ПРИКАЗ
от 18 октября 2004 года N 160
О Типовой инструкции по делопроизводству
и работе архива в таможенных органах
(с изменениями на 14 сентября 2012 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа ФТС России от 9 июля 2014 года N 1331
____________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом ФТС России от 30 марта 2007 года N 383 (вступил в силу с 21 марта 2007 года);
приказом ФТС России от 15 ноября 2007 года N 1412;
приказом ФТС России от 27 мая 2011 года N 1095;
приказом ФТС России от 1 марта 2012 года N 373;
приказом ФТС России от 14 сентября 2012 года N 1852.
____________________________________________________________________
В целях улучшения организации документационного обеспечения и работы архивов в таможенных органах, реализации положений новой редакции Таможенного кодекса Российской Федерации и выполнения мероприятий по преобразованию ГТК России в Федеральную таможенную службу
приказываю:
1. Утвердить согласованную с Росархивом "Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)" (приложение).
2. Начальникам региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов:
обеспечить организацию делопроизводства и работу архивов в соответствии с утвержденной Типовой инструкцией;
усилить внимание к вопросам соблюдения таможенными постами порядка подписания и регистрации документов, контроля за их исполнением.
3. Считать утратившими силу приказы ГТК России от 09.03.99 N 150 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах", от 10.04.2000 N 290 "О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах" и 15.09.2003 N 1006 "О порядке регистрации и подписания документов в таможенных органах".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа осуществлять заместителю руководителя ФТС России Ю.Ф.Азарову.
Руководитель службы
генерал-полковник таможенной службы
А.Е.Жерихов
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных
таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)
(с изменениями на 14 сентября 2012 года)
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)* разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
________________
* В дальнейшем тексте - "таможенные органы", "таможенный орган", "таможенные управления, таможни, а также таможенные посты", "управление, таможня, а также таможенный пост", "региональное таможенное управление, таможня, таможенный пост", "управление или таможня", "управление, таможня", "управление, таможня, таможенный пост", "таможенное управление (таможня, таможенный пост)".
(Сноска в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 15 ноября 2007 года N 1412. - См. предыдущую редакцию)
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах*.
________________
* Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования" (включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативными актами.
1.2. Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих настоящей Типовой инструкции.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в таможенном органе, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.
1.4. Организация, ведение, совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях таможенного органа осуществляются отделом (отделением) документационного обеспечения (далее - ОДО).
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 1 марта 2012 года N 373. - См. предыдущую редакцию)
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях таможенных органов возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения (а также таможенного поста, не имеющего ОДО) определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения (приложение 2).
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства таможенных органов или структурных подразделений.
При уходе должностного лица в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому должностному лицу.
1.5. Задачи, функции, порядок работы ОДО регламентируются положением, разработанным в соответствии с типовым положением о подразделении документационного обеспечения таможенного органа.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 1 марта 2012 года N 373. - См. предыдущую редакцию)
Права, обязанности и ответственность начальников ОДО определяются должностными инструкциями, которые должны быть оформлены в соответствии с приказом ФТС России от 3 декабря 2004 года N 355 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации"; должностных лиц ОДО - должностными регламентами, которые должны быть оформлены в соответствии с распоряжением ФТС России от 4 апреля 2005 года N 139-р "О Методических рекомендациях о разработке и утверждении должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации" (в редакции распоряжения ФТС России от 27 апреля 2005 года N 163-р).
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 15 ноября 2007 года N 1412. - См. предыдущую редакцию)
1.6. Пункт, дополнительно включенный с 21 марта 2007 года приказом ФТС России от 30 марта 2007 года N 383, исключен - приказ ФТС России от 1 марта 2012 года N 373. - См. предыдущую редакцию.
2.1. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между таможенными органами, другими органами управления и организациями.
2.2. При подготовке документов следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 - для оформления табличных материалов, 14, 16, Times DL размером N 12, 14 через 1-2 интервала.
2.3. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.
Таможенные посты (в составе таможни) имеют право издавать в пределах своей компетенции правовые акты (распоряжения, инструкции, положения и др.) ненормативного характера.
(Абзац дополнительно включен приказом ФТС России от 15 ноября 2007 года N 1412)
Установленные указанными актами требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов, как письма.
Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов по данному вопросу.
3.1. Приказ, распоряжение
3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы таможенного органа.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений начальника таможенного органа, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются начальником таможенного органа или по его поручению заместителем.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью ОДО.
3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями ОДО и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Допускается оформлять проекты распоряжений таможенного поста по созданию временных зон таможенного контроля без согласования с руководителями ОДО и юридической службы, если служебная необходимость предусматривает издание данных распоряжений в нерабочее для указанных подразделений время суток, выходные и праздничные дни.
(Абзац дополнительно включен приказом ФТС России от 27 мая 2011 года N 1095)
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые начальнику таможенного органа на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий таможенного органа и других органов или организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
3.1.4. Размноженные экземпляры приказов (распоряжений) направляют адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
3.1.5. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы (приложения 4 и 5 ) шрифтом размером N 14.
Таможенный пост (в составе таможни) оформляет распоряжения на бланках с изображением таможенной символики (приложение 5).
(Абзац дополнительно включен приказом ФТС России от 15 ноября 2007 года N 1412)
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Заголовок к приказу, оформленному на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1 интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В первой (констатирующей) части указывается основание или причина составления приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.
Преамбула в проектах приказов (распоряжений) завершается словом приказываю (обязываю), которое печатается вразрядку.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 15 ноября 2007 года N 1412. - См. предыдущую редакцию)
В случае если содержание документа не нуждается в пояснении, то текст содержит только распорядительную часть и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (ОБЯЗЫВАЮ), напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки при нулевом отступе от левого поля.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 15 ноября 2007 года N 1412. - См. предыдущую редакцию)
В случае, если управленческое действие связано с конкретным исполнителем, соответствующий пункт приказа начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся перед фамилией). В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...".
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста приказа (распоряжения) - приложение 6.