1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее также - органы исполнительной власти края и край соответственно), носит рекомендательный характер и используется при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р (далее - Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края). (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота.
Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в органе исполнительной власти края, должны обеспечивать выполнение требований Индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах исполнительной власти края осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя ответственным за делопроизводство (далее - служба делопроизводства).
1.5. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней; должностные обязанности специалистов службы делопроизводства и специалистов, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти края, устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
1.6. Органы исполнительной власти края организуют и ведут делопроизводство на основе Индивидуальных инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти края, регламентов органов исполнительной власти края, других нормативно-методических документов.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края утверждаются руководителями органов исполнительной власти края после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела (далее - ЭПМК). (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Индивидуальной инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края порядка работы с документами в органах исполнительной власти края возлагается на их руководителей.
1.8. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.9. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.
1.10. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти края.
1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти края.
1.12. Пункт утратил силу - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию.
1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе специалисты обязаны передать все находящиеся у них документы специалисту, ответственному за делопроизводство, или другому специалисту по указанию руководителя; при увольнении или переводе по службе специалиста передача документов и дел осуществляется по акту. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).