АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 25 декабря 2008 года N 14
Об утверждении Административного регламента исполнения
архивным комитетом Ленинградской области государственной
функции по ведению государственного учета документов
архивного фонда Российской Федерации
____________________________________________________________________
Утратил силу с 19 апреля 2011 года на основании
приказа Архивного комитета Ленинградской области
от 22 марта 2011 года N 9
____________________________________________________________________
приказываю:
1. Утвердить Административный регламент исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приложение).
2. Отделу формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов обеспечить контроль исполнения Административного регламента государственным учреждением "Ленинградский областной государственный архив в г.Выборге".
3. Рекомендовать руководителям архивных отделов (архивных секторов) администраций муниципальных образований и муниципальных архивов Ленинградской области организовать работу по исполнению Административного регламента.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Председатель
архивного комитета
Ленинградской области
В.Малинко
Приложение
УТВЕРЖДЕН
приказом архивного комитета
Ленинградской области
от 25 декабря 2008 года N 14
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
исполнения архивным комитетом Ленинградской области
государственной функции по ведению государственного
учета документов архивного фонда Российской Федерации
I. Общие положения
1. В соответствии с частью 1 статьи 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
Административный регламент исполнения государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - административный регламент) разработан в целях централизации, унификации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственном учреждении "Ленинградский областной государственный архив в г.Выборге" (ГУ ЛОГАВ), муниципальных архивах Ленинградской области, государственных и муниципальных музеях и библиотеках Ленинградской области, государственных органах, органах местного самоуправления и организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов Ленинградской области (далее - источники комплектования).
Административный регламент устанавливает организацию государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архивном комитете Ленинградской области, определяет состав и формы документов государственного учета Архивного фонда Российской Федерации (далее - документы государственного учета), периодичность и сроки их представления.
2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры России от 18 января 2007 года N 19 (далее - Правила);
- Положением об архивном комитете Ленинградской области, утвержденным постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166.
3. Исполнение государственной функции осуществляется архивным комитетом Ленинградской области. Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется отделом формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов архивного комитета Ленинградской области.
Местонахождение архивного комитета Ленинградской области: 191311, Санкт-Петербург, ул.Смольного, д.3, тел. (812) 274-93-62, факс (812) 710-00-81, e-mail: aklo_18@mail.ru.
4. В процессе исполнения государственной функции осуществляется взаимодействие со следующими государственными органами, органами местного самоуправления и организациями:
- Федеральным архивным агентством;
- государственным учреждением "Ленинградский областной государственный архив в г.Выборге" (далее - ГУ ЛОГАВ);
- архивными отделами (архивными секторами) администраций муниципальных образований и муниципальными архивами Ленинградской области (далее - муниципальные архивы);
- государственными и муниципальными музеями и библиотеками, хранящими документы Архивного фонда Российской Федерации;
- источниками комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов.
5. Процедура взаимодействия с вышеуказанными органами и организациями определяется настоящим регламентом, а также иными нормативными актами Российской Федерации.
II. Порядок исполнения государственной функции ведение
государственного учета архивных документов
6. Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся:
- в ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивах, государственных и муниципальных музеях и библиотеках - постоянно;
- в органах и организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов - временно, в течение установленных сроков.
7. ГУ ЛОГАВ и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, а также источники комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов (далее - органы и организации, осуществляющие постоянное или временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) в порядке, установленном Правилами, ведут основные и вспомогательные учетные документы, на основании которых составляют документы государственного учета и в установленные сроки представляют их в архивный комитет Ленинградской области.
8. Архивный комитет Ленинградской области на основании полученной от органов и организаций, осуществляющих постоянное или временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, информации об объеме, составе и условиях хранения документов Архивного фонда Российской Федерации составляет сводные документы государственного учета и в установленные сроки представляет их в Федеральное архивное агентство.
9. Документы государственного учета и сводные документы государственного учета составляются в традиционной (на бумажных носителях) и электронной (в виде учетных баз данных) формах.
Состав документов государственного учета, представляемых
в архивный комитет Ленинградской области
10. Для ведения государственного учета в архивный комитет Ленинградской области представляются следующие документы государственного учета:
ГУ ЛОГАВ:
- паспорт государственного архива на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 200_ года (приложение 2);
- карточки фондов (приложение 3);
- копию учетной базы данных "Архивный фонд" на 1 января 200_ года (перечень реквизитов, обязательных для заполнения - приложение 4).
Муниципальными архивами:
- паспорт муниципального архива на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 200_ года (приложение 2);
- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов на 1 декабря 200_ года (приложение 5) и пояснительную записку к ним;
- карточки фондов (приложение 3);
- копию учетной базы данных "Архивный фонд" на 1 января 200_ года (перечень реквизитов, обязательных для заполнения - приложение 4).
Государственными и муниципальными музеями и библиотеками:
- паспорт государственного, муниципального музея, библиотеки на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему.
Источниками комплектования ГУ ЛОГАВ:
паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 200_ года (приложение 6).
Сроки представления в архивный комитет
Ленинградской области документов государственного учета
11. ГУ ЛОГАВ и муниципальные архивы представляют документы государственного учета ежегодно до 15 января следующего за отчетным года вместе с годовым отчетом. Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов и пояснительная записка к ним представляются 1 раз в три года.
Государственные и муниципальные музеи и библиотеки представляют документы государственного учета ежегодно до 15 января следующего за отчетным года.
Источники комплектования ГУ ЛОГАВ представляют документы государственного учета ежегодно до 25 декабря текущего года.
Состав сводных документов государственного учета
архивного комитета Ленинградской области
12. Для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации архивный комитет Ленинградской области составляет:
- сводный паспорт муниципальных архивов Ленинградской области на 1 января 200__ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;
- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ на 1 декабря 200_ года (приложение 5) и пояснительную записку к ним;
- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов Ленинградской области на 1 декабря 200_ года (приложение 5) и пояснительную записку к ним;
- сводный паспорт государственных музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;
- сводный паспорт муниципальных музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;
- копию учетной базы данных "Фондовый каталог" на 1 января 200_ года.
13. Формы сводных документов государственного учета идентичны формам документов государственного учета.
Сроки составления архивным комитетом Ленинградской области
сводных документов государственного учета
14. Архивный комитет Ленинградской области ежегодно до 15 февраля следующего за отчетным года составляет сводные документы государственного учета и 1 раз в 3 года до 15 февраля следующего за отчетным года вместе с годовым отчетом о работе представляет сводные документы государственного учета в Федеральное архивное агентство.
Результаты исполнения государственной функции
15. Конечным результатом исполнения государственной функции является определение количества и состава архивных документов в установленных единицах учета, хранящихся в ГУ ЛОГАВ, муниципальных архивах Ленинградской области, государственных и муниципальных музеях и библиотеках Ленинградской области, органах и организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов Ленинградской области и отражение этого количества и состава в сводных документах государственного учета для обеспечения организационной упорядоченности и возможности адресного поиска документов.
Административные процедуры последовательность
административных действий (процедур)
16. Исполнение государственной функции включает следующие административные действия (процедуры):
- прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение;
- анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета;
- анализ показателей учетных баз данных "Архивный фонд" и обновление сводной базы данных "Фондовый каталог";
- регистрация и отправка сводных документов государственного учета и сводной базы данных "Фондовый каталог".
