13.2. Подготовка и передача документов в комитет по архивному делу
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.02.2020 N 70)
13.2.1. В комитет по архивному делу передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.02.2020 N 70)
13.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в комитет по архивному делу в упорядоченном состоянии после истечения пятилетнего срока их хранения.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.02.2020 N 70)
13.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в комитет по архивному делу не подлежат. Они хранятся в органах Администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с обязательным составлением акта. Акт о выделении дел к уничтожению составляется по форме (приложение 42 к настоящей Инструкции по ДОУ).
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.02.2020 N 70)
13.2.4. Передача дел в комитет по архивному делу осуществляется по графику, составленному комитетом по архивному делу и утвержденному руководителем административного департамента.
(в ред. распоряжений Администрации города Тюмени от 27.07.2018 N 554, от 30.07.2019 N 613, от 03.02.2020 N 70, от 27.08.2021 N 695)
13.2.5. В период подготовки к передаче дел в комитет по архивному делу органами Администрации города сотрудником комитета по архивному делу предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники органа Администрации города обязаны устранить.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.02.2020 N 70)
13.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником комитета по архивному делу в присутствии работника органа Администрации города по сдаточным описям. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи председателя комитета по архивному делу и лица, передавшего дела.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.02.2020 N 70)
Вместе с делами в комитет по архивному делу передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.