ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

     
ПРИКАЗ

     
от 9 октября 2001 года N 75

     

Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов
 Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию

В целях организации централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля за их сохранностью и информирования пользователей

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

2. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.) осуществить работу по формированию Государственного реестра, имея в виду организацию поэтапного выявления уникальных документов в государственных архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах.

3. Установить, что в Росархив предложения о включении уникальных документов в Государственный реестр представляются в порядке, определенном п.5 Регламента Государственного реестра, по мере их выявления, ежегодно - к 1 сентября.

4. Ведение БД "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" возложить на Центр информационных технологий Росархива (Салтыков С.В.).

5. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации проработать вопрос о создании государственных реестров уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива Еремченко В.А., Тарасова В.П.

Руководитель Росархива
В.П.Козлов

УТВЕРЖДЕН
приказом Росархива
от 9 октября 2001 года N 75

     

РЕГЛАМЕНТ
 государственного реестра уникальных документов
 Архивного фонда Российской Федерации

     

Одобрен
коллегией Федеральной архивной
службы России
Протокол N 2 от 27.01.2000


Комиссиями Федеральной архивной
службы России
по научно-исследовательской
и методической работе,
Центральной экспертно-проверочной,
экспертной по автоматизированным
архивным технологиям
Протоколы N 4/4 от 19.09.96,
N 3/4 от 28.04.97, N 4/2 от 28.05.98

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Федеральным законом "О вывозе и ввозе культурных ценностей", Указом Президента Российской Федераций от 17 марта 1994 года N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года N 1562 "Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2001 года N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей".

1.2. Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации - общероссийского свода уникальных архивных документов.

_______________

Далее - Государственный реестр.

Далее - уникальный документ.

1.3. Государственный реестр ведется Федеральной архивной службой России (Росархивом) в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей.

1.4. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

1.5. Уникальными являются документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие как таковые особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и/или внешних признаков.

1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Регламентом.

2. Выявление уникальных документов

2.1. Федеральная архивная служба России (Росархив) и органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации организуют работу по выявлению уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.

2.2. Непосредственно работу по выявлению уникальных документов ведут государственные архивы, музеи, библиотеки и иные государственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Российской Федерации, а также собственники документов в рамках соглашений (договоров), заключаемых ими с органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России (Росархива), либо по собственному желанию.

2.3. Выявление уникальных документов осуществляется также при проведении экспертизы документов, заявленных к вывозу с территории Российской Федерации в порядке, определенном постановлением Правительства Российской Федерации от 27.04.2001 N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей" и изданным во исполнение его приказом Федеральной архивной службы России (Росархива) от 09.07.2001 N 50.

2.4. Выявление уникальных документов производится в соответствии с Методическими указаниями по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр (приложения 1, 2).

3. Описание уникальных документов

3.1. Описание уникальных документов производится в соответствии с Правилами описания уникальных документов для включения в Государственный реестр (приложение 3) в листе учета и описания уникального документа (приложение 4).

3.2. Комплексы уникальных документов описываются, как правило, подокументно.

4. Экспертиза ценности уникальных документов

4.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с основными критериями определения уникальных документов (приложение 1).

4.2. Результаты экспертизы рассматриваются экспертно-проверочными, экспертными комиссиями архивных органов и учреждений, соответствующими комиссиями других организаций и представляются на утверждение Центральной экспортно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Федеральной архивной службы России (Росархива).

5. Представление предложений о включении документов
 в Государственный реестр уникальных документов
 Архивного фонда Российской Федерации

5.1. В Федеральную архивную службу России (Росархив) предложения о включении документа(ов) в Государственный реестр представляют:

- орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации - об уникальных документах Архивного фонда субъекта Российской Федерации независимо от места их хранения и формы собственности;

- федеральный архив, музей, библиотека - об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральном архиве, музее, библиотеке;

- Архив Российской академии наук - об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях системы Российской академии наук;

- отдельные федеральные органы исполнительной власти, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, в сроки и на условиях, устанавливаемых в соглашениях, заключаемых с Федеральной архивной службой России (Росархивом), - об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, находящихся у них на хранении.

5.2. Предложения представляются в виде заполненных в 2 экземплярах в соответствии с требованиями Правил описания уникальных документов для включения в Государственный реестр (приложение 3) листов учета и описания уникальных документов (приложение 4) с приложением экспертных заключений. Экспертные заключения должны содержать обоснованные выводы о включении документов в Государственный реестр.

5.3. Юридические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения непосредственно в Федеральную архивную службу России (Росархив) в форме заявления. В этом случае Федеральная архивная служба России (Росархив) поручает подготовку предложений соответствующему федеральному архиву или рекомендует провести эту работу органу управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

5.4. В случае если результаты экспертизы заявленных к вывозу с территории Российской Федерации документов дают основания для их отнесения к уникальным, документы включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

6. Включение документов в Государственный реестр уникальных
 документов Архивного фонда Российской Федерации

6.1. Поступившие предложения рассматривает Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) Федеральной архивной службы России (Росархива), которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр.

Срок рассмотрения предложений - до 3 месяцев.

В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности.

6.2. Решение ЦЭПК о включении документа в Государственный реестр передается в Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России (Росархива).

6.3. Центр информационных технологий Росархива включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственному реестру. Регистрационный номер проставляется на двух экземплярах листа учета и описания уникального документа.

6.4. Первые экземпляры листов учета и описания уникальных документов хранятся единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру постоянно.

6.5. Вторые экземпляры листов учета и описания уникального документа передаются организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.

7. Внесение изменений в Государственный реестр уникальных
 документов Архивного фонда Российской Федерации

7.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (смена собственника, проведение реставрации, организация экспонирования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре.

7.2. Изменения вносятся на основании актов об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в Федеральную архивную службу России (Росархив) собственниками или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.

7.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" акты формируются в дело и хранятся постоянно.

8. Пользование информацией Государственного реестра уникальных
документов Архивного фонда Российской Федерации

8.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, доступ к которой осуществляется с согласия собственников.

8.2. Центр информационных технологий Росархива обеспечивает исполнение соответствующих запросов физических и юридических лиц на основе базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации".

8.3. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов устанавливается Федеральной архивной службой России (Росархивом).

Приложение 1
к Регламенту
Государственного реестра
уникальных документов
Архивного фонда
Российской Федерации

     

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
 по определению уникальных документов, подлежащих включению
 в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда
 Российской Федерации

1. Общие положения

1.1. Настоящие Указания определяют методику выявления наиболее ценных документов уникального характера, представляющих собой реликвии, утрата которых явилась бы невосполнимой потерей для российской и мировой культуры, для организации их государственной регистрации и учета в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Указания предназначены для использования в работе по выявлению уникальных документов в архивах, музеях, библиотеках и иных организациях, в оперативном управлении или в пользовании которых находятся документы Архивного фонда Российской Федерации. Методические указания могут использоваться также собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

_______________

Далее - ГР.

1.2. Выявление уникальных документов в соответствии с настоящими Методическими указаниями рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с документов, образовавшихся не позже первой половины XX века (примерно до начала первой мировой войны). За более поздние годы выявление документов для включения в ГР рекомендуется осуществлять лишь по отношению к самым бесспорным, не вызывающим каких-либо сомнений документальным ценностям и раритетам.

1.3. Объектом, включаемым в ГР, является отдельный документ или единица хранения, состоящая из уникальных документов, заслуживающих включения в ГР. В исключительных случаях для включения в ГР может быть представлен комплекс документов, фонд или коллекция, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.