1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Калининградской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Калининградской области (далее - Правительство) документов, совершенствования делопроизводства.
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления".
(в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 31.10.2023 N 484-п)
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Система электронного документооборота, применяемая в Правительстве, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
4. Организация делопроизводства в Правительстве осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства, утвержденным постановлением Правительства Калининградской области от 24 июня 2011 года N 450 (далее - Регламент), настоящей Инструкцией с использованием автоматизированной поисковой системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), иными распорядительными документами, регламентирующими работу электронного документооборота с использованием электронной подписи.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве осуществляются Контрольно-административным управлением Правительства (далее - Контрольно-административное управление).
(в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 03.06.2020 N 358)
6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляют работники, определяемые руководителями соответствующих структурных подразделений (далее - работники, ответственные за делопроизводство). Перечень функций, возлагаемых на работников, ответственных за делопроизводство, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции.
(в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 06.06.2018 N 313)
7. Работники Правительства (далее - работники) несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.
8. Об утрате документа работник обязан немедленно сообщить непосредственному руководителю и начальнику Контрольно-административного управления.