АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 июня 2022 года N 4140
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области
В целях установления в администрации города Тамбова Тамбовской области единых правил документирования и организации работы с документами постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области согласно приложению N 1.
2. Заместителям главы администрации города Тамбова Тамбовской области, руководителям органов администрации города Тамбова Тамбовской области обеспечить исполнение Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области в практической деятельности.
3. Руководителям муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений строго руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области при исполнении документов администрации города Тамбова Тамбовской области.
4. Признать утратившими силу:
- пункт 4 постановления администрации города Тамбова от 02.04.2009 N 2314 "О внесении изменений в отдельные постановления главы администрации города Тамбова";
- пункт 1 постановления администрации города Тамбова от 22.12.2015 N 9385 "О внесении изменений в отдельные правовые акты администрации города Тамбова";
- правовые акты администрации города Тамбова Тамбовской области по перечню согласно приложению N 2.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Тамбова Тамбовской области А.М.Дерябина.
Глава администрации города
М.Ю.Косенков
Приложение N 1
Утверждена
постановлением
администрации города Тамбова
Тамбовской области
от 22.06.2022 N 4140
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТАМБОВА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов, их подготовки к передаче в архив и устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - администрация города) и ее органах.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, приказами Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 24.12.2020 N 199 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", Регламентом администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - Регламент администрации города), с учетом рекомендаций ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - Стандарт), другими государственными стандартами на унифицированные системы документации.
1.3. Действие Инструкции распространяется на все органы администрации города, а также муниципальные учреждения и предприятия. Правила и порядок работы с документами, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех исполнителей.
1.4. Требования Инструкции применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Действие Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций осуществляется в администрации города Тамбова в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова, Положением об организации личного приема граждан в администрации города Тамбова, положением об общественных приемных.
1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности администрации города Тамбова и ее органов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг, рассмотрение жалоб на решения и действия (бездействие) администрации города, ее должностных лиц, муниципальных служащих и работников муниципальных учреждений, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Регламентом администрации города Тамбова Тамбовской области.
1.8. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в администрации города, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах администрации города осуществляются управлением делами администрации города.
1.9. Внедрение и сопровождение информационных технологий в органах администрации города производится разработчиками автоматизированных систем во взаимодействии с управлением материально-технического обеспечения и информатизации администрации города.
1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в органе администрации города, соблюдение установленных Инструкцией правил оформления и порядка работы с документами возлагается на руководителя органа администрации города либо на лицо, исполняющее его обязанности.
Ведение делопроизводства возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее - служба делопроизводства), либо на муниципального служащего, обязанности, права и ответственность которого определяются должностной инструкцией (далее - делопроизводитель).
1.11. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого постановлением администрации города и определяющего задачи и функции.
Должностные обязанности специалистов службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений органов администрации города устанавливаются должностными инструкциями.
1.12. При работе с документами необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- работа со служебными документами осуществляется только в служебном помещении, исполнители несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации, за исключением случаев перевода муниципального служащего на дистанционную (удаленную) работу, предусмотренных статьей 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации;
- при работе с подписанными документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у исполнителя документа;
- передача служебных документов или копий работникам сторонних организаций может производиться только с письменного разрешения руководителя органа администрации города, в котором зарегистрирован или создан документ, либо согласно резолюции главы администрации города, заместителя главы администрации города, курирующего орган администрации города или управление делами;
- выдача копий документов осуществляется по запросам в соответствии с действующим законодательством;
- передача копий служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется начальником информационного управления администрации города по согласованию с заместителем главы администрации города по компетенции;
- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя органа администрации города временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заменителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят.
1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений органов администрации города обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю или иному работнику по указанию руководителя с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива, возвратить в архив.
При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.14. При утрате служебного документа службой делопроизводства (делопроизводителем) составляется акт. Акт утверждается руководителем органа администрации города и вместе со служебной запиской на имя заместителя главы администрации города по компетенции направляется в управление делами администрации города. При необходимости назначается служебное расследование.
1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности администрации города, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации, в порядке установленном постановлением администрации города.
1.16. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, а также с использованием автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док" (далее - АСДиД "Гран-Док").
2. Документирование управленческой деятельности
2.1. Состав документов, образующихся в деятельности органов администрации города, определяется их полномочиями, вопросами, связанными с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления, предоставлением муниципальных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.
2.2. В администрации города и ее органах создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
2.3. Документы могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
2.4. Документы в администрации города оформляются на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
Состав реквизитов создаваемых документов, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются настоящей Инструкцией в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.
2.5. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) посредством компьютерной техники. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
