АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 марта 2021 года N 240-р
О внесении изменений в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р
____________________________________________________________________
Утратил силу с 01.01.2023 на основании распоряжения администрации Владимирской области от 29.12.2022 N 1441-р.
____________________________________________________________________
В соответствии с Законом Владимирской области от 10.12.2001 N 129-ОЗ "О Губернаторе и администрации Владимирской области":
1. Внести в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р "Об инструкции по работе с документами в администрации Владимирской области и иных органах исполнительной власти области" следующие изменения:
1.1. Преамбулу распоряжения изложить в следующей редакции:
"В целях совершенствования работы с документами в администрации области и иных органах исполнительной власти Владимирской области в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, и с учетом отдельных положений приказа Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления":".
1.2. В приложении:
1.2.1. Пункт 1.1 изложить в следующей редакции:
"1.1. Инструкция по работе с документами в администрации Владимирской области и иных органах исполнительной власти области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральными законами и с учетом отдельных положений приказа Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 24.12.2020 N 199, нормативными правовыми актами Владимирской области.".
1.2.2. В абзаце 8 пункта 2.2.4.8.3 слова "- начальник экспертно-аналитического управления администрации области" заменить словами "- директор Департамента регионального развития Владимирской области".
1.2.3. В абзаце 6 пункта 2.2.6 слова "- председателем комитета внутренней политики администрации области;" заменить словами "- директором Департамента региональной политики Владимирской области;".
1.2.4. В пункте 2.3.8:
1.2.4.1. В абзаце 12 слова "- председателем комитета внутренней политики администрации области" заменить словами "- директором Департамента региональной политики Владимирской области".
1.2.4.2. В абзаце 16 слова "- начальником экспертно-аналитического управления в аппарате администрации области" заменить словами "- директором Департамента регионального развития Владимирской области".
1.2.4.3. В абзаце 17 слова "- председателем комитета проектной деятельности администрации области" заменить словами "- директором Департамента регионального развития Владимирской области".
1.2.4.4. Дополнить абзацами 18 - 19 следующего содержания:
"- директором Департамента регионального развития Владимирской области, начальником управления по защите государственной тайны и информации в аппарате администрации области, начальником управления специальных программ в аппарате администрации области по документам, изменяющим структуру и штатное расписание администрации области и органов исполнительной власти области; по реорганизации и ликвидации органов исполнительной власти области и структурных подразделений администрации области;
- председателем комитета государственной и муниципальной службы по документам, изменяющим или определяющим функции и полномочия органов исполнительной власти области и структурных подразделений администрации области;".
1.2.5. В пункте 2.5.3.10 слова "комитетом внутренней политики" заменить словами "Департаментом региональной политики Владимирской области".
1.2.6. В абзаце 2 пункта 2.5.3.11 слова "комитет внутренней политики администрации области" заменить словами "Департамент региональной политики Владимирской области".
1.2.7. Раздел XI изложить в следующей редакции:
"XI. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу на хранение в ГБУ "Государственный архив Владимирской области" в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
11.1. Составление номенклатур дел
11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации области, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Регламентом работы администрации области, положениями о структурных подразделениях администрации области и об органах исполнительной власти области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, документами, образующимися в деятельности администрации области, их видами, составом и содержанием.
11.1.3. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений администрации области (приложение N 21) и сводная номенклатура дел администрации области (приложение N 22).
11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации области составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с управлением по документообороту, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление по документообороту.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление по документообороту администрации области.
11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением по документообороту на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива Владимирской области.
11.1.6. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается начальником управления по документообороту, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) администрации области, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Департамента юстиции Владимирской области и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем аппарата. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Департамента юстиции Владимирской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре администрации области.
11.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел управления по документообороту. Второй используется управлением по документообороту в качестве рабочего. Третий применяется ГБУ "Государственный архив Владимирской области".
11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
11.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации области.
11.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации области являются названия структурных подразделений администрации области. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации области.
11.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации области.
11.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации области цифрового обозначения структурного подразделения администрации области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения администрации области. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений администрации области; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией
