ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
ПРИКАЗ
от 5 сентября 2014 года N П/426
Об утверждении Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел
(с изменениями на 6 августа 2018 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Росреестра от 4 августа 2021 года N П/0342
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Росреестра от 8 октября 2014 года N П/472;
приказом Росреестра от 6 августа 2018 года N П/0322.
____________________________________________________________________
В целях реализации плана мероприятий ("дорожной карты") "Повышение качества государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета недвижимого имущества и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним", утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.12.2012 N 2236-р, федеральной целевой программы "Развитие единой государственной системы регистрации прав и кадастрового учета недвижимости (2014-2019 годы), утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 10.10.2013 N 903 (далее - Программа), а также оптимизации деятельности Росреестра, его территориальных органов и подведомственных учреждений по хранению архивных документов и предоставлению государственных услуг
приказываю:
1. Утвердить:
Стратегию архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел согласно приложению N 1;
план мероприятий по реализации Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел согласно приложению N 2.
2. Установить, что реализация мероприятий Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел в части перевода в электронный вид документов по государственной регистрации прав и государственному кадастровому учету осуществляется в рамках мероприятия Программы "Проведение работ по перекомплектованию и переводу в электронную форму правоустанавливающих документов и кадастровых дел".
3. Определить территориальные органы Росреестра и филиалы ФГБУ "ФКП Росреестра" по республикам Башкортостан, Татарстан, Марий Эл, Чувашской Республике, Алтайскому, Краснодарскому, Красноярскому краям, Владимирской, Иркутской, Калужской, Липецкой, Новосибирской, Ростовской, Самарской, Свердловской, Тверской, Ульяновской, Челябинской областям в качестве пилотных для целей проведения работ по перекомплектованию и переводу в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел.
4. На пилотные проекты по перекомплектованию и переводу в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел (реестровых дел), осуществляемые соответствии с распорядительными актами Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, действие Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел не распространяется.
(Пункт дополнительно включен приказом Росреестра от 6 августа 2018 года N П/0322)
____________________________________________________________________
Пункт 4 предыдущей редакции считается пунктом 5 настоящей редакции - приказ Росреестра от 6 августа 2018 года N П/0322.
____________________________________________________________________
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Руководитель
И.В.Васильев
Приложение N 1
к приказу Росреестра
от 5 сентября 2014 года N П/426
Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел
Введение
Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел (далее - Стратегия) определяет основные направления деятельности по оптимизации состава хранимых в бумажном виде дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, хранимых в архивах Росреестра, размещенных в его территориальных органах, филиалах федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" по субъектам Российской Федерации, переводу в электронную форму документов, созданию централизованных архивохранилищ бумажных документов для дальнейшего эффективного архивного хранения в бумажном виде документов и созданию электронных архивов документов с целью оперативного использования документов в электронной форме в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета,
Стратегия направлена на определение базовых принципов комплектования, учета, хранения, использования и уничтожения архивных документов в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.
1. Общие положения
Стратегия разработана в целях выполнения:
распоряжения Правительства Российской Федерации от 01.12.2012 N 2236-р "Об утверждении плана мероприятий ("дорожной карты") "Повышение качества государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета недвижимого имущества и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (далее - Дорожная карта);
________________
Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 50 (ч.6), ст.7088; 2013, N 13, ст.1605, N 34, ст.4484; 2014, N 15, ст.1795, N 28, ст.4102, N 29, ст.4195.
Существующая в Российской Федерации ситуация в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственного кадастрового учета объектов недвижимости характеризуется стабильно растущим количеством регистрационных и учетных действий.
При этом в результате регистрационного действия в архивы территориальных органов Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии поступают документы, содержащие как минимум 10 листов бумажных документов формата А4.
