29. Делопроизводство при совершении нотариальных действий ведется должностными лицами местного самоуправления в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78 (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2014, регистрационный N 32095), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 21.12.2016 N 297 (зарегистрирован Минюстом России 22.12.2016, регистрационный N 44883), от 17.04.2018 N 69 (зарегистрирован Минюстом России 20.04.2018, регистрационный N 50841), от 05.07.2019 N 133 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55246).
30. Делопроизводство при совершении нотариальных действий ведется должностными лицами местного самоуправления на государственном языке Российской Федерации - русском языке. В случае, если в республике в составе Российской Федерации в соответствии с частью 2 статьи 68 Конституции Российской Федерации установлен свой государственный язык, делопроизводство при совершении нотариальных действий наряду с государственным языком Российской Федерации ведется на государственном языке республики.
В случае, если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется делопроизводство при совершении нотариальных действий, тексты оформленных документов должны быть переведены ему лицом, совершающим нотариальное действие, или переводчиком.
31. При совершении нотариального действия должностным лицом местного самоуправления на документы проставляются собственноручная подпись указанного лица и оттиск печати.
Для совершения нотариальных действий с электронными документами, передачи сведений в единую информационную систему нотариата должностные лица местного самоуправления используют усиленную квалифицированную электронную подпись, созданную в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ.
32. Орган, в котором работает должностное лицо местного самоуправления, удостоверившее доверенность, должен направлять сведения об удостоверении или отмене доверенности в нотариальную палату соответствующего субъекта Российской Федерации в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью отправителя, в течение пяти рабочих дней со дня совершения нотариального действия для их внесения в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата в соответствии с Порядком направления в нотариальную палату субъекта Российской Федерации сведений об удостоверении или отмене доверенности органом местного самоуправления, должностное лицо которого удостоверило доверенность, утвержденным приказом Минюста России от 07.02.2020 N 14 (зарегистрирован Минюстом России 12.02.2020, регистрационный N 57476), и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденным приказом Минюста России от 17.06.2014 N 129 (зарегистрирован Минюстом России 18.06.2014, регистрационный N 32716), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 29.06.2015 N 159 (зарегистрирован Минюстом России 30.06.2015, регистрационный N 37821), от 28.12.2016 N 323 (зарегистрирован Минюстом России 30.12.2016, регистрационный N 45075), от 28.04.2017 N 69 (зарегистрирован Минюстом России 15.05.2017, регистрационный N 46736), от 21.12.2017 N 267 (зарегистрирован Минюстом России 26.12.2017, регистрационный N 49457), от 29.06.2018 N 137 (зарегистрирован Минюстом России 09.07.2018, регистрационный N 51568), от 28.06.2019 N 125 (зарегистрирован Минюстом России 04.07.2019, регистрационный N 55152), от 07.02.2020 N 13 (зарегистрирован Минюстом России 12.02.2020, регистрационный N 57474).
33. Все нотариальные действия, совершаемые должностными лицами местного самоуправления, регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий (далее - реестр), форма которого утверждена приказом Минюста России N 313 (форма N 1.1).
В наименовании реестра вместо слова "нотариуса" указываются слова "должностных лиц местного самоуправления", фамилия, имя, отчество должностного лица местного самоуправления не указываются.
Вместо наименования государственной нотариальной конторы или нотариального округа указывается наименование поселения или расположенного на межселеннои территории населенного пункта, населенного пункта, входящего в состав территории муниципального округа, городского округа, но не являющегося его административным центром, и соответствующего муниципального или городского округа. Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых должностным лицом местного самоуправления свидетельствах и в удостоверительных надписях.
Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Запись о количестве листов должна быть заверена подписью главы местной администрации соответствующего муниципального образования, в случае, предусмотренном абзацем пятым пункта 2 Инструкции, - подписью главы поселения и оттиском печати.
Регистрация нотариального действия в реестре производится должностным лицом местного самоуправления шариковой ручкой, аккуратно и разборчиво, с использованием красителей синего, голубого или фиолетового цвета и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ им подписаны. При внесении записи в реестр допустимы общепринятые сокращения слов. Использование мастичного штампа для заполнения реестра допускается только в целях указания даты совершенного нотариального действия.
Запись карандашом и подчистки в реестре не допускаются. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются.
