Основными задачами контрольной работы финансовых органов является проверка законности расходования государственных средств на содержание аппарата управления организаций и учреждений, финансируемых за счет средств бюджета, а также государственных предприятий.
1. Проверки проводятся:
в федеральных органах исполнительной власти - Министерством финансов Российской Федерации;
в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также в организациях, учреждениях и предприятиях, расположенных на территории района, города, независимо от их подчиненности, соответствующими финансовыми органами.
2. Финансовые органы ведут учет организаций, учреждений и предприятий, в которых проводятся проверки, в специальном журнале.
3. Проверки проводятся по годовым или квартальным планам во взаимодействии с другими контролирующими органами (аппаратом КРУ и Главного управления федерального казначейства Минфина России, Госналогслужбы России), а также самостоятельно в соответствии с годовыми планами основных вопросов экономической и контрольной работы Минфина России, указаниями директивных и вышестоящих органов. В случае необходимости проводятся тематические проверки.
4. Проверке подлежат планы, сметы, денежные документы, регистры бухгалтерского учета, отчеты и иные документы, связанные с содержанием и оплатой труда управленческого персонала.
5. При проверке следует проанализировать периодическую отчетность, связанную с расходами на управление, обратив особое внимание на ее качество и достоверность.
6. Перед проверкой проверяющий знакомит руководителя организации, учреждения, предприятия с программой проверки.
7. Проверяющий обязан:
строго руководствоваться в своей работе действующим законодательством, а также приказами и инструкциями Министерства финансов Российской Федерации и другими нормативными актами;
принимать участие в выработке предложений по устранению выявленных в результате проверок нарушений и осуществлять контроль за их устранением.
8. Смета расходов является основным плановым документом, определяющим объем, целевое направление, поквартальное распределение средств, отпускаемых из бюджета на содержание учреждений (организаций).
Ассигнования по отдельным статьям сметы расходов предусматриваются в порядке и в составе статей классификации доходов и расходов бюджетов в Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 14 августа 1992 года N 71. Состав статей расходов приведен в приложении N 2 к указанному приказу "Указания по применению отдельных подразделений расходов бюджетов в Российской Федерации". С 1 января 1995 года введена новая редакция Бюджетной классификации Российской Федерации, одобренная Комитетом по бюджету, налогам, банкам и финансам Государственной Думы 12 декабря 1994 года (утверждена приказом Министерства Российской Федерации от 29 декабря 1994 года N 177).
Учет исполнения смет расходов по бюджету и внебюджетным средствам учреждения и организации, состоящие на федеральном бюджете Российской Федерации, бюджетах субъектов Российской Федерации и местных бюджетах, а также централизованные бухгалтерии при министерствах, ведомствах, администрациях и их управлениях (отделах) осуществляют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 20 марта 1992 года N 10 с учетом дополнений, внесенных письмом Министерства финансов Российской Федерации от 4 июня 1993 года N 68 (с 1 января 1995 года в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 1994 года N 170, а также Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 3 ноября 1993 года N 122.
Учет расходов на содержание аппарата управления на предприятиях осуществляется в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Министерства финансов СССР от 1 ноября 1991 года N 56 с учетом изменений согласно приложению к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994 года N 173.
Порядок ведения кассовых операций организуется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России от 22 сентября 1993 года N 40 и сообщенные учреждениям банков письмом Банка России от 4 октября 1993 года N 18.
9. Исполнение смет расходов учреждений ведется по кассовым и фактическим расходам. Кассовыми расходами бюджета считаются все суммы, выданные банком как путем безналичных расчетов, так и наличными деньгами. Однако по ним нельзя судить о фактическом использовании средств бюджета. Они не включают такие расходы, которые начислены за выполнение работы или произведены, но еще не оплачены (например, начисленная заработная плата, причитающиеся кредиторам суммы за фактически выполненные работы и др.).
Суммы, составляющие действительные затраты, произведенные за счет средств бюджета, а также начисленные или произведенные, но еще не оплаченные расходы, являются фактическими расходами. Фактические расходы дают более полные данные об окончательно произведенных расходах, чем кассовые.
10. При проверке исполнения сметы расходов на содержание аппарата управления организации, учреждения следует установить:
а) наличие утвержденной в установленном порядке сметы расходов, а также доведенного фонда оплаты труда (заработной платы). Правильность внесения изменений в смету расходов и финансирования;
б) не допускаются ли излишества в расходовании средств, нет ли перерасходов сметных назначений, а при их наличии установить по каким причинам они допущены, а также причины неосвоения средств по отдельным статьям;
в) какая работа проводится по обеспечению экономного и рационального расходования средств на содержание аппарата управления;
г) целесообразно ли расходуются средства на хозяйственные расходы и оплату информационно-вычислительных услуг, нет ли случаев излишних расходов на выписку газет и журналов;
д) правильно ли расходуются средства на содержание служебных легковых автомобилей. При этом необходимо руководствоваться постановлениями Совета Министров РСФСР от 16 февраля 1990 года N 56 и от 30 сентября 1990 года N 402, постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 1992 года N 520 и действующими размерами расходов на наем и содержание служебных легковых автомобилей;
е) соблюдаются ли порядок и нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок (постановления Правительства Российской Федерации от 20 июня 1992 года N 414 и от 24 мая 1993 года N 487 сообщены письмами Министерства финансов Российской Федерации от 21 июля 1992 года N 57, от 16 июня 1993 года N 74 и от 26 августа 1994 года N 116);
ж) порядок командирования и правильность возмещения командировочных расходов (при этом необходимо руководствоваться статьей 116 КЗоТ Российской Федерации и постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 1992 года N 122 "О нормах возмещения командировочных расходов", а также последующими изменениями норм возмещения командировочных расходов, доведенных до финансовых органов письмами Министерства финансов Российской Федерации).
При направлении работников в командировки в государства участники Содружества Независимых Государств выплата суточных производится по нормам, установленным распоряжением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 27 июля 1993 года N 1330-р, причем в государствах, не использующих рубль в качестве платежа, выплата суточных производится в национальной валюте этих государств, исходя из установленного соотношения рубля и национальной валюты.
Размер и порядок выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории других иностранных государств регулируется постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 1 декабря 1993 года N 1261.