Документы Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на постоянное хранение в областное государственное учреждение "Государственный архив Ульяновской области".
Для хранения документов Правительства Ульяновской области, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет хранения), а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Правительстве Ульяновской области образован архив. Функциональную деятельность архива Правительства Ульяновской области (далее - архив) осуществляют сотрудники управления делопроизводства Правительства Ульяновской области. В исполнительных органах государственной власти Ульяновской области образуются свои архивы.
Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях и включает в себя следующие этапы:
проведение экспертизы ценности документов;
полное оформление дел;
составление описи дел;
составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Специалисты управления делопроизводства Правительства Ульяновской области осуществляют контроль и оказывают методическую помощь в проведении вышеуказанных работ структурным подразделениям.