10.4.1. Основными формами использования документов архива являются:
исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;
выдача заверенных архивных копий документов;
исполнение тематических запросов.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
10.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, на бланке Правительства Ульяновской области.
Архивная справка подписывается Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области, а в его отсутствие - начальником управления делопроизводства Правительства Ульяновской области (в соответствии с должностным регламентом) и заверяется печатью.
10.4.3. Архивные копии и выписки из документов.
Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью начальника управления делопроизводства Правительства Ульяновской области, сотрудниками управления делопроизводства Правительства Ульяновской области (в соответствии с должностным регламентом), исполнившими запрос, и печатью.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "В тексте неразборчиво" или "Так в документе".
10.4.4. Архивные копии и архивные выписки изготавливаются на бланке письма Правительства Ульяновской области с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка".
Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью Правительства Ульяновской области.
Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
10.4.5. Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии и с законодательством Российской Федерации.
В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.