В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится только по описям дел.
10.3.1. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения одного года их хранения и использования в структурном подразделении.
10.3.2. Дела временного (до 3 лет) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении года хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
10.3.3. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному управлением делопроизводства Правительства Ульяновской области, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области.
10.3.4. В период подготовки структурными подразделениями дел к передаче в архив сотрудниками управления делопроизводства Правительства Ульяновской области предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
10.3.5. Прием каждого дела производится специалистом управления делопроизводства Правительства Ульяновской области в присутствии работника структурного подразделения.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принимающего и передающего дела.
10.3.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области независимо от сроков хранения. Передача оформляется по описям и номенклатуре дел.