19. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
приём и регистрация обращения;
рассмотрение обращения;
направление ответа на обращение;
личный приём граждан.
Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в приложении к Регламенту.
Приём и регистрация обращения
20.1. Основанием для начала процедуры приёма и регистрации обращения является поступление обращения в Министерство.
20.2. Обращение принимается отделом контроля и обращений граждан Административного департамента Министерства (далее - ОКОГ).
20.3. Работник ОКОГ, ответственный за приём письменного обращения гражданина:
проверяет правильность адресования письма, бандероли или посылки (далее - корреспонденция) и их целостность;
ошибочно поступившую корреспонденцию (не по адресу Министерства) возвращает на почту;
вскрывает корреспонденцию, проверяет наличие в ней обращения гражданина (разорванные документы подклеиваются);
в случае обнаружения в корреспонденции опасных или подозрительных вложений приостанавливает работу с ней до принятия руководством Административного департамента соответствующего решения;
к обращению гражданина подкалываете под скрепку поступившие с ним документы и материалы, последним подкалывается конверт;
в случае отсутствия в корреспонденции обращения гражданина прилагает к её оболочке заверенный своей подписью и с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения нет";
в двух экземплярах составляет акт об отсутствии обращения, который подписывается двумя работниками ОКОГ;
аналогичный акт составляет в случае обнаружения в корреспонденции денежных знаков, ценных бумаг или предметов, или недостачи упомянутых в обращении или вложенной описи документов и материалов;
один экземпляр акта направляет отправителю корреспонденции, а второй приобщает к полученным документам.
20.4. Обращение в электронной форме, направленное гражданином в установленном порядке из личного кабинета пользователя Портала или с сайта Министерства принимается работником ОКОГ с использованием программно-технического средства.
20.5. Принятые в установленном порядке письменные обращения и обращение в электронной форме передается на регистрацию в системе электронного документооборота (далее - СЭД).
20.6. Регистрацию обращений в СЭД осуществляет работник ОКОГ в следующем порядке:
вводит реквизиты обращения в регистрационную карточку СЭД;
создает в СЭД электронный образ письменного обращения или переносит в СЭД обращение, поступившее в электронной форме;
присваивает обращению регистрационный номер;
на подлиннике обращения или на сопроводительном письме к нему, либо на распечатанном обращении, поступившем в Министерство в электронной форме, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или на любом другом свободном месте ставит штамп или наклеивает этикетку со штрих-кодом установленного образца с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
20.7. Дальнейшая работа с обращением ведется в СЭД в электронной форме. Подлинник обращения остаётся в ОКОГ до определения исполнителя государственной услуги.
20.8. Зарегистрированное обращение направляется на рассмотрение уполномоченному должностному лицу Министерства для определения исполнителя государственной услуги.