ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 19 июня 2013 года N 472-р
Об утверждении Регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области
(с изменениями на 25 января 2021 года)
(в ред. распоряжений правительства Воронежской области от 05.04.2016 N 177-р, от 16.08.2019 N 724-р, от 25.01.2021 N 74-р)
В целях оптимизации работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления в исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях правительства Воронежской области:
1. Утвердить прилагаемый Регламент работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.
(в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 16.08.2019 N 724-р)
2. Признать утратившими силу распоряжения правительства Воронежской области:
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Трухачева С.Б.
(п. 3 в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 25.01.2021 N 74-р)
Исполняющий обязанности
губернатора Воронежской области
А.В.ГУСЕВ
Утвержден
распоряжением
правительства Воронежской области
от 19.06.2013 N 472-р
РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 25.01.2021 N 74-р)
1. Общие положения
1.1. Государственная информационная система Воронежской области "Автоматизированная система документационного обеспечения управления правительства Воронежской области" (далее - АС ДОУ, Система) предназначена для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства, информационного взаимодействия в структурных подразделениях правительства Воронежской области и секретариатах губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства Воронежской области и заместителей председателя правительства Воронежской области, а также лиц, замещающих высшие и главные должности государственной гражданской службы Воронежской области категории "помощники (советники)" (далее - структурные подразделения правительства области), исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - ИОГВ) и их подведомственных учреждениях, иных органах государственной власти области, созданных в соответствии с Уставом Воронежской области и законами Воронежской области, и органах местного самоуправления области (далее - ОМСУ), с которыми оператором Системы заключены соглашения об информационном взаимодействии в рамках АС ДОУ.
АС ДОУ предназначена для решения следующих задач:
- регистрация и учет документов;
- контроль исполнения документов;
- поиск документов;
- хранение документов.
1.2. Работа в АС ДОУ структурных подразделений правительства области и ИОГВ регламентируется следующими правовыми актами Воронежской области:
- Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, утвержденным указом губернатора Воронежской области от 31.12.2008 N 218-у;
- Инструкцией по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области, утвержденной указом губернатора Воронежской области от 11.11.2013 N 416-у (далее - Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области);
- инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области, утвержденной постановлением правительства Воронежской области от 11.08.2015 N 667;
- настоящим Регламентом.
1.3. Оператором Системы является департамент цифрового развития Воронежской области.
1.4. Для целей настоящего Регламента используются следующие основные понятия.
База данных - совокупность данных, хранимых в соответствии со схемой данных, манипулирование которыми выполняют в соответствии с правилами средств моделирования данных.
Подразделения АС ДОУ - структурные подразделения правительства области, ИОГВ и их подведомственные учреждения, иные органы государственной власти области, созданные в соответствии с Уставом Воронежской области и законами Воронежской области, и ОМСУ, с которыми оператором системы заключены соглашения об информационном взаимодействии в рамках АС ДОУ.
Делопроизводитель - сотрудник Подразделения АС ДОУ, ответственный за ведение делопроизводства, за работу с документами, в том числе в АС ДОУ, контроль исполнения сроков и качества подготовки документов.
Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Электронный документооборот - движение документов в АС ДОУ с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Доступ - возможность и условия получения и использования документа в АС ДОУ.
Регистрационная карточка - форма базы данных, посредством которой пользователь вносит и просматривает значения полей и вложения (файлы) электронного документа АС ДОУ.
Руководитель - должностное лицо Подразделения АС ДОУ, которое имеет полномочия для рассмотрения электронных документов в АС ДОУ, вынесения резолюций и назначения исполнителей, подписания документов Подразделения АС ДОУ.
Исполнитель - сотрудник Подразделения АС ДОУ, ответственный за создание проекта электронного документа, его оформление, согласование и представление на подпись руководителю Подразделения АС ДОУ.
Пользователи - сотрудники Подразделений АС ДОУ, которые зарегистрированы оператором системы и которым присвоена (создана) персональная учетная запись в АС ДОУ.
Регистрация электронного документа - присвоение электронному документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в электронную регистрационную карточку АС ДОУ.
Электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
2. Состав АС ДОУ
2.1. АС ДОУ состоит из двух взаимосвязанных "Экземпляров Системы":
- "Экземпляр ПВО" - совокупность программных и аппаратных компонентов, работающих в интересах пользователей правительства области, ИОГВ и подведомственных им учреждений, иных органов государственной власти области, созданных в соответствии с Уставом Воронежской области и законами Воронежской области;
- "Экземпляр ОМСУ ВО" - совокупность программных и аппаратных компонентов, работающих в интересах пользователей органов местного самоуправления области.
Пользователи имеют доступ к функционалу и документам в пределах соответствующего "Экземпляра Системы".
В состав каждого "Экземпляра Системы" входит набор взаимосвязанных подсистем, состоящих из функциональных модулей (далее - модуль), баз данных и сервисов, предназначенных для выполнения функций работы с документами. Каждая подсистема соответствует конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации.
АС ДОУ позволяет создавать несколько экземпляров комплектов одного и того же модуля, базы данных (далее - БД) для выделения в отдельный деловой процесс обработки отдельных потоков документов определенных видов, определенных подразделений, определенного способа поступления.
В "Экземпляре ПВО" используются следующие комплекты модулей подсистемы "Делопроизводство":
- для модуля "Входящие" - БД "Обращения инвесторов" и БД "Судебные документы";
- для модуля "Исходящие" - БД "Заключения МНПА";
- для модуля "ОРД" - БД "НПА ПВО" и БД "Протоколы".
Для каждого модуля системы в прикладных и справочных подсистемах задаются настройки "мест регистрации", обеспечивающих децентрализованную регистрацию документов. Для Подразделений АС ДОУ в соответствующем "Экземпляре Системы" настраиваются места регистрации (далее - места регистрации Подразделений АС ДОУ) в модулях подсистемы "Делопроизводство" для регистрации документов делопроизводителем Подразделения АС ДОУ.
В "Экземпляре ПВО" в том числе используются следующие места регистрации:
- "ПВО" в модулях "Входящие", "Исходящие" и "Внутренние", БД "НПА ПВО" модуля "ОРД";
- "Нормативные правовые акты Российской Федерации" в модуле "Входящие".
Специализированные функциональные подсистемы обеспечивают полный цикл работы организации с документами и контроль их исполнения.
2.2. В состав АС ДОУ включены:
