АДМИНИСТРАЦИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 6 сентября 2001 года N 757-ра


Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел лиц,
замещающих государственные должности Санкт-Петербурга,
и государственных служащих Санкт-Петербурга

____________________________________________________________________
Утратило силу с 15 февраля 2010 года на основании
постановления Правительства Санкт-Петербурга от 2 февраля 2010 года N 80
____________________________________________________________________

______________________________________________________
Распоряжение не применяется в отношении
порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга -
см. постановление Правительства Санкт-Петербурга
от 30 июня 2008 года N 773

______________________________________________________

В целях упорядочения работы по ведению личных дел лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга, и государственных служащих Санкт-Петербурга, в соответствии с Законом Санкт-Петербурга "О государственной службе Санкт-Петербурга, лицах, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга, и государственных служащих Санкт-Петербурга":

1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга, и государственных служащих Санкт-Петербурга (далее - Положение).

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга:

организовать ведение личных дел государственных служащих Санкт-Петербурга в соответствии с Положением и неукоснительное соблюдение при этом конституционных прав и гарантий государственных служащих Санкт-Петербурга;

назначить лиц, ответственных за формирование, ведение, учет и сохранность личных дел государственных служащих Санкт-Петербурга;

обеспечить своевременное внесение в личные дела государственных служащих Санкт-Петербурга соответствующих сведений;

предоставить возможность беспрепятственного ознакомления государственного служащего Санкт-Петербурга с личным делом;

обеспечить защищенность сведений, содержащихся в личных делах государственных служащих Санкт-Петербурга;

при переводе государственного служащего Санкт-Петербурга в другой государственный орган обеспечить передачу его личного дела в порядке, предусмотренном Положением;

до 28.12.2001 привести в соответствие с Положением личные дела государственных служащих Санкт-Петербурга.

3. Установить, что оплата расходов, связанных с ведением личных дел лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга, и государственных служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, производится за счет средств, предусмотренных в бюджете Санкт-Петербурга на содержание исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.

4. Контроль за выполнением распоряжения возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Канцелярии Администрации Санкт-Петербурга Антонова Ю.В.     

Положение
о порядке ведения личных дел лиц,
замещающих государственные должности Санкт-Петербурга,
и государственных служащих Санкт-Петербурга

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение распространяется на лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга, и государственных служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга.

1.2. Личное дело лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о лице, замещающем государственную должность Санкт-Петербурга, государственном служащем Санкт-Петербурга и его трудовой деятельности (далее - личное дело).

1.3. Личные дела ведутся должностными лицами кадровых служб исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, на которых возложена работа по ведению личных дел. Они несут персональную ответственность за правильность сведений, вносимых в личные дела.

1.4. Формирование, учет и ведение личных дел осуществляются в соответствии с требованиями, установленными федеральными законами, законами Санкт-Петербурга и настоящим Положением.

Ведение нескольких личных дел на лицо, замещающее государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга не допускается.

1.5. При переводе или поступлении лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, и государственного служащего Санкт-Петербурга на новое место государственной службы личное дело по официальному запросу передается на новое место государственной службы в соответствии с требованиями, установленными настоящим Положением.

1.6. Сведения, содержащиеся в личных делах, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в средствах массовой информации в соответствии с законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга.

Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга.

Сбор и внесение в личные дела сведений о политической, религиозной принадлежности и частной жизни запрещаются.

1.7. Лица, замещающие государственные должности Санкт-Петербурга, и государственные служащие Санкт-Петербурга должны быть ознакомлены со всеми сведениями, вносимыми в их личные дела, до их внесения. Во всех случаях уточнения данных личного дела, подтверждения правильности записанных сведений указанные лица расписываются в листе ознакомления с личным делом.

1.8. Ознакомление лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга, и государственных служащих Санкт-Петербурга с документами их личных дел проводится должностными лицами кадровых служб исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, на которых возложена работа по ведению личных дел, не реже одного раза в год, а также по просьбе лиц, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга, государственных служащих Санкт-Петербурга и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга.

2. Состав документов, включаемых в личное дело

2.1. Личное дело лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга оформляется после издания приказа (постановления, распоряжения) о его назначении на должность (приеме на работу) государственной службы Санкт-Петербурга или на государственную должность Санкт-Петербурга.

2.2. Все документы личного дела помещаются в обложку дела, на которой проставляется присвоенный ему регистрационный номер. Форма заполнения обложки личного дела определяется действующей инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.

2.3. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляемые в процессе приема на работу, а впоследствии - все основные документы, отражающие трудовую и иную деятельность лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга. Сведения, вносимые в личное дело, должны подтверждаться документами, установленными законодательством Российской Федерации, а также выписками (копиями) из находящихся у лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга документов, достоверность которых заверяется в нотариальном порядке или соответствующей кадровой службой, а при отсутствии кадровой службы - руководителем исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга.

