1.1. Настоящая Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени (далее - Инструкция по ДОУ) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 (далее - Правила делопроизводства), и устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Администрации города Тюмени (далее - Администрация города), территориальных, отраслевых (функциональных) органах Администрации города (далее - органы Администрации города).
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.06.2020 N 442)
Положения настоящей Инструкции по ДОУ распространяются на муниципальные казенные учреждения города Тюмени. Муниципальные казенные учреждения могут разрабатывать документы, регулирующие вопросы документационного обеспечения учреждения, не противоречащие действующему законодательству и настоящей Инструкции по ДОУ.
Особенности работы с документами с грифом "Для служебного пользования" установлены распоряжением Администрации города Тюмени от 10.02.2014 N 61-рк "Об утверждении Положения о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени".
Инструкция по ДОУ применяется к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. При наличии специальных нормативных правовых актов, регулирующих работу с указанными документами, их подготовку к передаче на архивное хранение, применяются положения специальных нормативных правовых актов.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.06.2020 N 442)
Особенности оформления и выдачи доверенностей регулируется главой 14 Регламента Администрации города Тюмени (приложение 1 к настоящему распоряжению).
Порядок подготовки муниципальных правовых актов Администрации города регулируется Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города (приложение 4 к настоящему распоряжению).
Особенности организации договорной работы в Администрации города и в органах Администрации города при заключении договоров (соглашений) от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города, а также дополнительных соглашений к указанным договорам, изменяющих их условия или прекращающих их действие, определены Инструкцией по организации договорной работы в Администрации города Тюмени (приложение 5 к настоящему распоряжению).
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.02.2020 N 70)
Положения Инструкции по ДОУ распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Система электронного делопроизводства и документооборота (далее - СЭДД), применяемая в Администрации города, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции по ДОУ.
Техническое обеспечение работоспособности СЭДД в соответствии с требованиями муниципальных правовых актов осуществляет муниципальное казенное учреждение "Комитет по информатизации города Тюмени.
Документооборот и делопроизводство при предоставлении муниципальных и государственных услуг (выполнении функций) в органах Администрации города, муниципальных казенных учреждениях может осуществляться в государственных или муниципальных информационных системах (далее - ВИС). В этом случаи документооборот и делопроизводство ведется исключительно в ВИС без дублирования в СЭДД и такие информационные системы приравниваются к системе электронного делопроизводства и документооборота Администрации города. В указанных информационных системах в автоматическом режиме может осуществляться регистрация входящих и исходящих документов, направление межведомственных запросов и получение ответов на них, подготовка результатов рассмотрения входящих документов и могут выполняться иные действия в пределах функциональных возможностей системы. Документооборот и делопроизводство в ВИС осуществляется с особенностями, обусловленными нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление соответствующей муниципальной и государственной услуги (выполнение функции), использование ВИС, и функциональными возможностями ВИС. О применении таких ВИС при ведении документооборота и делопроизводства издается приказ руководителя органа Администрации города (муниципального казенного учреждения), в котором указываются: наименование ВИС, наименование муниципальной или государственной услуги (функции), при предоставлении (выполнении) которой документооборот и делопроизводство будет вестись в ВИС, перечень действий по документообороту и делопроизводству, которые будут осуществляться в ВИС. Копия такого приказа в течение 5 рабочих дней со дня издания направляется в управление по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города (далее - управление по обращениям граждан и делопроизводству).