Актуальность работы вызвана переходом организаций-источников комплектования, прежде всего органов государственной власти и управления к формированию документов на машинных носителях на стадии текущего делопроизводства. В связи с этим перед архивными учреждениями встала задача выработки единых подходов к формированию, обеспечению сохранности, организации использования документов на машинных носителях.
После вывода данной системы на промышленную эксплуатацию будут реализованы следующие функции:
Создание научно-справочного аппарата на этапе регистрации документа в организации источнике комплектования;
Автоматизированное проведение экспертизы документов;
Автоматизированный прием документов по средствам телекоммуникаций;
Прием документов на бумажной основе и их оцифровывание, при необходимости возможна его электронная реставрация;
Хранение документов как полнотекстовой базы данных документов, с проведением всех операций по учету и хранению документов;
Оперативный поиск необходимой информации.
Для обеспечения приема документов в центр хранения архивного фонда края необходимо принятие ряда законодательных актов и положений:
Закона "О придании юридической силы документам на машинной основе, получаемых в автоматизированные системы и из автоматизированных систем";
Закона "Об информационных ресурсах Алтайского края" Ответственные комитет по информатизации;
"Положение о пользователях информационной системы "ЭБД АФАК"";
"Положение о порядке предоставления информации в информационно-поисковую систему "ЭБД АФАК"".
Ответственные Управление по делам архивов администрации края.
Данные законодательные акты должны быть разработаны в течение 1997 г. и утверждены при выводе системы на опытную эксплуатацию в 1 кв. 1998 г.
Поставленные цели решаются с помощью подсистем, разработка которых определенна техническим заданием на "ЭБД АФАК".
Для обеспечения разработки системы в поставленные сроки необходимо определенное техническое обеспечение, сроки поставки которого должны быть согласованны со сроками проведения работ по этапам.