АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 15 июня 2010 года N 34

Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области"

{Утратил силу: Приказом от 26.06.2012 N 25}

(Текст изменен)

{Изменено: Приказом от 19.08.2011 N 24}

В связи с изменением структуры архивного отдела администрации Магаданской области в соответствии с постановлением администрации Магаданской области от 24.09.2009 N 475-па "О создании областного государственного учреждения "Государственный архив Магаданской области", в целях приведения нормативных актов в соответствие с действующим законодательством приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению архивным отделом государственной услуги "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области".

2. Признать утратившим силу приказ архивного отдела администрации Магаданской области от 12.11.2008 N 36 "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных нормативных правовых актов организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области".

3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.

4. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. начальника отдела Т.М.Романова

УТВЕРЖДЕН

приказом архивного отдела

администрации Магаданской

области

от 15.06.2010 N 34

Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области"

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

1. Государственной услугой является согласование положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения, по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области (далее - организаций), государственных архивов, архивных отделов администраций муниципальных районов области.

Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги

2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

? Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

? Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007 N 9059;

? Постановлением администрации Магаданской области от 30.12.2009 N 715-па "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Магаданской области";

? Приказом архивного отдела администрации Магаданской области от 01.04.2010 N 18 "Об утверждении Положения об экспертно-проверочной методической комиссии при архивном отделе администрации Магаданской области";

? Приказом архивного отдела администрации Магаданской области от 01.04.2010 N 19 "Об утверждении Регламента работы экспертно-проверочной методической комиссии при архивном отделе администрации Магаданской области";

? Приказом архивного отдела администрации Магаданской области от 21.12.2009 N 39 "Об утверждении Положения о порядке досудебного обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг".

Орган по предоставлению государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги осуществляется архивным отделом администрации Магаданской области (далее – архивный отдел). Технологическое обеспечение государственной услуги осуществляется экспертно-проверочной методической комиссией при архивном отделе (далее – ЭПМК), в состав которой входят: председатель, секретарь, члены ЭПМК из числа специалистов архивного отдела, областного государственного учреждения "Государственный архив Магаданской области" (далее – ОГУ "ГАМО").

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

4. Предоставление государственной услуги предполагает осуществление следующих административных процедур: прием и регистрация документов, поступивших от организаций, государственных архивов, архивных отделов администраций муниципальных районов области и передача их на исполнение; подготовка заключения на представленные документы к согласованию (утверждению), рассмотрение заключения на заседании ЭПМК, согласование (утверждение).

Порядок информирования о государственной услуге

5. Получение сведений.

5.1. Сведения о месте нахождения и графике работы архивного отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте архивного отдела www.magadanarchive.ru.

5.2. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр-т К. Маркса, д. 60.

Справочные телефоны: (413-2) 65-40-93, 65-13-99;

5.3. Место нахождения ОГУ "ГАМО" и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр-т К. Маркса, д. 60.

Справочный телефон: (413-2) 65-10-71;

5.4. Электронный адрес архивного отдела: magadanarchive@mail.ru.

5.5. Факс: (413-2) 65-13-99.

5.6. График работы архивного отдела:

понедельник - четверг - 9.00 - 17.45

пятница - 9.00 - 17.30

суббота - воскресенье - выходные дни.

График работы ОГУ "ГАМО":

понедельник – четверг - 9.00 – 17.00

пятница - 9.00 - 16.45

Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

0 по телефону;

0 по письменным обращениям;

0 по электронной почте;

0 посредством личного обращения представителя организации;

0 на официальном сайте архивного отдела.

6.1. Информирование представителей организаций по телефону осуществляется сотрудниками архивного отдела и ОГУ "ГАМО" по справочным телефонам в соответствии с графиками работы архивного отдела и ОГУ "ГАМО". Сотрудники дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления государственной услуги.

6.2. Информирование представителей организаций при личном обращении осуществляется сотрудниками архивного отдела и ОГУ "ГАМО" на рабочих местах в соответствии с графиками работы.

Сотрудники архивного отдела и ОГУ "ГАМО", ответственные за прием, обязаны принять представителя организации в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя организации на другой день или другое время.

В день назначенной встречи сотрудник архивного отдела или ОГУ "ГАМО" обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования представителю организации для осуществления информирования о предоставлении государственной услуги.

6.3. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям организаций ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес организации или представителя организации – получателя государственной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

6.4. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес представителя организации в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Результат предоставления государственной услуги

7. Конечным результатом предоставления государственной услуги организациям, государственным архивам, архивным отделам администраций муниципальных районов области является:

7.1. Решение ЭПМК:

о согласовании положений об экспертной комиссии организации, архиве организации, инструкции по делопроизводству, описей дел по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений области, оформленные с учетом требований постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009 N 25, ст. 3060) в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

об утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении дел к уничтожению – в виде грифа утверждения, расположенного ниже реквизита "Подпись" в правой части последнего листа или в верхней правой части первого листа описи (для описей дел постоянного хранения, составленных в архиве) в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

7.2. Решение ЭПМК об отказе согласования (утверждения) (возвращении на доработку) документов по архивному делу и делопроизводству, оформленного в виде выписки из протокола заседания ЭПМК.

Описание получателя государственной услуги

8. Получателями государственной услуги являются организации – источники комплектования архивных учреждений Магаданской области, государственные архивы, архивные отделы администраций муниципальных районов области, иные организации.

Перечень представляемых документов

9. Для получения государственной услуги организации, государственные архивы, архивные отделы администраций муниципальных районов области, организации представляют в архивный отдел с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, проекты документов и по делопроизводству и архивному делу, требующих согласования (утверждения), включая:

проекты списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, в том числе источников комплектования научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документацией государственной, муниципальной, частной и иных форм собственности, изменения и дополнения к спискам;

методические рекомендации, пособия и другие материалы по результатам исследований вопросов экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций;

примерные перечни документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы области, изменения и дополнения к перечням;

перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение от организаций – источников комплектования;

предложения архивных и других организаций по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения;

спорные вопросы экспертизы ценности и фондирования документов организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Магаданской области;

описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации;

описи дел по личному составу;

номенклатуры дел организаций;

акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПК;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

документы на снятие с учета неисправимо поврежденных документов Архивного фонда Российской Федерации;

документы для снятия с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны;

инструкции по делопроизводству организаций;

положения об экспертных комиссиях организаций;

положения об архивах организаций;

списки фондов, предположительно содержащих особо ценные документы, описи и номерники особо ценных документов, хранящихся в ОГУ "ГАМО", муниципальных архивах, архивах организаций – источников комплектования;

листы учета и описания уникальных документов ОГУ "ГАМО", муниципальных архивов области, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.