5.1. Исходящие документы, изготовленные на бланках Губернатора области или Правительства области, подлежат регистрации в отделе документооборота. Документы, изготовленные на должностных бланках вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, регистрируются в соответствующих секретариатах в журнале учета исходящей корреспонденции.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 24.08.2020 N 273, от 01.04.2021 N 171, от 25.08.2022 N 280)
В период отсутствия вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области и исполнения их обязанностей другими должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей исходящие письма подписываются на бланке должностного лица, который временно исполняет обязанности. При этом применяется регистрация документов, используемая секретариатом этого же должностного лица.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 24.08.2020 N 273, от 01.04.2021 N 171, от 25.08.2022 N 280)
Копия подписанного документа помещается в дело, формируемое в секретариате должностного лица, который временно исполняет обязанности. Вместе с копией подписанного документа хранятся документы, являющиеся основаниями для подписания документов за другое должностное лицо (копия документа о командировании, отпуске, освобождении от должности, а также выписка из распределения обязанностей). Аналогичный пакет документов должен храниться в секретариате временно отсутствующего должностного лица.
(часть введена постановлением Губернатора Саратовской области от 08.10.2018 N 475)
5.2. Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать документ в отдел документооборота.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
При получении документов для отправки работники отдела документооборота проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
5.3. Исходящие номера документов состоят из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера, например: 1-07-03-845.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15, от 03.06.2019 N 120)
5.4. Ксерокопия (второй экземпляр) зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в отделе документооборота. Первичные материалы к письму (проекты письма, соответствующие визы, тексты изменений и дополнений и т.д.) хранятся в установленном порядке у исполнителя.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)