В условиях необходимости постоянного (бессрочного) хранения значительной части регулярно прирастающего объема документов, обусловленной нормативно-правовыми требованиями, происходит рост затрат на осуществление такого хранения, который приводит к дефициту соответствующих ресурсов. В связи с этим возникает безотлагательная необходимость в изменении практики архивного хранения документов, используемых в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.
Основными документами в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета, находящимися на хранении в архивах Росреестра и его территориальных органов, филиалов Федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии", являются дела правоустанавливающих документов, разделы Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее - ЕГРП), книги учета документов, кадастровые дела, учетные дела, формы государственного реестра земель кадастрового района, документы государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства (включая землеустроительные дела).
Наиболее объемными документами являются дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела. Первые занимают порядка 80% площадей в архивохранилищах документов в сфере регистрации прав, вторые заполняют не менее 75% площадей в архивах документов в сфере государственного кадастрового учета. Также многочисленными являются книги учета документов и разделы ЕГРП, землеустроительные дела.
Общее количество архивных документов по состоянию на конец 2012 года оценивалось в размере более 228,5 млн. документов, в том числе не менее: 78 млн. дел правоустанавливающих документов (средний листаж 30 листов), 78 млн. разделов ЕГРП (средний листаж 10 листов), 1,1 млн. книг учёта документов ЕГРП (средний листаж 250 листов), 38 млн. кадастровых дел (средний листаж 40 листов), 1,8 млн. учётных дел (средний листаж 20 листов) и 23 млн. дел документов государственного фонда данных (средний листаж 50 листов), полученных в результате проведения землеустройства.
В рамках Стратегии рассматриваются дела правоустанавливающих документов, кадастровые и учетные дела.
Перевод хранящихся документов в электронный вид осуществляется неравномерно. Так, сканирование документов в сфере регистрации прав практически не осуществляется. Сканирование документов государственного кадастрового учета осуществляется во всех субъектах Российской Федерации, однако объем отсканированных дел пока незначителен. Общее количество отсканированных кадастровых дел составляет порядка 8,4 млн.
Целевым показателем реализации Стратегии является перевод 100% архивных документов в электронный вид к окончанию 2019 года, при этом под 100% принимается значение, равное 116 млн. дел правоустанавливающих документов (78 млн. дел) и кадастровых и учетных дел (38 млн. дел).
Для выполнения работ по переводу в электронный вид 100% архивов необходимо перевести в электронный вид порядка 107,6 млн. дел, с учетом того, что в 2012 году уже переведено в электронный вид 8,4 млн. кадастровых дел.
Для достижения установленных значений в 2014 году необходимо перевести в электронный вид порядка 909 тыс. дел, в 2015 году порядка 971 тыс. дел, в 2016 году порядка 1091 тыс. дел, в 2017 году порядка 33033 тыс. дел, в 2018 году порядка 38848 тыс. дел, в 2019 году 32748 тыс. дел.
Для хранения всех документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" используются архивохранилища общей площадью порядка 235 тыс.кв.м. В территориальных органах Росреестра эксплуатируются архивохранилища совокупной площадью около 191 тыс.кв.м. В филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" используются архивохранилища совокупной площадью 43,5 тыс.кв.м.
Рост количества учетных и регистрационных действий, а также нормативные требования, обязывающие территориальные органы Росреестра и филиалы ФГБУ "ФКП Росреестра" обеспечивать хранение больших объемов архивных документов, приводят к постоянной потребности увеличения площадей архивохранилищ.
Загруженность существующих архивохранилищ на сегодняшний день оценивается как довольно высокая, и она продолжает расти. В среднем загруженность архивохранилищ территориальных органов Росреестра по субъектам Российской Федерации составляет 97,8%, их территориальных отделов - 93,6%. Средний уровень заполнения архивохранилищ филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" равен 86%.
