10.2.1. Для обеспечения комплектования архива в Правительстве Ульяновской области на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются структурными подразделениями ежегодно отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
10.2.2. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 57 к Инструкции) и представляются в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.
10.2.3. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), то проставляется (то же т.). Сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись под самостоятельным номером;
порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же т.1", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
10.2.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
10.2.5. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управлением делопроизводства Правительства Ульяновской области и утверждается руководителем структурного подразделения.
10.2.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в управление делопроизводства Правительства Ульяновской области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
10.2.7. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел Правительства Ульяновской области, которые готовит специалист управления делопроизводства Правительства Ульяновской области под методическим руководством специалистов областного государственного учреждения "Государственный архив Ульяновской области".
10.2.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные на ЭК акты утверждаются Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области после утверждения на ЭПК Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области описей дел постоянного хранения. После этого разрешается уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
10.2.9. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела Правительства Ульяновской области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт, например: законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2008 года.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (приложение N 56 к Инструкции).
После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за архив, например:
"Уничтожено. См. акт N _______ от ________". Фамилия, инициалы.