АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31 декабря 2008 года N 10445
Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления администрации города Тамбова Тамбовской области от 22.06.2022 N 4140.
____________________________________________________________________
(с изменениями на 14 октября 2019 года)
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 02.04.2009 N 2314, от 05.05.2009 N 3300, от 01.03.2010 N 1517, от 24.05.2010 N 4472, от 21.09.2010 N 8205, от 29.11.2010 N 10180, от 01.03.2012 N 1548, от 26.08.2013 N 7079, от 27.09.2013 N 8177, от 02.12.2013 N 10319, от 26.12.2013 N 11214, от 18.04.2014 N 2987, от 02.07.2014 N 5384, от 05.12.2014 N 10539, от 23.01.2015 N 343, от 28.10.2015 N 8011, от 22.12.2015 N 9385, от 17.08.2016 N 5138, от 21.02.2017 N 1003, от 26.05.2017 N 3100, от 06.07.2017 N 4034, от 15.08.2017 N 4878, от 31.05.2018 N 2906, от 16.07.2018 N 3775, от 03.09.2018 N 4667, от 23.11.2018 N 6040, от 21.02.2019 N 893, от 12.04.2019 N 1932, от 14.10.2019 N 5202)
В целях установления в администрации города Тамбова Тамбовской области единых правил документирования и организации работы с документами постановляю:
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2012 N 1548, от 27.09.2013 N 8177, от 15.08.2017 N 4878)
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области согласно приложению.
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2012 N 1548, от 27.09.2013 N 8177, от 15.08.2017 N 4878)
2. Заместителям главы администрации города Тамбова Тамбовской области, руководителям органов администрации города Тамбова Тамбовской области обеспечить исполнение Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области в практической деятельности.
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2012 N 1548, от 27.09.2013 N 8177, от 15.08.2017 N 4878)
3. Руководителям муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений строго руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области при исполнении документов администрации города Тамбова Тамбовской области.
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2012 N 1548, от 27.09.2013 N 8177, от 15.08.2017 N 4878)
4. Признать утратившим силу постановление мэра города Тамбова от 24.02.2005 N 965 "Об утверждении Правил оформления документов мэрии города Тамбова".
5. Возложить организационно-методическое руководство и контроль за исполнением настоящего постановления на первого заместителя главы администрации города Тамбова Д.В.Алехина и начальника управления документационного обеспечения администрации города Тамбова Л.А.Батыгову.
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2012 N 1548, от 27.09.2013 N 8177, от 15.08.2017 N 4878)
Глава администрации города Тамбова
П.П.Черноиванов
Приложение
Утверждена
постановлением
главы администрации города Тамбова
от 31.12.2008 N 10445
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТАМБОВА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 02.04.2009 N 2314, от 05.05.2009 N 3300, от 01.03.2010 N 1517, от 24.05.2010 N 4472, от 21.09.2010 N 8205, от 29.11.2010 N 10180, от 01.03.2012 N 1548, от 26.08.2013 N 7079, от 27.09.2013 N 8177, от 02.12.2013 N 10319, от 26.12.2013 N 11214, от 18.04.2014 N 2987, от 02.07.2014 N 5384, от 05.12.2014 N 10539, от 23.01.2015 N 343, от 28.10.2015 N 8011, от 22.12.2015 N 9385, от 17.08.2016 N 5138, от 21.02.2017 N 1003, от 26.05.2017 N 3100, от 06.07.2017 N 4034, от 15.08.2017 N 4878, от 31.05.2018 N 2906, от 16.07.2018 N 3775, от 03.09.2018 N 4667, от 23.11.2018 N 6040, от 21.02.2019 N 893, от 12.04.2019 N 1932, от 14.10.2019 N 5202)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Тамбова (далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - администрация города Тамбова, администрация города) и ее органах, определяет порядок работы с документами.
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2012 N 1548, от 27.09.2013 N 8177, от 15.08.2017 N 4878)
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Регламентом администрации города Тамбова Тамбовской области, Инструкцией по делопроизводству в администрации Тамбовской области, с учетом рекомендаций ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", других государственных стандартов на унифицированные системы документации.
(п. 1.2 в ред. Постановления администрации города Тамбова от 16.07.2018 N 3775)
1.3. Правила и порядок работы с документами, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех муниципальных служащих администрации города и ее органов.
(в ред. Постановления администрации города Тамбова от 01.03.2010 N 1517)
Все исполнители документов, зарегистрированных в администрации города, ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в администрации города, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах администрации города осуществляются управлением документационного обеспечения администрации города.
1.5. Внедрение и сопровождение информационных технологий в органах администрации города производится разработчиками автоматизированных систем во взаимодействии с комитетом по информатизации и связи администрации города.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в органах администрации города, соблюдение установленных Инструкцией правил оформления и порядка работы с документами несут руководители органов администрации города.
Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на муниципальных служащих, обязанности, права и ответственность которых определяются их должностными инструкциями.
1.7. Ответственный за делопроизводство в органе администрации города обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с настоящей Инструкцией и знакомит всех муниципальных служащих данного органа с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.8. При работе с документами в органах администрации города необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- работа со служебными документами осуществляется только в служебном помещении, работники органов администрации города несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации;
- при работе с подписанными документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работников органов администрации города;
- передача служебных документов или копий работникам сторонних организаций может производиться только с разрешения руководителя органа администрации города, в котором зарегистрирован или создан документ;
- передача копий служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется начальником информационного управления администрации города по согласованию с заместителем главы администрации города по компетенции;
- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя органа администрации города временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заменителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят;
- при уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем;
- при утрате служебного документа ответственный за делопроизводство в органе администрации города и работник, за которым числится утраченный документ, составляют акт. Акт утверждается руководителем органа администрации города и вместе со служебной запиской на имя заместителя главы администрации города Тамбова направляется в управление документационного обеспечения администрации города. При необходимости назначается служебное расследование.
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2012 N 1548, от 27.09.2013 N 8177, от 26.12.2013 N 11214)
1.9. Документы в администрации города оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
(в ред. Постановления администрации города Тамбова от 16.07.2018 N 3775)
1.10. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) посредством компьютерной техники. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Цветные бланки письма главы города Тамбова Тамбовской области (далее - глава города) изготавливаются типографским способом со сквозной нумерацией. Учет и выдачу данных бланков осуществляет управление документационного обеспечения администрации города.
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 28.10.2015 N 8011, от 15.08.2017 N 4878)
1.11. Формы бланков органов администрации города должны соответствовать стандартам, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", и подлежат обязательному согласованию с заместителем главы администрации города Тамбова.
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2012 N 1548, от 27.09.2013 N 8177, от 26.12.2013 N 11214, от 16.07.2018 N 3775)
1.12. Бланки должны использоваться строго по назначению и в соответствии с правилами оформления документов в администрации города.
Бланки не применяются при подготовке проектов документов, тиражировании рассылаемых документов (воспроизводятся в ксерокопированном виде), оформлении копий служебных писем, остающихся в делах (за исключением ксерокопий), а также при подписании несколькими организациями совместных документов. Внутренняя переписка также ведется без использования бланков.