2.4. При первоначальном оформлении личного дела в него включаются документы в следующей последовательности:

2.4.1. Анкета по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

2.4.2. Дополнение к анкете согласно приложению 3 к настоящему Положению.

2.4.3. Лист проверки личного дела по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению.

2.4.4. Лист ознакомления с личным делом по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению.

2.4.5. Автобиография.

2.4.6. Копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени и ученого звания, если таковые имеются.

2.4.7. Личное заявление гражданина о поступлении на государственную службу Санкт-Петербурга.

2.4.8. Справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе, принадлежащем гражданину, поступающему на государственную службу Санкт-Петербурга, на праве собственности, являющихся объектами налогообложения.

2.4.9. Медицинское заключение о состоянии здоровья.

2.4.10. Копии документов о награждении государственными и иными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий.

2.4.11. Решение конкурсной комиссии исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга (если гражданин принят на государственную службу Санкт-Петербурга по результатам конкурса).

2.4.12. Постановление Законодательного Собрания Санкт-Петербурга о согласии с назначением на должность отдельных должностных лиц исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, в назначении которых на должность принимает участие Законодательное Собрание Санкт-Петербурга в соответствии с Уставом Санкт-Петербурга.

2.4.13. Экземпляр трудового договора (контракта).

2.4.14. Копия приказа (постановления, распоряжения) о назначении (приеме на работу) на должность государственной службы Санкт-Петербурга, копия приказа (постановления, распоряжения) о вступлении в должность лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга.

2.4.15. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, согласно приложению 6 к настоящему Положению.

2.5. В процессе трудовой деятельности лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга к личному делу приобщаются документы в хронологическом порядке по мере их поступления:

2.5.1. Справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе государственного служащего Санкт-Петербурга, принадлежащем ему на праве собственности, являющихся объектами налогообложения (ежегодно).

2.5.2. Типовой договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне, если исполнение обязанностей по должности государственной службы связано с использованием таких сведений.

2.5.3. Аттестационные листы государственного служащего Санкт-Петербурга, прошедшего аттестацию, и отзывы (характеристики) на него.

2.5.4. Копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга.

2.5.5. Копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении квалификационных разрядов.

2.5.6. Копии дипломов, удостоверений и свидетельств о дополнительно полученном образовании, повышении квалификации (переподготовке), присуждении ученых степеней и званий.

2.5.7. Копии документов о поощрении.

2.5.8. Копии решений конкурсной комиссии о результатах конкурса на замещение вакантной должности государственной службы.

2.5.9. Копии приказов (постановлений, распоряжений) о переводе на другую должность и прекращении государственной службы Санкт-Петербурга.

2.5.10. Копии приказов (постановлений, распоряжений) о включении в резерв кадров (или исключении из него) для замещения должностей государственной службы Санкт-Петербурга.

2.5.11. Копия запроса о передаче личного дела государственного служащего Санкт-Петербурга в случае его увольнения или перевода на новое место государственной службы.

2.6. Порядок оформления копий документов, включаемых в личное дело, производится на основании действующей инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга.

Вместо копии приказа (постановления, распоряжения) в личное дело может быть приобщена выписка из него. Выписка делается только после подписания приказа (постановления, распоряжения), в ней указываются слова "Выписка из…", дата подписания приказа (постановления, распоряжения), его номер и заголовок. Затем следует нужная часть текста, после которой указываются наименование должности руководителя, подписавшего подлинник приказа (постановления, распоряжения), его инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок из приказов (постановлений, распоряжений) аналогично заверению копий.

2.7. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дублетные экземпляры и черновики документов).

3. Порядок заполнения документов в личном деле

3.1. Анкета заполняется по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению гражданином, претендующим на государственную должность Санкт-Петербурга, гражданином, поступающим на государственную службу Санкт-Петербурга, собственноручно, разборчиво. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. В предусмотренное место анкеты вклеивается фотография гражданина размером 4х6 см.

3.2. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет (удостоверение личности офицера запаса), документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей аттестационной комиссии о присуждении ученой степени, присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях, другие документы, если это предусмотрено федеральными законами и законами Санкт-Петербурга.

В графе 11 анкеты сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность началась с обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении, в профессионально-техническом училище и т.п., то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т.п. Здесь же указывается местонахождение учреждения, организации, предприятия, где ранее трудился гражданин.

В графе 12 анкеты вначале указывается семейное положение: женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), холост (не замужем), а затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства.

В графе 14 анкеты указываются отношение к воинской обязанности и воинское звание, например: "военнообязанный", "капитан-лейтенант запаса". Здесь же указываются состав (командный, административный, технический, преподавательский и т.п.), а также род войск (например, "Военно-Морской Флот").

Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса, например: ученая степень, ученое звание - "не имею", пребывание за границей - "не был" и т.п.

3.3. Должностное лицо кадровой службы исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, ответственное за ведение личных дел, принимая от поступающего на государственную службу Санкт-Петербурга гражданина анкету, обязано проверить полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами, заверить анкету печатью, подписью и датой.