ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 марта 2016 года N 109-П
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(с изменениями на 23 июня 2017 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
Постановления Правительства Ульяновской области от 13.08.2018 N 366-П
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными на основании
Постановления Правительства Ульяновской области от 19.08.2016 N 393-П
Постановления Правительства Ульяновской области от 27.12.2016 N 657-П
Постановления Правительства Ульяновской области от 23.06.2017 N 305-П
____________________________________________________________________
В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения Правительство Ульяновской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям подразделений, образуемых в Правительстве Ульяновской области, обеспечить соблюдение Инструкии при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет управление делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области.
4. Признать утратившими силу:
Губернатор - Председатель
Правительства
Ульяновской области
С.И.МОРОЗОВ
Утверждена
постановлением
Правительства Ульяновской области
от 21 марта 2016 года N 109-П
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Ульяновской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления , Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, национальными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ,ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в Правительстве Ульяновской области.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Правительстве Ульяновской области, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Правительстве Ульяновской области ведется с использованием системы электронного документооборота "CompanyMedia" (далее - СЭД).
1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
Требования Инструкции распространяются на бухгалтерскую, научно-техническую и другую специальную документацию лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях, образуемых в Правительстве Ульяновской области (далее - подразделения), осуществляют департамент делопроизводства управления делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области (далее - служба делопроизводства) и ответственные лица в подразделениях, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство).
По вопросам организации делопроизводства служба делопроизводства взаимодействует с подразделениями, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области, осуществляющими отраслевое либо межотраслевое управление, и органами местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения назначает ответственного за делопроизводство. Список ответственных за делопроизводство в подразделениях и их функции утверждаются правовым актом Правительства Ульяновской области.
1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Правительства Ульяновской области. Руководители подразделений в обязательном порядке должны ознакомить с Инструкцией вновь принятых на работу сотрудников под роспись.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Правительства Ульяновской области, работающих или знакомящихся с этой информацией.
С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).
1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются уполномоченным подразделением, в отдельных случаях - по согласованию с должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.
1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение N 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя подразделения.
1.12. При увольнении или переходе в другое подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приема-передачи, копия которого направляется в службу делопроизводства.
1.13. Об утрате документов (дел) сотрудники подразделения немедленно сообщают руководителю соответствующего подразделения. На основании решения должностного лица Правительства Ульяновской области, курирующего службу делопроизводства, формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учетом предложений службы делопроизводства докладывает должностному лицу Правительства Ульяновской области, курирующему службу делопроизводства, о результатах служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.
На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение N 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив Правительства Ульяновской области (далее - архив) для включения их в дело архивного фонда.
1.14. Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
2. Требования к подготовке и оформлению документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Правительства Ульяновской области оформляются на бланках утвержденного образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.
Перечень и образцы применяемых бланков документов в Правительстве Ульяновской области представлены в приложениях N 3 - 3.21 к Инструкции.
2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема документа.
Каждый лист документа (кроме законов), оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля следующих размеров:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
На бланках законов левое поле составляет 25 мм.
Макеты бланков документов Правительства Ульяновской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в Правительстве Ульяновской области используются электронные шаблоны бланков документов.
2.1.3. Проектирование макетов бланков документов осуществляется службой делопроизводства.
Образцы новых бланков и электронные шаблоны новых бланков документов утверждаются должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.
Бланки комиссий, советов разрабатываются в соответствии с требованиями Инструкции.
2.1.4. При переписке между подразделениями и с исполнительными органами государственной власти Ульяновской области бланки не используются.
2.1.5. Бланки документов с воспроизведением герба Ульяновской области (далее - гербовые бланки документов) изготавливаются полиграфическими организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.
Заказ на изготовление гербовых бланков документов Губернатора Ульяновской области, Председателя Правительства Ульяновской области, Правительства Ульяновской области оформляется службой делопроизводства.
2.1.6. Запрещаются тиражирование гербовых бланков документов на копировально-множительных аппаратах и использование их ксерокопий для оформления подлинных документов.
2.1.7. Порядок применения гербовых бланков документов в Правительстве Ульяновской области.
Правовые акты Губернатора Ульяновской области оформляются на бланках указов и распоряжений, правовые акты Правительства Ульяновской области - на бланках постановлений и распоряжений.
Документы постоянно действующих координационных и совещательных органов, иных органов Правительства Ульяновской области оформляются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.
Бланки писем Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с зарубежными адресатами.
Бланк письма должностного лица Правительства Ульяновской области применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации.
Гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.
2.1.8. Учет, хранение и списание гербовых бланков документов.
Гербовые бланки документов выдаются службой делопроизводства ответственным за делопроизводство.
Учет поступления, выдачи и использования гербовых бланков документов ведется в журнале установленной формы согласно приложению N 4 к Инструкции. Гербовые бланки документов хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
Испорченные гербовые бланки документов подлежат возврату в службу делопроизводства.
Уничтожение гербовых бланков документов осуществляется по акту (приложение N 5 к Инструкции).
Контроль за правильностью использования и хранения гербовых бланков документов возлагается на службу делопроизводства и руководителей подразделений.
2.1.9. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков документов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета гербовых бланков документов.
В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков документов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения должностного лица Правительства Ульяновской области, курирующего службу делопроизводства.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера N 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров (N 10 - 13).
При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов допускается, но не рекомендуется уменьшение шрифта до 13,5 - 13 (для писем) либо уменьшение или увеличение межстрочного интервала (для правовых актов) не более чем на 0,02 пункта (одинарный межстрочный интервал допускается уменьшить до 0,98 пт или увеличить до 1,02 пт; полуторный соответственно - до 1,48 пт или 1,52 пт). Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.
Для выделения отдельных реквизитов документа используются полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.2.2. Текст документа печатается через одинарный межстрочный интервал, кроме текстов закона и пояснительной записки к закону, которые печатаются через полуторный межстрочный интервал.
Текст выравнивается по ширине страницы. В текстах документов, за исключением наименований, допускаются автоматические переносы слов. Первая строка абзаца оформляется с отступом 1,25 см (далее - абзацный отступ).
Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения.
2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов (например, в реквизитах "Адресат", "Гриф утверждения документа"), реквизиты один от другого отделяются одной - тремя строками непечатаемых символов (например, заголовок к тексту или адресат от обращения (при его отсутствии - от текста) отделяется тремя строками непечатаемых символов, обращение от текста и текст от приложения - одной строкой, текст (приложение) от подписи - тремя строками непечатаемых символов).
