МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 7 августа 2013 года N 300

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации

(с изменениями на 1 июля 2024 года)

В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации.

2. Приказ Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 23 марта 2007 года N 175 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Минсельхозе России" признать утратившим силу.

Министр
Н.В.Федоров

УТВЕРЖДЕНА
приказом Минсельхоза России
от 7 августа 2013 года N 300

     

Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации

(с изменениями на 1 июля 2024 года)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Министерство) документов и является обязательной для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) Министерства.

1.3. В Министерстве делопроизводство организуется и ведется в соответствии с положениями Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 года N 452, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76 (далее - Методические рекомендации), Регламента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Регламент Министерства).

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее - СЭДО).

1.5. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использования атомной энергии (далее - Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233, и регулируется специальными нормативными актами Министерства.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в департаментах и отделах Министерства (далее - департаменты) осуществляется Департаментом аппарата Министра (далее - Аппарат) в соответствии с Положением о Департаменте аппарата Министра.

(Пункт  в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в департаментах и отделах возлагается на директоров департаментов и начальников отделов (далее - директора департаментов).

(Пункт  в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)

1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в департаментах Министерства осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенными приказами руководства Министерства. Права и обязанности данных работников определяются их должностными регламентами.

1.9. Аппарат периодически организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства и о результатах докладывает руководству Министерства.

(Пункт  в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)

1.10. Документы, оформленные на бланках Министерства установленного образца, подписываются руководством Министерства. Все документы за подписью руководства Министерства регистрируются и направляются адресатам только через Аппарат.

(Абзац  в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)

Документы, оформленные на бланках департаментов установленного образца, подписываются руководством департаментов в пределах их компетенции. Документы за подписью руководства департаментов подлежат регистрации в департаментах и отправляются через Аппарат.

(Абзац  в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)

1.11. Переписка между департаментами по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены в оперативном порядке, не допускается.

1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, в случае увольнения и перемещения по службе работники Министерства передают документы по указанию соответствующего руководителя другим работникам через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах Министерства. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту. Назначенные на должность гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах, должны в 3-дневный срок с момента назначения на должность пройти инструктаж по работе с документами в Аппарате.

(Пункт  в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)

II. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

оформление документа - представление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой, в соответствии с установленным порядком, проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

пометка "Для служебного пользования" - отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности Министерства, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходимостью;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

служба делопроизводства - Аппарат Министерства, на который возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах Министерства.

(Абзац  в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)

III. Создание документов в Министерстве

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

В Министерстве используются следующие виды бланков:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк протокола;

бланк письма Министерства;

бланк письма Министра;

бланк письма первого заместителя Министра;

бланк письма заместителя Министра;

бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра;

бланк письма департамента;

общий бланк письма Министерства;

общий двусторонний бланк письма Министерства.

Бланки документов Министерства разработаны на основе углового и продольного вариантов расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Состав реквизитов для каждого вида бланков:

для бланка приказа, распоряжения, протокола:

Государственный герб Российской Федерации;

полное наименование Министерства;

сокращенное наименование Министерства;

вид документа;