Допускается внесение в реестр поправок (дописок, приписок, исправлений), в обязательном порядке оговариваемых. Поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде, при этом не допускается использование корректирующей краски. Поправки заверяются подписью должностного лица местного самоуправления с проставлением даты и оттиска печати.
34. Должностные лица местного самоуправления обязаны выдавать выписки из реестра по письменному заявлению лиц, от имени или по поручению которых были совершены эти действия, в том числе если такие лица не зарегистрированы по месту жительства или месту пребывания в поселении, муниципальном, городском округе или расположенном на межселенной территории населенном пункте на дату получения выписки, по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами, а также по требованию судебных приставов-исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов, по запросам органа, осуществляющего государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в связи с государственной регистрацией и нотариусов в связи с совершаемыми нотариальными действиями.
35. Экземпляры нотариально удостоверенных завещаний (до 01.09.2019) договоров о передаче наследственного имущества на хранение (до 01.09.2019), актов описи наследственного имущества, документов по принятию мер по управлению наследственным имуществом, в том числе экземпляры договоров доверительного управления (до 01.09.2019), выдаваемые свидетельства хранятся в соответствующих делах органа местного самоуправления. По просьбе лиц, обратившихся за удостоверением доверенностей, в делах органа местного самоуправления хранятся также предоставленные ими экземпляры нотариально удостоверенных доверенностей.
Документы, на основании которых совершены нотариальные действия, приобщаются к оставляемым в делах органа местного самоуправления экземплярам доверенностей, к актам описи имущества. При невозможности оставления подлинных документов (например, доверенности, выданной с правом передоверия) в делах органа местного самоуправления остаются копии этих документов. На копии документа должностное лицо местного самоуправления делает отметку: "С подлинным верно" и собственноручно проставляет подпись.
Документы, удостоверяющие личность обратившихся за совершением нотариальных действий лиц, их представителей или представителей юридических лиц, свидетелей, рукоприкладчика, а также переводчика или сурдопереводчика, возвращаются представившим их лицам без оставления копий, при этом в реестре записываются наименование документа, его серия и номер, дата выдачи, а также наименование органа, выдавшего документ.
36. В случае утраты лицом документов, удостоверенных должностным лицом местного самоуправления, от имени или по поручению которого совершалось нотариальное оформление документов, экземпляры которых хранятся в делах органа местного самоуправления, по письменным заявлениям такого лица, его представителя или правопреемника, в том числе если они не зарегистрированы по месту жительства или месту пребывания в соответствующем муниципальном образовании на дату получения дубликата, должностными лицами местного самоуправления выдаются дубликаты утраченных документов.
Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований пункта 5 Инструкции. Дубликат документа должен содержать весь текст документа, включая имеющуюся на документе удостоверительную надпись.
На дубликате совершается удостоверительная надпись по форме N 2.13, утвержденной приказом Минюста России N 313.
Дубликат завещания (удостоверенного до 01.09.2019) может быть выдан завещателю, а после его смерти - любому из указанных в завещании наследников по представлению наследником свидетельства о смерти завещателя, в том числе если они не зарегистрированы по месту жительства или месту пребывания в поселении или расположенном на межселенной территории населенном пункте на дату выдачи дубликата завещания. В случае смерти наследника, который был указан в завещании, дубликат завещания может быть выдан его наследнику, к которому перешло право на принятие наследства (наследственная трансмиссия), а также любому из отказополучателей или исполнителю завещания при представлении свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника, после которого он наследует, в том числе если они не зарегистрированы по месту жительства или месту пребывания в поселении или расположенном на межселенной территории населенном пункте на дату выдачи дубликата завещания.
37. Нотариальные действия совершаются в помещении местной администрации органа местного самоуправления или в случае, предусмотренном абзацем пятым пункта 2 Инструкции, - в соответствующем помещении главы поселения.
Нотариальные действия могут быть совершены вне указанных помещений в исключительных случаях, если граждане, для которых они совершаются, в связи с тяжелой болезнью, инвалидностью или по другой уважительной причине не могут явиться в соответствующее помещение. В случае, если нотариальные действия совершаются вне помещения, то в удостоверительной надписи на документе и в реестре записывается место совершения нотариального действия с указанием адреса.
38. Должностные лица местного самоуправления не вправе для совершения нотариальных действий выезжать за пределы территории поселения, муниципального, городского округа или муниципального района, в местной администрации которого они работают.