ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 апреля 2012 года N 203-П
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(с изменениями на 21 мая 2013 года)
___________________________________________________________________
Утратил силу на основании
Постановления Правительства Ульяновской области от 21.03.2016 N 109-П
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными на основании
Постановления Правительства Ульяновской области от 21.05.2013 N 185-п
____________________________________________________________________
В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения Правительство Ульяновской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ульяновской области обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области.
4. Исполнительным органам государственной власти Ульяновской области до 1 июля 2012 года разработать аналогичные инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.
5. Признать утратившими силу:
6. Утратил силу. - Постановление Правительства Ульяновской области от 21.05.2013 N 185-п.
Губернатор - Председатель
Правительства
Ульяновской области
С.И.МОРОЗОВ
Утверждена
постановлением
Правительства
Ульяновской области
от 28 апреля 2012 года 203-П
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Ульяновской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в Правительстве Ульяновской области.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Правительстве Ульяновской области, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Правительстве Ульяновской области ведется с использованием системы электронного документооборота "CompanyMedia" (далее - СЭД).
1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области (далее - структурные подразделения) осуществляют департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области (далее - служба делопроизводства) и ответственные лица, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство).
По вопросам организации делопроизводства служба делопроизводства взаимодействует со структурными подразделениями, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области, осуществляющими отраслевое либо межотраслевое управление, и органами местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений назначают ответственного за делопроизводство.
Список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и их функции утверждаются правовым актом Правительства Ульяновской области.
1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Правительства Ульяновской области. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Правительства Ульяновской области, работающих или знакомящихся с этой информацией.
С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без согласования с заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ульяновской области (далее - руководитель аппарата).
1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются в установленном порядке уполномоченным структурным подразделением, в отдельных случаях - по согласованию с руководителем аппарата.
1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники структурных подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение N 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя структурного подразделения.
1.12. При увольнении или переходе в другое структурное подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приема-передачи, копия которого направляется в службу делопроизводства.
1.13. Об утрате документов (дел) сотрудники Правительства Ульяновской области немедленно сообщают руководителю структурного подразделения. На основании решения руководителя аппарата в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учетом предложений службы делопроизводства докладывает руководителю аппарата результаты служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.
На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение N 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
1.14. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.
2. Требования к подготовке и оформлению документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Правительства Ульяновской области оформляются на бланках утвержденного образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.
Образцы применяемых бланков документов Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области определены в приложениях N 3 - 3.14 к Инструкции (приложения 3.1 - 3.14 - не приводятся).
2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Бланки документов Правительства Ульяновской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в Правительстве Ульяновской области используются электронные шаблоны бланков документов.
2.1.3. Проектирование бланков документов осуществляется службой делопроизводства.
Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов утверждаются руководителем аппарата.
2.1.4. При переписке между структурными подразделениями, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области бланки не используются.
2.1.5. Бланки документов с воспроизведением герба Ульяновской области (далее - гербовые бланки документов) изготавливаются полиграфическими организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.
Заказ на изготовление гербовых бланков документов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области оформляется службой делопроизводства.
2.1.6. Запрещаются тиражирование гербовых бланков документов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области на копировально-множительных аппаратах и использование их ксерокопий для оформления подлинных документов.
2.1.7. Порядок применения гербовых бланков документов в Правительстве Ульяновской области.
Правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области оформляются на бланках постановлений и распоряжений.
Документы постоянно действующих координационных и совещательных органов, иных органов Правительства Ульяновской области оформляются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.
Бланки писем Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с иностранными адресатами.
Бланк письма должностного лица Правительства Ульяновской области применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации.
Гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.
2.1.8. Учет, хранение и списание гербовых бланков документов.
Гербовые бланки документов выдаются службой делопроизводства ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.
Учет поступления, выдачи и использования гербовых бланков документов ведется в журнале установленной формы согласно приложению N 4 к Инструкции. Гербовые бланки документов хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
Испорченные гербовые бланки документов подлежат возврату в службу делопроизводства.
Уничтожение гербовых бланков документов осуществляется по акту (приложение N 5 к Инструкции).
Контроль за правильностью использования и хранения гербовых бланков документов возлагается на службу делопроизводства и руководителей структурных подразделений.
2.1.9. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков документов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем аппарата. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета гербовых бланков документов.
В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков документов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя аппарата.
2.1.10. Введение в обращение новых бланков документов осуществляется правовым актом Правительства Ульяновской области.
Соответствующие предложения о введении в обращение новых бланков документов вносятся службой делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows, OpenOffice.org Writer с применением шрифтов гарнитуры Times N ew Roman размера N 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров: N 11 - 13. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.2.2. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Документы, предназначенные для копирования с уменьшением, печатаются через 2 межстрочных интервала.
2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом (например, в реквизитах "Адресат", "Гриф утверждения"), реквизиты один от другого отделяются 2 - 3 межстрочными интервалами (например, заголовок к тексту - от текста, текст - от подписи).
2.2.4. При подготовке документов от границы левого поля печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах "Подпись должностного лица" и "Гриф согласования", отметка о заверении копий, а также слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ в протоколах.
2.2.5. Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
2.2.6. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденном постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
2.2.7. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Правительства Ульяновской области, являются:
герб Ульяновской области;
наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (далее также - Правительство Ульяновской области);
должность лица - автора документа;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные о Правительстве Ульяновской области;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
