АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 26 июня 2012 года N 25
Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области"
(Текст изменен)
{Изменен. Приказом от 30.07.2012 N 30}
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением администрации Магаданской области от 16 декабря 2010 г. N 710-па "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг в Магаданской области" приказываю:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению архивным отделом государственной услуги "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области" в новой редакции.
2. Признать утратившим силу приказ архивного отдела администрации Магаданской области от 15.06.2010 N 34 "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области".
3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
5. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.
И.о.начальника отдела
Т.М.Романова
УТВЕРЖДЕН
приказом
архивного отдела
администрации Магаданской
области
от 26.06.2012 N 25
Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области"
I. Общие положения
Предмет регулирования Административного регламента.
Предметом регулирования настоящего административного регламента являются правоотношения, возникающие между организациями – источниками комплектования архивных учреждений Магаданской области и архивным отделом администрации Магаданской области, связанные с предоставлением государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу.
Административный регламент разработан в целях повышения качества, открытости и доступности предоставления государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги, а также определяет стандарт предоставления государственной услуги, в том числе сроки и последовательность административных процедур при предоставлении государственной услуги.
Круг заявителей
2. Заявителями государственной услуги являются: организации – источники комплектования архивных учреждений Магаданской области, государственные архивы, архивные отделы администраций муниципальных районов области, иные организации.
Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги
3. Государственная услуга по организации информационного обеспечения пользователей предоставляется архивным отделом администрации Магаданской области.
4.Место нахождения архивного отдела администрации Магаданской области и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр.К.Маркса, 60.
5. Электронный адрес: magadanarchive@mail.ru,
сайт архивного отдела: www.magadanarchive.ru.
6. Справочные телефоны: тел: (8-4132) 65-40-93 тел./ факс – 65-13-99.
7. Прием документов от организаций осуществляется по рабочим дням с 9.00 до 12.30, с 14.00 до 17.30.
8. Место нахождения областного государственного казенного учреждения "Государственный архив Магаданской области" и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. К.Маркса, 60.
Справочные телефоны: тел.: (8-413) 65-10-71.
Прием представителей организаций осуществляется ежедневно с понедельника по четверг: с 9.00 до 13.00, с 13.45 до 17.00. В пятницу прием осуществляется с 9.00 до 13.00, с 13.45 до 16.45.
9. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится при личном обращении, по письменным обращениям, по телефону, по электронной почте, на информационном стенде архивного отдела, посредством использования сведений, размещенных в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте архивного отдела администрации Магаданской области (www.magadanarchive.ru), в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru), в региональной информационной системе "Портал государственных услуг (функций) Магаданской области" (www.pgu.magadan.ru).
10. При консультировании представителей организаций по телефону должностные лица архивного отдела и ОГКУ "ГАМО" дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления государственной услуги.
11. Информирование представителей организаций при личном обращении осуществляется сотрудниками архивного отдела и ОГКУ "ГАМО" на рабочих местах в соответствии с графиками работы.
Сотрудники архивного отдела и ОГКУ "ГАМО", ответственные за прием, обязаны принять представителя организации в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя организации на другой день или другое время.
В день назначенной встречи сотрудник архивного отдела или ОГКУ "ГАМО" обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования представителю организации для осуществления информирования о предоставлении государственной услуги.
12. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям организаций ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес организации или представителя организации – получателя государственной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
13. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес представителя организации в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
14. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся представителей организаций по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти области, в который позвонил представитель организации, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся представителю организации, должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
15. На информационных стендах размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию государственной услуги;
- извлечения из текста настоящего административного регламента;
- образцы оформления документов, необходимых для оказания государственной услуги;
- схема размещения специалистов и режим приема ими представителей организаций;
- порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги;
- порядок обжалования решений, действий и бездействия специалистов, ответственных за предоставление государственной услуги.
16. На официальном сайте архивного отдела администрации Магаданской области размещается следующая информация:
- месторасположение архивного отдела администрации Магаданской области, график приема должностными лицами архивного отдела, номера телефонов для получения информации по процедуре предоставления государственной услуги, адрес электронной почты архивного отдела;
- краткие сведения о порядке предоставления государственной услуги;
- текст настоящего административного регламента;
- извлечения из законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги.
17. На Едином портале государственных и муниципальных услуг размещаются:
- порядок предоставления государственной услуги;
- адрес официального сайта архивного отдела;
- почтовый адрес, по которому осуществляется прием запросов о предоставлении государственной услуги архивным отделом;
- сведения о телефонных номерах для получения информации о предоставляемой государственной услуге;
- нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги;
- текст административного регламента с приложениями;
- график работы архивного отдела;
- порядок получения консультаций;
- порядок обжалования решений, действий, бездействия должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги.
II. Стандарт предоставления государственной услуги Наименование государственной услуги
18. Государственной услугой является согласование положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения, по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области (далее - организаций), государственных архивов, архивных отделов администраций муниципальных районов области.
Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу
19. Предоставление государственной услуги осуществляется архивным отделом администрации Магаданской области (далее – архивный отдел).
Технологическое обеспечение государственной услуги осуществляется экспертно-проверочной методической комиссией при архивном отделе (далее – ЭПМК), в состав которой входят: председатель, секретарь, члены ЭПМК из числа специалистов архивного отдела, областного государственного казенного учреждения "Государственный архив Магаданской области" (далее – ОГКУ "ГАМО").
20. При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя государственной услуги действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативным правовым актом Магаданской области.
Результат предоставления государственной услуги
21. Конечным результатом предоставления государственной услуги организациям, государственным архивам, архивным отделам администраций муниципальных районов области является:
21.1. Решение ЭПМК:
- о согласовании положений об экспертной комиссии организации, архиве организации, инструкции по делопроизводству, описей дел по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений области, оформленные с учетом требований постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009 N 25, ст. 3060) в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;
- об утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении дел к уничтожению – в виде грифа утверждения, расположенного ниже реквизита "Подпись" в правой части последнего листа или в верхней правой части первого листа описи (для описей дел постоянного хранения, составленных в архиве) в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
21.2. Решение ЭПМК об отказе согласования (утверждения) (возвращении на доработку) документов по архивному делу и делопроизводству, оформленного в виде выписки из протокола заседания ЭПМК.
Срок предоставления государственной услуги
22.Предоставление государственной услуги осуществляется по запросу организации - получателя государственной услуги в течение 30 дней со дня поступления запроса в архивный отдел, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе.
Информация о сроке завершения рассмотрения представленных организацией документов сообщается при их приеме на рассмотрение, а в случае сокращения срока – по указанному в сопроводительном письме телефону или электронной почте.
Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги
23. Предоставление государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения, по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области, государственных архивов, архивных отделов администраций муниципальных районов области осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
· Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (в редакции от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253); 2010, N 19, ст.2291; N 31, ст.4196);
