СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 15 июня 2007 года N 76


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

(с изменениями на 4 декабря 2015 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу с 1 апреля 2017 года на основании
приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации
от 17 февраля 2017 года N 25
____________________________________________________________________

В целях совершенствования организации и практического ведения делопроизводства в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений Судебного департамента в срок до 1 августа 2007 года организовать изучение настоящей Инструкции подчиненными работниками и доложить в установленном порядке.

3. Административно-хозяйственному отделу (Осадчий Г.Н.) организовать изготовление типографским способом 300 экземпляров указанной Инструкции.

4. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации организовать переработку инструкций по делопроизводству, с учетом требований настоящей Инструкции и в срок до 1 сентября 2007 года доложить в установленном порядке.

5. Признать утратившим силу приказ Судебного департамента от 30 августа 2001 года N 125 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации".

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
А.В.Гусев

УТВЕРЖДЕНА
приказом Судебного департамента
при Верховном Суде Российской Федерации
от 15 июня 2007 года N 76

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

(с изменениями на 4 декабря 2015 года)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации разработана с учетом Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 года N 452, Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года N 30 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти*.

________________

* Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536.

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент).

Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами открытого характера.

Порядок работы с документами ограниченного пользования в аппарате Судебного департамента регламентируется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и в управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации**.

________________

** Утверждено приказом Судебного департамента от 22 февраля 2007 года N 25.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в аппарате Судебного департамента осуществляется Управлением делами.

1.4. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Судебного департамента возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

1.5. Регистрация служебных документов в аппарате Судебного департамента, контроль за исполнением поручений руководства осуществляется с использованием автоматизированной системы "Дело".

1.6. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. Передача служебных документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, работникам других организаций или гражданам допускается только с разрешения руководства Судебного департамента через Управление делами.

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются Отделом по связям со средствами массовой информации, а в отдельных случаях - уполномоченными лицами по поручению руководства Судебного департамента.

1.9. Требования настоящей Инструкции обязательны для всех работников Судебного департамента.

1.10. Работники Судебного департамента несут персональную ответственность за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

II. Организация документооборота в аппарате Судебного департамента

Движение документов в Судебном департаменте с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Различается три основных потока документации:

документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, разрабатываемые в структурных подразделениях, не направляемые за пределы аппарата Судебного департамента (внутренние).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в аппарате Судебного департамента, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Судебного департамента, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их работников.

2.1. Организация доставки документов

Доставка корреспонденции в Судебный департамент осуществляется, как правило, специализированными службами доставки почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров или непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.

По каналам связи в Судебный департамент поступают факсограммы, телефонограммы, а также могут поступать документы в электронном виде (с последующим представлением документов на бумажных носителях).

2.2. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

2.2.1. Прием, первоначальная обработка и регистрация всей корреспонденции, поступающей в Судебный департамент, производятся в централизованном порядке отделом документационного обеспечения (далее - экспедиция) Управления делами.

2.2.2, Работники экспедиции, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты, проверить правильность адресования и целостность упаковки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичным штампом "Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации" или печатью "Для пакетов".

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

2.2.3. Все поступившие пакеты вскрываются, за исключением пакетов с пометкой "Лично". Такие пакеты без вскрытия передаются непосредственно адресату или уполномоченному на то работнику по реестру (приложение N 1) под роспись.

2.2.4. Работники экспедиции вскрывают пакеты, не допуская повреждения документов, проверяют наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяют номера документов с номерами, указанными на пакетах.

Если при вскрытии пакета обнаружено отсутствие документа, приложений к нему или отдельных листов, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт (приложение N 2) в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр остается в Управлении делами.

В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.2.5. При поступлении документов с пометкой "Для служебного пользования" они передаются работнику экспедиции, ответственному за их учет, для регистрации по соответствующим журналам учета отдельного делопроизводства.

Абзац исключен - приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 20 января 2015 года N 8. - См. предыдущую редакцию.

2.2.6. После просмотра поступившей корреспонденции упаковка конвертов (пакетов) уничтожается, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

2.2.7. Вся поступившая корреспонденция сортируется работниками экспедиции на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.).

Нерегистрируемые документы в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов (приложение N 4) передаются непосредственно по назначению.

2.2.8. Документы, адресованные руководству Судебного департамента (Генеральному директору и его заместителям), и документы без указания конкретного адресата передаются экспедицией в отдел прохождения документов Управления делами для рассмотрения и регистрации.

В зависимости от важности и назначения документов они распределяются на требующие обязательного рассмотрения руководством и на передаваемые непосредственно в структурные подразделения.

Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством Судебного департамента, а также документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения, регистрируются на эти подразделения.

2.2.9. Регистрация документов осуществляется в день их поступления. Основной регистрационно-контрольной формой регистрации документов в аппарате Судебного департамента являются электронные карточки.

При передаче документов из одного структурного подразделения в другое они повторно не регистрируются.

Регистрация документов производится путем ввода в электронную карточку автоматизированной системы "Дело" основных реквизитов поступившего документа: наименование организации отправителя, номер, дата и фамилия автора документа, указываются адресат, вид документа, его краткое содержание, количество листов.

На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера (указывается индекс структурного подразделения и через дробную черту порядковый номер электронной карточки), даты регистрации и количества листов.

Указанный штамп проставляется на обороте последнего листа основного документа в левом нижнем углу.

При наличии приложений к документу на обороте последнего листа каждого приложения проставляется штамп "К вх. N ...".

2.2.10. Поступающие в Судебный департамент телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад руководству и на исполнение.

2.2.11. Документы, поступившие в Судебный департамент по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в п.2.6 настоящей Инструкции.

2.2.12. Телефонограммы, адресованные руководству Судебного департамента и структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (в их приемных), на которых возложены указанные функции. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

2.2.13. Запрещается передавать незарегистрированные служебные документы на доклад и исполнение.

2.2.14. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента, докладывается Генеральному директору управляющим делами.

Корреспонденция, предназначенная для заместителей Генерального директора, передается им через соответствующих работников, на которых возложены данные обязанности, по разносной книге.

2.2.15. На основании рассмотрения служебных документов Генеральный директор и его заместители дают поручения исполнителям в форме резолюции.

Резолюция оформляется на специальном бланке (приложение N 5), приложенном к служебному документу, и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, срок исполнения и отметку о постановке документа на контроль, если документ контрольный. На нижнем поле этого бланка указывается номер документа, к которому относится резолюция ("К вх. N ...").

Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Генеральный директор и его заместители делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).