МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 16 ноября 2007 года N 220

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Минюста России от 30 декабря 2011 года N 460
____________________________________________________________________

В связи с изменениями в законодательстве и нормативных правовых актах, регулирующих делопроизводство государственных органов, а также структуры центрального аппарата Минюста России и необходимостью приведения процедур документирования и документооборота в Министерстве юстиции Российской Федерации в соответствие с указанными изменениями

приказываю:

1. Утвердить:

Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (приложение N 1);

формы бланков, описей, актов и других официальных документов Министерства юстиции Российской Федерации (приложения N 2-32).      

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Минюста России ознакомить под роспись с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации всех федеральных государственных гражданских служащих (работников) центрального аппарата Минюста России и обеспечить исполнение ее положений.

3. Управлениям Минюста России по федеральным округам привести свои инструкции по делопроизводству в соответствие с прилагаемой Инструкцией.

4. Росрегистрации (Васильев С.В.), ФССП России (Винниченко Н.А.), Роснедвижимости (Подобед С.М.) привести свои инструкции по делопроизводству в соответствие с прилагаемой Инструкцией и представить их в установленном порядке для утверждения приказами Минюста России.

5. Контроль за исполнением положений Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации возложить на Департамент управления, организации и контроля (Вишнякова Н.Б.).

6. Признать утратившими силу:

приказ Минюста России от 28 июня 2001 года N 191 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации";

распоряжение Минюста России от 22 июля 2005 года N 660 "О порядке внесения и очередности согласования проектов приказов и распоряжений Минюста России";

распоряжение Минюста России от 30 января 2006 года N 62 "О внесении изменений в распоряжение Минюста России от 22 июля 2005 года N 660".

Министр
В.В.Устинов

Приложение N 1
к приказу Министерства юстиции
Российской Федерации
от 16 ноября 2007 года N 220

     
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее - Инструкция, Министерство) устанавливает обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) центрального аппарата Министерства правила документирования и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства).

2. Рабата с секретными документами в Министерстве осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч.II), ст.3165).

3. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 1993, 25 дек.), Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч.1), ст.5021), Федеральные законы от 1 июня 2005 года N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст.2199), от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч.1), ст.3448), от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч.1), ст.3451), от 27 декабря 2002 года N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52, ст.5140), от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060), от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169) и другие законодательные акты, а также постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июня 2001 года N 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 24, ст.2461), от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч.2), ст.3165), государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля 2003 года N 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 года N 536, зарегистрирована в Минюсте России 27 января 2006 года N 7418 (Российская газета, 2006, N 24), иные нормативные правовые акты.

4. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, включая личный прием, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в центральном аппарате Министерства, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции департаментами Министерства осуществляются отделами документационного обеспечения и по работе с обращениями граждан Департамента управления, организации и контроля (далее - отдел документационного обеспечения, отдел по работе с обращениями граждан) в соответствии с положениями о них и должностными регламентами государственных служащих.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в Министерстве с применением автоматизированной системы обработки документов, функционирование которой осуществляется в соответствии с положениями Инструкции.

5. Получение и отправка документов, их регистрация, доведение до исполнителей, учет, контроль, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота в департаментах Министерства осуществляются государственными служащими, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными регламентами.

6. Ответственность за организацию и соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан в департаментах Министерства, возлагается на их директоров.

7. Государственные служащие департаментов центрального аппарата Министерства несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, нарушение правил обеспечения сохранности служебных документов и порядка доступа к содержащейся в них информации.

8. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, государственные служащие обязаны в течение одного часа устно сообщить директору своего департамента и начальнику отдела документационного обеспечения. На основании полученного сообщения организуется служебная проверка указанных фактов в установленном порядке.

При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него официальные документы своему непосредственному руководителю или иному должностному лицу (государственному служащему), устно определенному директором департамента (начальником отдела).

II. Правила подготовки и оформления документов (документирование)

Приказы (распоряжения) Министерства и иные организационно-распорядительные документы

9. В соответствии с Положением, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 года N 1313 "Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст.4108), Министерство в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения, которые являются основной правовой формой реализации его властных полномочий.

Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции и другие акты, носящие нормативно-правовой характер.

Приказами (распоряжениями) по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Министерства.

Оформление нормативных правовых актов и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

10. Поручение исполнителю по подготовке проекта приказа (распоряжения) дает директор департамента (заместитель директора, начальник отдела), который обязан сформулировать конкретное и четкое задание, а также определить срок представления проекта.

Исполнителем проекта приказа, распоряжения Министерства может быть только государственный служащий центрального аппарата Министерства.

Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

11. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Министерства, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).

12. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляются департаментами по их инициативе или по поручению Министра юстиции Российской Федерации, заместителей Министра юстиции Российской Федерации (далее - Министр, заместитель Министра) и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) директором департамента, ответственного за оформление и согласование приказа, и заместителем Министра (приказы (распоряжения) с подписью Министра), курирующего этот департамент;

2) директорами департаментов и заместителями Министра (приказы (распоряжения) с подписью Министра), деятельности которых они касаются или которым в приказе (распоряжении) даются конкретные поручения;

3) директором Департамента законопроектной деятельности и регистрации ведомственных нормативных актов;

4) директором Департамента управления, организации и контроля.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности представляются на подпись Министру директором Департамента управления, организации и контроля, заместителям Министра - директорами департаментов, ответственных за их оформление и согласование.

13. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках, командировании (на территории Российской Федерации) государственных служащих и др.) оформляются только Департаментом государственной службы и кадров по представлениям департаментов Министерства, подведомственных федеральных служб и федерального агентства (далее - федеральные службы и агентство) и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) директором Департамента государственной службы и кадров;

2) директором Департамента ресурсного обеспечения (проекты приказов (распоряжений), связанные с использованием денежных средств);

3) с курирующим Департамент государственной службы и кадров заместителем Министра (для приказов (распоряжений) с подписью Министра, касающихся государственных служащих центрального аппарата Министерства).

Проекты приказов (распоряжений) по личному составу представляются на подпись Министру или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей директором Департамента государственной службы и кадров или его заместителем.

14. Проекты распоряжений о командировании на территории Российской Федерации государственных служащих центрального аппарата Министерства и командировочные удостоверения Департамент государственной службы и кадров оформляет в следующем порядке:

при плановом командировании (в соответствии с утвержденным планом командировок на соответствующий год) - на основании служебных записок директоров департаментов, адресованных заместителю Министра, курирующему кадровые вопросы;

при внеплановом командировании - в соответствии с резолюциями Министра и его заместителей на адресованных им служебных записках директоров департаментов.

Проекты распоряжений о командировании представляются на подпись Министру или его заместителю директором Департамента государственной службы и кадров или его заместителем в зависимости от должностей, замещаемых государственными служащими в центральном аппарате Министерства.

Не допускается приказ (распоряжение) по основной деятельности о проведении проверок территориальных органов и учреждений Министерства, а также подведомственных федеральных служб и агентства совмещать в одном документе с распоряжением по личному составу о командировании государственных служащих, включенных в состав проверяющей комиссии.

15. Предложения (представления) по подготовке проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности и личному составу, подготовленные подведомственными федеральными службами и агентством, направляются в Министерство с сопроводительными письмами с подписями директоров соответствующих федеральных служб или руководителя федерального агентства и приложением текстов предложений (представлений) в электронном виде. Затем с поручением Министра (заместителя Министра) указанные предложения передаются на рассмотрение в Департамент правового регулирования, анализа и контроля деятельности подведомственных федеральных служб, иные департаменты Министерства в соответствии с их компетенцией. Предложения по приказам (распоряжениям) по личному составу направляются в Департамент государственной службы и кадров.

Департаменты правового регулирования, анализа и контроля деятельности подведомственных федеральных служб, государственной службы и кадров, другие департаменты Министерства с участием специалистов федеральных служб и агентства рассматривают их предложения, определяют исполнителей проектов приказов (распоряжений), оформляют и осуществляют их согласование в порядке, предусмотренном пп.10, 11 Инструкции.

Кроме названных в подп.10, 11 должностных лиц, приказы (распоряжения), инициированные федеральными службами и агентством, согласовываются с их директорами (руководителем) или заместителями, исполняющими обязанности директоров (руководителя), затем представляются на подпись:

1) Министру:

приказы (распоряжения) по основной деятельности - директором Департамента управления, организации и контроля;

приказы (распоряжения) по личному составу - директором Департамента государственной службы и кадров;

2) заместителям Министра в соответствии с установленным распределением обязанностей: приказы (распоряжения) по основной деятельности - директором Департамента правового регулирования, анализа и контроля деятельности подведомственных федеральных служб (иных департаментов Министерства в соответствии с их компетенцией);

приказы (распоряжения) по личному составу - директором Департамента государственной службы и кадров.

16. Согласование проектов приказов (распоряжений) в департаментах Министерства осуществляется в срок до 10 дней с момента их поступления и оформляется визами директоров департаментов или должностных лиц, официально их замещающих. Министром и (или) его заместителями могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа (распоряжения).

17. При внесении на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию.