1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Главного государственно-правового управления Омской области (далее - Главное управление) документов.
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 (далее - Регламент Правительства Омской области).
(в ред. Приказов Главного государственно-правового управления Омской области от 21.12.2018 N 26п/1, от 15.04.2021 N 6п/1, от 04.12.2023 N 17п/1)
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая создание, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с применением информационных технологий.
(в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 21.12.2018 N 26п/1)
4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.
Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Главного управления осуществляются работниками общего отдела управления организации деятельности Главного управления (далее - общий отдел Главного управления).
6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Главного управления, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Главного управления.
7. Организация работы с документами в делопроизводстве Главного управления представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Главного управления в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.
8. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
1) поступающие документы:
- документы, поступающие в Главное управление от юридических или физических лиц;
- документы, поступающие в управление записи актов гражданского состояния Главного управления (далее - управление ЗАГС), в том числе в муниципальные районы Омской области (далее - управление ЗАГС в муниципальном районе Омской области), в Кировский отдел управления ЗАГС, Ленинский отдел управления ЗАГС, Октябрьский отдел управления ЗАГС, Омский отдел управления ЗАГС, Советский отдел управления ЗАГС, Центральный отдел управления ЗАГС, отдел объединенного архива города Омска управления ЗАГС (далее - отделы управления ЗАГС);