Правительство Санкт-Петербурга
АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 24 ноября 2009 года N 19
Об утверждении административного регламента по осуществлению государственной функции
____________________________________________________________________
Утратило силу с 27 сентября 2024 года на основании
распоряжения Архивного комитета Санкт-Петербурга
от 4 сентября 2024 года № 55
____________________________________________________________________
1. Утвердить административный регламент по осуществлению государственной функции "Работа по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета" согласно приложению и ввести его в действие с момента подписания.
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя председателя Архивного комитета Санкт-Петербурга Захарову Е.Ю.
Председатель Комитета
А.Д.Яшков
Внесен в Реестр
нормативных правовых актов
27 ноября 2009 года
Регистрационный N 8435
[Приложение]
УТВЕРЖДЕН
распоряжением
Архивного комитета
Санкт-Петербурга
от 24 ноября 2009 года N 19
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
"Работа по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных
документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент по осуществлению государственной функции (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества осуществления государственной функции и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) структурных подразделений Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - Комитет), осуществляющих полномочия в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета.
1.2. Исполнение государственной функции по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета, осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4);
Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43);
Законом Санкт-Петербурга "Об архивном деле в Санкт-Петербурге" от 28.01.2009 N 23-16 (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга, 2009, N 8);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" от 18.01.2007 N 19 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);
Приказом Государственной архивной службы России (Росархив) "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации" от 11.03.1997 N 11 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный N 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 1997, N 17).
1.3. Государственную функцию реализует Комитет.
1.4. Государственная функция осуществляется при наличии следующих нормативных документов, регламентирующих организацию комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета:
положение об архиве Комитета;
положение об экспертной комиссии (далее - ЭК) Комитета;
номенклатуры дел Комитета;
инструкции по делопроизводству Комитета.
1.5. Конечным результатом осуществления государственной функции является:
представление описи дел постоянного срока хранения на утверждение и описи дел по личному составу на согласование Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЦЭПМК) Комитета;
представление Паспорта архива организации на 1 декабря ______ г. в Санкт-Петербургское государственное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга" (далее - ЦГА СПб);
передача дел на хранение в архив Комитета;
подготовка документов временного срока хранения к уничтожению в соответствии с установленными правилами;
выдача документов во временное пользование работникам Комитета;
передача дел постоянного срока хранения на государственное хранение в ЦГА СПб.
2. Требования к порядку осуществления государственной функции
2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции
2.1.1. Об исполнении государственной функции информируются структурные подразделения Комитета.
2.1.2. Информация о процедуре исполнения государственной функции предоставляется в форме приказа.
Приказом утверждается график приема-передачи документов, в котором указаны сроки передачи документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, в архив Комитета.
2.2. Сроки исполнения государственной функции
2.2.1. Прием документов в архив Комитета (комплектование) от структурных подразделений осуществляется один раз в два года.
2.2.2. Составление описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу (организация хранения и учет) и представление их на утверждение (согласование) ЦЭПМК Комитета осуществляется в течение одного месяца.
2.2.3. Выдача документов во временное пользование (использование документов) осуществляется в течение дня, в который поступил запрос.
2.2.4. Подготовка документов временного срока хранения к уничтожению проводится в течение одного месяца после утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, председателем Комитета.
2.2.5. Представление Паспорта архива организации на 1 декабря ________ г. в ЦГА СПб осуществляется раз в три года.
2.2.6. Передача дел постоянного срока хранения на государственное хранение в ЦГА СПб осуществляется раз в 10 лет.
2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении
государственной функции
2.3.1. Оснований для отказа в исполнении государственной функции не имеется.
3. Административные процедуры
3.1. Описание последовательности действий при исполнении
государственной функции
3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
издание приказа о передаче документов в архив Комитета с приложением графика приема-передачи дел;
прием дел и документов в архив Комитета от структурных подразделений;
формирование, оформление дел;
составление описей дел;
согласование описей дел ЭК Комитета;
утверждение (согласование) описей дел ЦЭПМК Комитета;
утверждение описей дел председателем Комитета;
переплет дел;
оформление обложки дел;
размещение дел в архиве Комитета;
выдача дел во временное пользование;
составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласование его ЭК Комитета и утверждение председателем Комитета;
подготовка дел к уничтожению;
передача дел постоянного срока хранения на государственное хранение в ЦГА СПб.
3.1.2. Ответственным за выполнение административных процедур является в соответствии с должностным регламентом главный специалист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, на которого в соответствии с положением об отделе возложены полномочия по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета (далее - отдел комплектования).
3.1.3. Издание приказа о передаче дел в архив Комитета с приложением графика приема-передачи дел
Приказ является основанием для приема документов и дел, образующихся в структурных подразделениях Комитета, в архив Комитета.
3.1.3.1. Подготовку проекта приказа о приеме документов в архив Комитета и согласование со структурными подразделениями графика приема-передачи дел осуществляет отдел комплектования.
3.1.3.2. Срок выполнения административной процедуры - 14 дней.
3.1.4. Прием дел и документов в архив Комитета от структурных подразделений
3.1.4.1. Структурные подразделения осуществляют в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной председателем Комитета, отбор дел и документов постоянного срока хранения для передачи в архив Комитета, составляют сдаточные описи дел, подлежащих архивному хранению.
Дела и документы временного срока хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях.
Дела и документы долговременного срока хранения (документы по личному составу) остаются на хранении в отделе по вопросам государственной службы и кадров.
3.1.4.2. Отдел комплектования осуществляет прием в архив Комитета дел от структурных подразделений Комитета в соответствии со сдаточными описями дел и документов.
3.1.4.3. Срок выполнения данной процедуры устанавливается графиком приема-передачи дел.
3.1.5. Формирование, оформление дел
3.1.5.1. Формирование дел - группировка исполненных дел и документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированию и оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.
3.1.5.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного сроков хранения формируют в отдельные дела;
в дело включается один экземпляр каждого документа;
в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела, документы выборных органов и их постоянных комиссий);
внутри документы расположены в хронологическом порядке;
распорядительные документы группируются по видам с относящимися к ним приложениями;
утвержденные планы, отчеты, сметы группируются отдельно от их проектов;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Комитета и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год, систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.
