ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 9 декабря 2020 года N 155

Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях

(с изменениями на 12 августа 2021 года)

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2018, N 1, ст.19), пунктом 7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034),

приказываю:

Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях.

Руководитель
А.Н.Артизов

Зарегистрировано

в Министерстве юстиции

Российской Федерации

12 марта 2021 года,

регистрационный N 62735

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального архивного
агентства
от 9 декабря 2020 года N 155

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях

(с изменениями на 12 августа 2021 года)

I. Основные положения

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (далее - Правила) разработаны в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2017, N 25, ст.3596) (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ), пунктом 7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034) (далее - Положение о Федеральном архивном агентстве).

2. Правила разработаны с учетом положений национальных, международных стандартов, определяющих состав, порядок создания, обращения и хранения научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической и программной документации (научно-технической документации) (далее - НТД) на бумажных и электронных носителях.

3. Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.

4. По решению негосударственных организаций, в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками, разработчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правилам могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования НТД.

5. Правила устанавливают единый порядок организации комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД, а также отнесения ее к составу Архивного фонда Российской Федерации по результатам проведения экспертизы ценности для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций.

_______________

Часть 1 статьи 6 Федерального закона N 125-ФЗ.

6. Организация хранения, комплектования, учета и использования НТД, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, другие виды тайн, персональные данные или иные сведения конфиденциального характера, осуществляется с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.

7. Государственные органы, органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов и внутригородских районов, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы, в том числе специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы) и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 19 сентября 2021 года приказом Росархива от 12 августа 2021 года N 72. - См. предыдущую редакцию)

_______________

Сноска исключена с 19 сентября 2021 года - приказ Росархива от 12 августа 2021 года N 72. - См. предыдущую редакцию.

8. Государственные организации, государственные корпорации и муниципальные организации обязаны обеспечивать сохранность НТД в течение установленных сроков хранения. В этих целях указанные организации вправе создавать архивы, технические архивы.

_______________

Часть 1 статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ.

Часть 2 статьи 13 Федерального закона N 125-ФЗ.

9. Организации вправе осуществлять комплектование, учет, хранение, обращение и использование НТД с использованием информационной системы, предназначенной для хранения электронных архивных документов, соответствующей техническим требованиям к информационным системам электронного документооборота, к информационной безопасности и функциональным требованиям к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.

_______________

Пункт 4.34 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2018, регистрационный N 38830) (далее - Правила, утвержденные приказом N 526).

Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. N 221 (зарегистрирован Минюстом России 15.11.2011, регистрационный N 22304).

Требования по обеспечению безопасности значимых объектов критической информационной инфраструктуры Российской Федерации, утвержденные приказом ФСТЭК России от 25 декабря 2017 г. N 239 (зарегистрирован Минюстом России 26.03.2018, регистрационный N 50524).

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственного органа, утвержденные приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 (зарегистрирован Минюстом России 20.10.2020, регистрационный N 60484) (далее - Типовые требования).

10. Задачи и функции архива, технического архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

_______________

Пункт 4 Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. N 42 (зарегистрирован Минюстом России 15 августа 2018 г., регистрационный N 51895).

II. Организации комплектования, учета, хранения, и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД

11. Подлинники НТД хранятся в организациях, выступающих государственными или муниципальными заказчиками в соответствии с условиями договоров (соглашений) между организациями.

12. НТД включается в состав архивного фонда органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее - орган), подлежит хранению в архиве (техническом архиве) органа в течение сроков хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями с указанием сроков хранения.

_______________

Пункты 2.3, 2.6 Правил, утвержденных приказом N 526.

Часть 1 статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ.

13. НТД поступает в архив органа на основании и в соответствии с договором (государственным, муниципальным контрактом), заключенным между государственным (муниципальным) заказчиком и исполнителем, подрядчиком на ее изготовление после подписания акта приема-сдачи выполненных работ.

14. Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение. К передаваемым документам прикладываются копия договора (государственного, муниципального контракта), а также копия акта приема-сдачи выполненных работ.

15. В процессе приема документов на хранение архив проверяет полноту комплекта передаваемых на хранение документов в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостями, спецификациями изделий, ведомостями электронных документов, или с описями, актами, в которых перечислены сдаваемые на хранение документы, проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, инвентарных номеров, а также пригодность НТД для дальнейшего хранения.

При приеме электронных документов дополнительно проверяется наличие аналогов собственноручных подписей, в том числе информационно-удостоверяющих листов электронных документов, электронных подписей.

16. Поступившая на хранение в архив НТД подлежит учету. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов.

17. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы, установленные Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, а также пунктом 49 Правил.

_______________

Пункты 3.5 и 3.6 Правил, утвержденных приказом N 526.

18. Книга (журнал) учета поступления и выбытия НТД на бумажном или в электронном виде включает следующие обязательные реквизиты дел (документов):

инвентарный (архивный) номер;

дата регистрации;

номер и дата договора (контракта);

автор (разработчик) документа;

обозначение документа;

наименование документа;

число листов для документов на бумажном носителе;

количество файлов и объем в Мб для электронных документов;

формат;

основание поступления документов в архив;

количество изготовленных копий;

дата выбытия документа;

основание выбытия документа.

19. Единицей хранения НТД является учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том, альбом или папку, которая может содержать один или несколько документов, имеющих разные обозначения.

20. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.

_______________

Пункт 3.4 Правил, утвержденных приказом N 526.

21. Единицы хранения в пределах фонда подлежат систематизации. При проведении систематизации учитывается: видовой, хронологический, предметно-тематический, объектный, географический признаки.

_______________

Пункт 2.9 Правил, утвержденных приказом N 526.

22. Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии, а также соблюдению требований к зданиям, помещениям, в которых обеспечивается хранение НТД, используемому оборудованию, нормативным режимам хранения документов на различных носителях, обеспечению сохранности документов при чрезвычайных ситуациях, перемещению документов и устанавливается правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.