СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 17 февраля 2017 года N 25

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации

(с изменениями на 30 мая 2023 года)

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации"

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Заместителям Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, руководителям структурных подразделений, органов и учреждения Судебного департамента обеспечить исполнение требований Инструкции в повседневной деятельности.

3. Председателям кассационных судов общей юрисдикции, кассационного военного суда, апелляционных судов общей юрисдикции, апелляционного военного суда, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, окружных (флотских) военных судов, федеральных арбитражных судов руководствоваться требованиями Инструкции при осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом по вопросам организационного обеспечения деятельности судов.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 2 августа 2019 года N 167. - См. предыдущую редакцию)

4. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, руководителю ФГБУ ИАЦ Судебного департамента в срок до 1 июля 2017 г. разработать и утвердить инструкции по делопроизводству в органах и учреждении Судебного департамента с учетом требований Инструкции, утвержденной настоящим приказом.

5. Признать утратившими силу:

приказ Судебного департамента от 22 апреля 2004 г. N 49 "Об утверждении Инструкции о порядке подготовки приказов и распоряжений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";

приказ Судебного департамента от 15 июня 2007 г. N 76 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";

приказ Судебного департамента от 13 декабря 2010 г. N 279 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";

приказ Судебного департамента от 20 января 2015 г. N 8 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";

приказ Судебного департамента от 6 февраля 2015 г. N 28 "О внесении изменения в Инструкцию о порядке подготовки приказов и распоряжений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";

приказ Судебного департамента от 4 декабря 2015 г. N 369 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";

распоряжение Судебного департамента от 23 декабря 2015 г. N 168-р "О мерах по оптимизации документооборота в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации".

6. Настоящий приказ вступает в силу с 1 апреля 2017 г.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
А.В.Гусев

УТВЕРЖДЕНА
приказом Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 17 февраля 2017 года N 25

Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации

(с изменениями на 30 мая 2023 года)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Судебного департамента документов, совершенствования делопроизводства в Судебном департаменте и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются:

Федеральный закон от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526;

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76;

другие федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела;

Административный регламент Судебного департамента.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Система электронного документооборота, применяемая в Судебном департаменте, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Управление информатизации и федеральное государственное бюджетное учреждение "Информационно-аналитический центр поддержки ГАС "Правосудие" реализуют мероприятия по сопровождению и развитию программных изделий системы электронного документооборота, применяемой в Судебном департаменте.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, не содержащими сведений, составляющих государственную тайну, но содержащими служебную информацию ограниченного распространения, конфиденциальную информацию, а также особенности работы с обращениями и запросами граждан и организаций регулируются специальными нормативными актами Судебного департамента.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Судебном департаменте осуществляет Управление делами.

1.9. Руководители структурных подразделений Судебного департамента организуют делопроизводство в структурных подразделениях и несут ответственность за его состояние и соблюдение требований настоящей Инструкции.

1.10. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении Судебного департамента осуществляется работником, определяемым руководителем структурного подразделения.

1.11. Функции, задачи, права и ответственность Управления делами регламентируются положением о нем, должностные обязанности работников Управления делами и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Судебного департамента, устанавливаются должностными регламентами.

1.12. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, ознакомленных с ней.

1.13. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям и гражданам допускается только с разрешения руководства Судебного департамента через Управление делами.

1.14. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов осуществляются по поручению руководства Судебного департамента отделом по взаимодействию с общественностью и средствами массовой информации Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов, а в отдельных случаях иными уполномоченными лицами.

1.15. Обеспечение доступа к информации о деятельности Судебного департамента, официальное опубликование нормативных правовых актов Судебного департамента осуществляются в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

1.16. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.17. Для оформления документов в Судебном департаменте применяются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы, порядок изготовления, учета, использования и хранения которых устанавливается специальным нормативным актом Судебного департамента.

1.18. Требования настоящей Инструкции обязательны для всех работников Судебного департамента.

Органы и учреждения Судебного департамента руководствуются настоящей Инструкцией при разработке инструкций по делопроизводству в органах и учреждениях и осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом.

При исполнении документов Судебного департамента, а также в случаях участия в подготовке проектов документов Судебного департамента органы и учреждения Судебного департамента руководствуются правилами, установленными настоящей Инструкцией для структурных подразделений Судебного департамента.

Работники системы Судебного департамента несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

1.19. Федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды руководствуются требованиями настоящей Инструкции при осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом по вопросам организационного обеспечения их деятельности.

II. Термины и определения

2.1. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Судебном департаменте;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, органом судейского сообщества, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Судебного департамента;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, предложение, заявление или жалоба;

запрос - обращение гражданина или организации в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Судебный департамент о предоставлении информации о деятельности судов в Российской Федерации или Судебного департамента;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

сканирование документа - способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Судебного департамента;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения;

опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

служба делопроизводства Судебного департамента - Управление делами, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Судебного департамента;

система электронного документооборота Судебного департамента (СЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая в Судебном департаменте создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов (подсистема "Документооборот и обращения граждан" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие");