошибочно доставленные в Главное управление документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Конверты с документами, поступившими в адрес отделов Главного управления, а также с пометкой "лично", передаются по назначению без вскрытия.
23. Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к документам, полученным от граждан и организаций (в том числе исковые заявления от них), из судебных органов, органов прокуратуры, правоохранительных, иных контролирующих и надзорных органов.