Исходя из прогнозов сохранения существующих объемов поступления документов на архивное хранение, то есть роста количества регистрационных действий, роста количества учетных действий в сфере государственного кадастрового учета объектов недвижимости, приведет к увеличению заполняемости в течение ближайших 10 лет необходимых площадей для архивохранилищ в несколько раз. При этом свободные места, предназначенные для хранения документов, в существующих архивохранилищах территориальных органов Росреестра во многих субъектах Российской Федерации были исчерпаны к концу 2013 года, а в архивохранилищах филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" будут исчерпаны к 2015 году.
Таким образом, основным риском сохранения текущей практики архивного хранения документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" является постоянная потребность в новых площадях для размещения архивных документов,
Все вышеуказанное означает, что для нормального функционирования территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" уже сегодня требуются дополнительные архивохранилища, а также дополнительные расходы на обслуживание таких архивохранилищ.
Кроме этого, из-за переполнения архивохранилищ может быть значительно затруднена текущая регистрационная и учетная деятельность, которая может привести к снижению качества принимаемых решений в ходе предоставления Росреестром государственных услуг в сфере недвижимости.
Текущая практика архивного хранения документов в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учёта делает невозможным реализацию Дорожной карты и, как следствие достижение плановых показателей Росреестра в виде сокращения сроков государственной регистрации прав, перехода к экстерриториальному оказанию государственных услуг.
2. Цели и задачи реализации Стратегии
Основными целями реализации Стратегии являются:
создание условий для государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственного кадастрового учета недвижимости в электронной форме;
совершенствование процедур предоставления государственных услуг, связанных с использованием информации архивного фонда дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел в электронной форме;
обеспечение перевода в электронную форму документов на бумажных носителях (в том числе при необходимости создание электронных образов таких документов), актуальных для использования при ведении и предоставлении сведений из ЕГРП и государственного кадастра недвижимости (далее - ГКН) (в дальнейшем Единого государственного реестра недвижимости) и хранящихся в делах правоустанавливающих документов, кадастровых делах;
создание условий, обеспечивающих возможности подачи (рассмотрения) документов на государственную регистрацию прав и государственный кадастровый учет объектов недвижимости, предоставления сведений из ЕГРП и ГКН по экстерриториальному принципу;
создание и развитие единой системы "электронный архив", обеспечивающей возможность хранения и использования электронных документов, в том числе в качестве юридически значимых.
Для достижения поставленных целей предусматривается решение следующих задач:
развитие и совершенствование нормативно-правового регулирования в части оптимизации состава хранимых документов в сфере государственной регистрации прав, государственного кадастрового учета;
осуществление работ по перекомплектованию и переводу в электронную форму дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел;
обеспечение хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел, сформированных в электронном виде;
создание централизованных архивохранилищ для архивного хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учётных дел, хранимых в бумажном виде в архивах Росреестра,
3. Приоритетные направления реализации Стратегии
Совершенствование существующей системы комплектования, учета и хранения архивных документов в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственного кадастрового учета должно осуществляться по следующим основным взаимосвязанным направлениям:
нормативно-правовое обеспечение хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учётных дел, хранимых в бумажном виде в архивах Росреестра, его территориальных органов и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра";
оптимизация состава хранимых бумажных документов территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра";
перевод в электронную форму накопленных в бумажных архивах дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, а также организация постоянного хранения таких документов;
перевод в электронную форму вновь поступающих на бумажных носителях документов в рамках текущих процессов ведения ЕГРП и ГКН;
создание программно-аппаратной платформы для перевода в электронную форму бумажных документов;
создание программно-аппаратной платформы учёта, поиска и хранения электронных документов;
строительство централизованных архивохранилищ, оснащенных специальным техническим оборудованием.
4. Мероприятия и механизм реализации Стратегии
4.1. Мероприятия по нормативно-правовому обеспечению хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учётных дел, хранимых в бумажном виде в архивах Росреестра, его территориальных органов и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра"
Для осуществления дальнейшего архивного хранения документов в сфере государственной регистрации прав, государственного кадастрового учета необходимо правовое и методическое сопровождение хранения документов, в том числе:
