ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 27 мая 2009 года N 240-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

____________________________________________________________________
Утратил силу с 19 июня 2013 года на основании распоряжения правительства Воронежской области от 19.06.2013 N 472-р.
____________________________________________________________________

(в редакции распоряжения правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)

В целях оптимизации работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) в исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях правительства Воронежской области:

1. Утвердить прилагаемый Регламент работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Воронежской области.

2. Признать утратившими силу:

- распоряжение администрации Воронежской области от 17.10.2006 N 2897-р "Об утверждении регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) администрации Воронежской области";

- распоряжение администрации Воронежской области от 18.01.2008 N 11-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 17.10.2006 N 2897-р".

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.

Исполняющий обязанности
губернатора Воронежской области
А.Н.ГАНОВ

Утвержден
распоряжением
правительства Воронежской области
от 27.05.2009 N 240-р

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

(в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Автоматизированная система документационного обеспечения управления Воронежской области (далее - АС ДОУ) предназначена для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в правительстве Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области и решения следующих задач:

- регистрация и учет документов;

- контроль исполнения документов;

- поиск документов;

- хранение документов.

1.2. Работа в АС ДОУ регламентируется следующими правовыми актами Воронежской области:

- Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области;

- Инструкцией по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области;

- настоящим Регламентом.

2. СОСТАВ АС ДОУ

В состав АС ДОУ входит набор взаимосвязанных подсистем (баз данных, далее - БД), предназначенных для выполнения функций работы с документами. Каждая подсистема соответствует конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации.

В состав АС ДОУ включены:

2.1. "Общесистемные словари и справочники" - места хранения нормативно-справочной информации:

- модуль "Справочник" - поддерживает в актуальном состоянии информацию о структуре организации и о сотрудниках;

- модуль "Словари" - содержит настраиваемые в ходе работы классификаторы и словари, используемые другими модулями системы;

- модуль "Внешние адресаты" - предусматривает возможность ввода сведений об организационной структуре организаций-контрагентов и их сотрудниках;

- модуль "Адреса" - используется при заполнении точных адресов авторов обращений в БД "Обращения граждан";

- модуль "Нормативные правовые акты" - содержит нормативные правовые акты Воронежской области, опубликованные в установленном порядке.

2.2. "Общесистемные сервисы" - модули, предоставляющие услуги по обработке управленческой информации:

- модуль "Коммутатор" - обеспечивает интегрированный характер системы. С помощью БД "Коммутатор" осуществляется настройка конфигурации системы;

- модуль "Автоматизированное рабочее место" (далее "АРМ") - обеспечивает информирование пользователей об их задачах;

(в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)

- модуль "Регистратор" - содержит набор программных счетчиков, генерирующих регистрационные номера документов;

- модуль "Шаблоны" - хранит шаблоны типовых документов, стандартных форм и бланков, типовых резолюций, типовых маршрутов согласования документов;

- модуль "Согласование" - обеспечивает возможность формировать задания по согласованию документов, создавать маршруты согласования документов;

- модуль "Поручения" - позволяет в масштабах всей организации ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение;

- модуль "Поисковая система" - позволяет производить поиск по набору атрибутов регистрационных карточек функциональных подсистем по базам данных "Канцелярия", "Документы" и "Служебные записки".

2.3. Специализированные функциональные подсистемы обеспечивают полный цикл работы организации с входящими, исходящими и внутренними документами:

- модуль "Канцелярия" - позволяет вести регистрацию и учет входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнения поручений;

- модуль "Обращения граждан" - позволяет поддерживать работу по устным и письменным обращениям граждан и контролировать исполнение решений, принятых по ним;

- модуль "Документы" - позволяет вести регистрацию правовых актов Воронежской области.

2.4. Архивные модули предназначены для хранения документов, работа с которыми завершена: "Канцелярия. Архив", "Обращения граждан. Архив", "Документы. Архив", "Поручения. Архив", "Хранилище. Архив".

(п. 2.4 введен распоряжением правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)

2.5. Каждая база данных из состава АС ДОУ является самостоятельным, функционально завершенным модулем, способным функционировать вне системы с той или иной полнотой набора предопределенных функций.

2.6. Органы исполнительной власти Воронежской области, не имеющие технической возможности прямого постоянного подключения к серверам АС ДОУ, используют реплики - единовременные копии соответствующих баз данных.

3. СОПРОВОЖДЕНИЕ И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ

3.1. Администрирование АС ДОУ осуществляют системный администратор, администратор баз данных Lotus Notes и информационный администратор АС ДОУ - ответственные сотрудники управления информационных технологий Воронежской области.

3.2. Системный администратор осуществляет функции по установке и обновлению серверного и пользовательского программного обеспечения АС ДОУ, регистрирует новых пользователей, проводит регламентные работы по техническому обслуживанию серверов системы, выполняет и контролирует резервное копирование данных системы, выполняет перезапуск и восстановление данных системы после сбоев.

3.3. Администратор баз данных Lotus Notes производит настройку баз данных, следит за работоспособностью системы при обновлении общесистемных словарей и справочников, осуществляет функции по обеспечению информационной безопасности баз данных АС ДОУ, назначает определенный уровень доступа к базам данных, формирует специализированные группы пользователей системы и определяет функции пользователей системы на действия с документами.

3.4. Управление государственной службы и кадров правительства Воронежской области поддерживает в актуальном состоянии БД "Справочник".

4. РЕЗЕРВНОЕ КОПИРОВАНИЕ ДАННЫХ АС ДОУ

Резервное копирование данных АС ДОУ предполагает:

4.1. Резервное копирование баз данных АС ДОУ производится раз в сутки.

4.2. Резервные копии баз данных хранятся на внешних носителях.

4.3. Ежедневные резервные копии хранятся 7 дней.

4.4. Ежемесячные резервные копии хранятся год.

4.5. Годовая резервная копия переписывается на диск постоянного хранения.

5. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ

5.1. Работа с документами.

В зависимости от поставленных задач пользователи системы работают в различных базах данных.

В базах данных создаются карточки документов (входящих, исходящих документов, поручений, нормативных правовых актов и др.), для отражения информации по документу заполняются поля карточек, присоединяются документы в формате MS Word, MS Excel или сканированные образы документов в формате PDF или TIF. При присоединении документа к карточке базы данных исполнитель документа несет ответственность за соответствие его подписанному уполномоченным должностным лицом оригиналу.

5.2. Оповещения.

Все уведомления пользователям о выданных им поручениях, документах, с которыми необходимо ознакомиться, а также информационные сообщения поступают в БД "АРМ". Каждому пользователю системы доступны только адресованные ему уведомления. Пользователи АС ДОУ получают в БД "АРМ" уведомления, выполняют требуемые действия. После выполнения поставленной задачи уведомления автоматически удаляются.

(п. 5.2 в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)

5.3. Защита информации.

Защита информации от несанкционированного доступа в АС ДОУ обеспечивается базовыми средствами среды Lotus Domino/Notes.

При входе в АС ДОУ производится идентификация пользователя по идентификатору и паролю.

Информация о всех действиях пользователей в системе протоколируется.

Пользователи системы имеют разные права доступа к базам данных в зависимости от выполняемых функций.

Доступ к базам данных назначает администратор баз данных Lotus Notes.

Доступ к отдельным документам назначают исполнители данных документов и уполномоченные лица.

Персональный состав лиц, входящих в группу доступа к правовым актам, а также лиц, имеющих полный доступ к БД "Документы", утверждается губернатором Воронежской области по представлению руководителя правового управления правительства Воронежской области.

5.4. Отчеты.

В АС ДОУ реализован механизм получения отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине. Отчеты, журналы регистрации правовых актов формируются по базам данных "Канцелярия", "Обращения граждан", "Документы".

5.5. Штрих-кодирование.

В АС ДОУ реализован механизм автоматического присоединения электронного образа документа к карточке с использованием системы штрих-кодирования. После регистрации документа распечатывается штрих-код, наклеивается на первую страницу документа, документы с наклеенными штрих-кодами сканируются на потоковом сканере и автоматически прикрепляются в формате PDF к зарегистрированным карточкам.

Поиск карточек документов, зарегистрированных с использованием системы штрих-кодирования, может осуществляться при помощи считывания штрих-кода сканером штрих-кода.

6. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ И ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Работа с входящими и исходящими документами правительства Воронежской области.

6.1.1. Регистрация входящих документов, адресованных губернатору Воронежской области, заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства Воронежской области и заместителям председателя правительства Воронежской области осуществляется в БД "Канцелярия правительства Воронежской области" АС ДОУ.

(в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)

6.1.1.1. Уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления правительства Воронежской области после предварительного рассмотрения поступившей корреспонденции формируют в БД "Канцелярия правительства Воронежской области" электронные регистрационные карточки, регистрируют и сканируют документы с использованием системы штрих-кодирования и направляют документы на рассмотрение руководителям правительства области в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами правительства Воронежской области.