МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 21 мая 1999 года N 174

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Министерстве юстиции Российской Федерации

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Минюста России от 28 июня 2001 года N 191
____________________________________________________________________

В целях совершенствования организации и ведения делопроизводства в Министерстве юстиции Российской Федерации

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Возложить на руководителей структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов и учреждений Министерства юстиции Российской Федерации организацию и контроль по исполнению требований Инструкции.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителей Департамента управления и контроля.

4. Признать утратившим силу приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 15 декабря 1993 года N 94/16-01 и распоряжение Министерства юстиции Российской Федерации от 19 февраля 1999 года N 21-ДСП.

5. Не применять в Министерстве юстиции Российской Федерации приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 14 января 1993 года N 10.

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в Министерстве юстиции Российской Федерации


1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее именуется - Министерство).

1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства юстиции Российской Федерации возлагается на их руководителей.

1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляется Департаментом управления и контроля.

1.4. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их подготовке или исполнению. Информация, раскрывающая содержание служебных документов, не подлежит разглашению без разрешения Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей.

1.5. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются только Центром общественных связей, а в отдельных случаях - уполномоченными лицами по поручению руководства Министерства.

1.6. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотруднику в структурном подразделении Министерства под расписку и возвращается при увольнении.

1.7. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в документах служебной информации.

1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения Министерства, в котором этот документ находился на исполнении, и в Департамент управления и контроля. Руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование и о результатах информирует руководство Департамента управления и контроля.

1.9. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "О государственной тайне".

Работа с документами, имеющими ограничительную пометку "Для служебного пользования" (ДСП), производится в соответствии с Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 3 марта 1995 года N 19-01-30-95.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение всей корреспонденции, поступающей в Министерство, производятся в централизованном порядке в Департаменте управления и контроля.

2.2. Прием и первоначальная обработка всей поступающей корреспонденции осуществляются непосредственно в отделе обработки документов. В вечернее и нерабочее время документы принимаются дежурным по Министерству, который затем передает их в отдел обработки документов, а пакеты с грифом "Секретно" - в отдел по защите государственной тайны.

2.3. Подлежат обязательной передаче отдел обработки документов также официальные служебные документы, полученные сотрудниками Министерства от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в командировку и т.п.).

2.4. Заявления, жалобы и другие документы, принятые работниками отдела обработки документов непосредственно от граждан, подлежат передаче в отдел писем и приема граждан с последующей их регистрацией.

2.5. Ценные письма, бандероли и посылки получает сотрудник отдела обработки документов в почтовом отделении по доверенности и передает их по назначению под расписку. Посылки хозяйственного назначения получает сотрудник того структурного подразделения, которому они адресованы.

2.6. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении конверта делается запись в почтовом реестре.

2.7. В отделе обработки документов вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции. Конверты с пометкой "Лично" передаются непосредственно адресатам.

2.8. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. При отсутствии документа, номер которого обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт в трех экземплярах.

Один экземпляр акта оставляется в отделе обработки документов, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты поступивших документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения материала.

2.9. Вся поступившая корреспонденция (кроме обращений граждан, личной переписки и документов с грифом секретности) подлежит обязательной централизованной регистрации в отделе обработки документов. Здесь всем поступившим в Министерство документам присваивается регистрационный номер, который является входящим. Регистрационный номер и дата регистрации ставятся на штампе на лицевой стороне документа в правом нижнем углу. Во всех структурных подразделениях Министерства дальнейшая регистрация документов ведется по входящему номеру, присвоенному при поступлении в центральный аппарат. Документы, принятые в рабочем порядке сотрудниками структурных подразделений Министерства, подлежат передаче в отдел обработки документов для регистрации.

2.10. В первую очередь регистрируются указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации, парламентские запросы Совета Федерации и Государственной Думы, запросы и обращения депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации, документы, доставляемые в Министерство нарочными, письма других министерств и ведомств. В общем порядке регистрируется корреспонденция, поступившая из субъектов Российской Федерации, различных организаций и учреждений, международная корреспонденция, поступившая по почте.

Основные сведения о документе вводятся в электронную информационную базу Министерства: исходящий номер и дата подписания документа, фамилия лица, подписавшего документ, адрес организации-отправителя, краткое содержание документа, количество листов, входящий номер и дата регистрации, фамилия должностного лица, которому документ адресован, фамилии исполнителей в Министерстве и дата, когда документ им направлен на исполнение, срок исполнения, дата, краткое содержание и номер итогового документа, завершившего работу.

2.11. Зарегистрированные документы направляются руководству Министерства в соответствии с распределением полномочий или руководителям структурных подразделений - в случае, если на начальном этапе работы с документом доклада не требуется. К документу приобщается сопроводительный лист (приложение N 1), на котором пишутся фамилия должностного лица или фамилии лиц, которым документ направлен на проработку, входящий номер и дата регистрации, номера документов, имеющих отношение к рассмотрению направляемого документа, и фамилии их исполнителей. Сопроводительный лист является "визитной карточкой" - "паспортом" документа. На нем делаются соответствующие пометки о прохождении документа, сроках его рассмотрения, указывается информация о принятых по нему решениях, а также готовится резолюция. В резолюции должны быть указаны инициалы и фамилия исполнителя, предписываемые действия, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции. Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ему передается оригинал документа, а остальным исполнителям - копии. Ответственный исполнитель обязан в указанные в резолюции сроки доложить о результатах руководителю, подписавшему резолюцию. При этом доклад в обязательном порядке должен быть согласован с другими исполнителями, перечисленными в резолюции, и завизирован ими. Вместе с документом он в обязательном порядке подшивается в дело.

2.12. Указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации, федеральные законы, парламентские запросы Совета Федерации и Государственной Думы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, если в них дано поручение Министерству или Министерство является ответственным за "созыв", докладываются Министру юстиции Российской Федерации или лицу, исполняющему его обязанности, непосредственно руководителем Департамента управления и контроля, а во время его отсутствия - заместителем руководителя. В соответствии с решением Министра юстиции Российской Федерации или его заместителя в отделе обработки документов печатаются резолюции за подписью Министра юстиции Российской Федерации или его заместителя, а также делается соответствующая пометка о прохождении документа в электронной базе Министерства.

2.13. Копии всех указов и распоряжений и Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, федеральных законов после обработки в Департаменте управления и контроля передаются в Департамент правовой информатизации.

2.14. На документы, поступившие от Президента Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, содержащие поручения Министерству; на парламентские запросы Совета Федерации и Государственной Думы, запросы депутатов Государственной Думы и  членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации руководителем Департамента управления и контроля или его заместителем ставится штамп "Минюст России. Контроль" в верхнем правом углу первого листа. С этого документа обязательно снимается копия и передается в отдел планирования, организации и контроля для осуществления контроля за сроками его исполнения.

2.15. Документы с резолюциями заместителей Министра направляются на исполнение только через Департамент управления и контроля, где в отделе обработки документов делается соответствующая отметка в электронной базе Министерства.

2.16. Из одного структурного подразделения Министерства в другое документ также передается через отдел обработки документов, где в электронную базу Министерства вводится соответствующая информация.

3. Организация работы с документами в структурных
подразделениях Министерства

3.1. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях и персональная ответственность за сохранность служебных документов возлагаются в соответствии с должностными инструкциями или распоряжением руководителя структурного подразделения Министерства на специалистов первой и второй категории или других сотрудников.

В обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, входят:

прием, учет и распределение документов, поступающих  в структурное подразделение;

проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период, наличия документов, находящихся на исполнении, и еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения резолюции - исполнителю, как правило, в день поступления документа;

учет и регистрация документов, исходящих из структурного подразделения, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в  подразделении и сроками их исполнения;

ежегодная проверка наличия в подразделении документов и дел с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" и представление в Департамент управления и контроля соответствующих актов;

печатание проектов поручений, служебных писем за подписью руководства структурного подразделения, других документов;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел структурного подразделения; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в структурном подразделении;

организация использования установленных в структурном подразделении средств копировальной техники.

3.2. Документы, поступившие напрямую в структурное подразделение, должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в Департамент управления и контроля.

3.3. Департаменту управления и контроля вменяется в обязанность периодически проверять состояние делопроизводства в структурных подразделениях Министерства и о результатах информировать заместителя Министра, курирующего проверяемое структурное подразделение, а также при необходимости - Министра юстиции Российской Федерации.

3.4. При выполнении поручений Министра, его заместителей, а также поручений, содержащихся в решениях коллегии Министерства, протоколах оперативных совещаний руководящего состава или в пунктах планов, руководителям самостоятельных структурных подразделений Министерства необходимо принять к руководству, что самостоятельное структурное подразделение Министерства, указанное в поручении первым, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Оно определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы, проводит согласительные совещания и т.п. Итоговый документ в обязательном порядке визируют все руководители самостоятельных структурных подразделений Министерства - соисполнители поручения.

4. Оформление писем, телеграмм, регистрация и
отправка исходящих документов

4.1. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией и печатаются на бланках установленной формы.

Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти (Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, Совету Федерации Федерального Собрания, министерствам, государственным комитетам, федеральным службам и другим органам), подписываются Министром юстиции Российской Федерации или его заместителями, курирующими соответствующие структурные подразделения.

Документы, направляемые в территориальные органы и учреждения Министерства, подписываются Министром юстиции Российской Федерации, его заместителями, руководителями департаментов, начальниками управлений, самостоятельных отделов или лицами, их замещающими.

Письма на бланках "Министр юстиции Российской Федерации" подписываются исключительно Министром юстиции Российской Федерации.

Письма на бланках "Министерство юстиции Российской Федерации" с изображением Герба Российской Федерации красного цвета подписываются заместителями Министра.

Письма на бланках "Министерство юстиции Российской Федерации" с изображением Герба Российской Федерации черного цвета подписываются руководителями структурных подразделений Министерства или их заместителями.

4.2. Все письма и другие исходящие документы за подписью Министра юстиции Российской Федерации и его заместителей подлежат единой регистрации в Департаменте управления и контроля. Эти письма представляются в отдел обработки документов в трех экземплярах:

первый экземпляр (оригинал), непосредственно подписанный руководителем, и приложения к нему направляются адресату;

второй экземпляр (копия) с визами курирующего заместителя Министра (в случае, если документ подписал Министр юстиции Российской Федерации), руководителя департамента (начальника управления), начальника отдела и исполнителя остается в Департаменте управления и контроля;

третий экземпляр (копия) с визами исполнителя и начальника отдела и прилагаемые материалы, не подлежащие отправке, возвращаются в структурное подразделение Министерства с отметкой об отправке.