ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 февраля 2009 г. N 61-П
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ
ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(с изменениями на 11 августа 2011 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
Постановления Правительства Ульяновской области от 28.04.2012 N 203-П
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными на основании
Постановления Правительства Ульяновской области от 28.04.2009 N 182-П
Постановления Правительства Ульяновской области от 12.07.2010 N 227-П
Постановления Правительства Ульяновской области от 11.08.2011 N 377-П
____________________________________________________________________
В целях совершенствования системы документационного обеспечения, установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области Правительство Ульяновской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области, возглавляемых Правительством Ульяновской области, обеспечить изучение и соблюдение Инструкции.
3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет управление делопроизводства Правительства Ульяновской области.
4. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области руководствоваться Инструкцией при разработке правовых актов, регламентирующих работу с документами.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Руководителя аппарата Правительства Ульяновской области Опенышеву С.В.
Исполняющий обязанности
Губернатора - Председателя
Правительства области
В.П. Козин
Утверждена
постановлением Правительства
Ульяновской области
от 20 февраля 2009 г. N 61-П
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.
1.2. Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами независимо от вида носителя в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области, определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера во всех структурных подразделениях.
1.3. Делопроизводство в Правительстве Ульяновской области ведется с использованием системы электронного документооборота "CompanyMedia" (далее - СЭД).
Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в Правительстве Ульяновской области, исполнительных органах государственной власти Ульяновской области, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Правила и порядок работы с секретными документами, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, обращениями, заявлениями и жалобами граждан регламентируются специальными инструкциями и нормативными правовыми актами.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области осуществляет управление делопроизводства Правительства Ульяновской области, в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области - службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) и ответственные лица, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области, исполнительных органах государственной власти Ульяновской области возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области назначают ответственного за делопроизводство.
Список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области и их функции утверждаются распоряжением Правительства Ульяновской области.
1.7. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без согласования с Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области, руководителем исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.
1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке уполномоченным структурным подразделением, в отдельных случаях - по согласованию с Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области, руководителем исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.
1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение N 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя структурного подразделения.
1.12. При увольнении или переходе в другое структурное подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приема-передачи, копия которого направляется в службу ДОУ.
1.13. Об утрате документов сотрудники немедленно сообщают руководителю структурного подразделения и в службу ДОУ. На основании решения Руководителя аппарата Правительства Ульяновской области, руководителя исполнительного органа государственной власти Ульяновской области в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учетом предложений службы ДОУ докладывает Руководителю аппарата Правительства Ульяновской области, руководителю исполнительного органа государственной власти Ульяновской области результаты служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.
На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение N 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
1.14. Сотрудники структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.
1.15. Служба ДОУ вправе в соответствии с Инструкцией разрабатывать индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области.
2. Требования к подготовке и оформлению документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области оформляются на бланках установленной формы.
Образцы применяемых бланков документов Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области определены в приложениях N 3, 3.1-3.15 к Инструкции.
2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков документов: угловой и продольный.
Бланки документов могут быть изготовлены в цветном и черно-белом изображении.
2.1.3. Проектирование бланков документов осуществляется службой ДОУ.
Предложения по введению в обращение новых бланков документов вносятся руководителем службы ДОУ Руководителю аппарата Правительства Ульяновской области, руководителю исполнительного органа государственной власти Ульяновской области с образцами предлагаемых бланков.
2.1.4. При переписке между структурными подразделениями Правительства Ульяновской области, исполнительного органа государственной власти Ульяновской области бланки не используются.
2.1.5. Бланки документов с воспроизведением герба Ульяновской области изготавливаются полиграфическими организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.
Заказ на изготовление гербовых бланков Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области оформляется управлением делопроизводства Правительства Ульяновской области, в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области - службой ДОУ.
2.1.6. Запрещается тиражирование бланков Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области на копировально-множительных аппаратах и использование ксерокопий бланков документов для оформления подлинных документов.
2.1.7. Порядок применения бланков документов в Правительстве Ульяновской области, исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.
Правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области оформляются на бланках постановлений и распоряжений.
Распоряжения, приказы исполнительных органов государственной власти Ульяновской области оформляются на бланках распоряжений, приказов соответствующих исполнительных органов государственной власти Ульяновской области.
Документы постоянно действующих координационных и совещательных органов, иных органов Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области оформляются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.
Бланки писем Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с иностранными адресатами.
Бланк письма должностного лица Правительства Ульяновской области применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.
2.1.8. Учет, хранение и списание гербовых бланков.
Гербовые бланки документов выдаются службой ДОУ ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области, исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.
Учет поступления, выдачи и использования гербовых бланков ведется в журнале установленной формы согласно приложению N 4 к Инструкции.
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
Испорченные гербовые бланки подлежат возврату в службу ДОУ.
Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту (приложение N 5 к Инструкции).
Контроль за правильностью использования и хранением гербовых бланков возлагается на службу ДОУ и руководителей структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области.
2.1.9. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области, руководителем исполнительного органа государственной власти Ульяновской области. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета гербовых бланков.
В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения Руководителя аппарата Правительства Ульяновской области, руководителя исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows, OpenOffice.org Writer с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера N 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров: N 11,12,13. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.2.2. Текст документа печатают через 1-1,5 межстрочных интервала.
Документы, предназначенные для копирования с уменьшением, печатаются через 2 межстрочных интервала.
2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяют друг от друга 1,5 межстрочным интервалом (например, в реквизитах "Адресат", "Гриф утверждения"), реквизиты один от другого отделяют 2-3 межстрочными интервалами (например, заголовок к тексту - от текста, текст - от подписи).
2.2.4. При подготовке документов от границы левого поля печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", отметка о заверении копий, а также слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ в протоколах.
2.2.5. Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
2.2.6. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденном постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
2.2.7. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
герб Ульяновской области;
наименование организации;
код организации (ОКПО);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
