МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 28 июня 2001 года N 191

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Министерстве юстиции Российской Федерации

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Минюста России от 16 ноября 2007 года N 220
____________________________________________________________________

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 N 1547-р, в целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности, а также обеспечения контроля исполнения документов в центральном аппарате Министерства юстиции Российской Федерации

приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений, работникам центрального аппарата Минюста России руководствоваться в своей деятельности требованиями Инструкции по делопроизводству.

3. Руководителям федеральных управлений, территориальных органов и учреждений Минюста России использовать инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации в качестве типовой.

4. Признать утратившими силу:

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 16.07.1992 N 195/16-3-23 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, организации приема граждан и ведения делопроизводства в центральном аппарате Министерства юстиции Российской Федерации";

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 03.03.1995 N 19-01-30-95 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве юстиции Российской Федерации";

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 21.05.1999 N 174 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации".

5. Контроль за исполнением требований Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации возложить на Департамент делопроизводства (Летунов А.И.).

6. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя Министра Карлина А.Б.

    Министр
Ю.Чайка

УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 28 июня 2001 года N 191

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве юстиции
Российской Федерации

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан в Министерстве юстиции Российской Федерации.*

________________  

* Далее по тексту - Министерство, Минюст России.

1.2. Правила и порядок работы с секретными документами в Министерстве устанавливаются специальной инструкцией.

1.3. Правовой основой положений Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации, а также нормативные требования Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 05.10.2000 N 760, основные правила работы ведомственных архивов, Положение о Министерстве юстиции Российской Федерации, Положение о Департаменте делопроизводства, иные нормативные акты.

1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются Департаментом делопроизводства.

1.5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников Министерства.

Работники Министерства несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю соответствующего структурного подразделения и в Департамент делопроизводства. Руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует Департамент делопроизводства и курирующего заместителя Министра.

При уходе в отпуск, в случае болезни и выезда в командировку, работник по указанию руководителя структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.

1.6. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства отвечают их руководители.

Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется работниками, назначенными руководителями.

Задачи, функции и порядок работы Департамента делопроизводства регламентируется соответствующим положением. Обязанности и права работников Департамента делопроизводства определяются их должностными инструкциями.

1.7. С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

2. Документирование
(создание документов)

2.1. Организационно-распорядительные документы.

2.1.1. В соответствии с Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации Министр юстиции Российской Федерации в пределах своих полномочий издает приказы и распоряжения.

Право подписи приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов по личному составу предоставлено Министру юстиции Российской Федерации, а также по его поручению - заместителям Министра в соответствии с установленным распределением обязанностей.

2.1.2. Приказы (распоряжения) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также на инициативной основе.

Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими структурными подразделениям центрального аппарата Министерства по поручению руководства Министерства или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции.

2.1.3. Руководитель структурного подразделения, поручающий непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа (распоряжения), обязан дать конкретные и четкие задания по подготовке документа и определить сроки.

Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов (распоряжений), а также актов, издаваемых совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

2.1.4. Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным.

2.1.5. При подготовке проектов распорядительных документов необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросу документами.

2.1.6. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа (пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт, который начинается словами "Признать утратившим силу...".

2.1.7. Правила оформления организационно-распорядительных документов.

2.1.7.1. Текст приказов (распоряжений) и приложений к ним печатаются в редакторе "Word", шрифтом Times New Roman, как правило, размером N 14 на соответствующем бланке (Приложение 1, 2) без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально-множительной техники.

2.1.7.2. Обязательным реквизитом документа является заголовок. Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание приказа (распоряжения) и отвечать, как правило, на вопрос "О чем?".

Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер N 14.

Например:

"Об утверждении регламента законопроектной деятельности
Министерства юстиции Российской Федерации"

Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 или 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.1.7.3. Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной.

2.1.7.4. В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и причины издания документа. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в проектах приказов (распоряжений) завершается словом : "приказываю:"" (в приказах) или "предлагаю:"" и "обязываю:"" (в распоряжениях), которые печатаются вразрядку строчными буквами, затем ставится двоеточие.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слова "приказываю:"" (в приказах) или "предлагаю:"" и "обязываю:" (в распоряжениях) не печатаются.

2.1.7.5. Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены водном пункте. Значительные по объему документы (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если поручение возлагается на структурное подразделение, то его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя с инициалами печатается в скобках в именительном падеже. Не допускается разрыв дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста приказа.

При утверждении приказом (распоряжением) какой-либо комиссии или перечня работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка.

В последнем пункте документа указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа или распоряжения в целом.

В текст приказа не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

2.1.7.6. Оформление дат в распорядительных документах.

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, при чем день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 января 2001 года следует оформлять 05.01.2001.

В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты - 25 мая 2001 года.

2.1.7.7. При наличии приложений в текстах приказов (распоряжений) на них делаются ссылки.

На приложениях в правом верхнем углу первого листа проставляется следующая отметка:

Или

Или

При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом допускается указание знака N.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу последнего листа приложения.

2.1.7.8. До представления на подпись Министру юстиции Российской Федерации или его заместителям распорядительные документы должны быть отредактированы в группе редакторов Департамента делопроизводства (см. п.2.9), согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, руководителями департаментов управления и делопроизводства, а в их отсутствие лицами официально их замещающими, а также заместителями Министра, функционально курирующими те виды деятельности, которые изложены в приказе (распоряжении).