13.4.1. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности автономного округа, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение, в соответствии с пунктом 2 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, создается архив органа.
Комплектование архива органа осуществляется в соответствии с разделом V Правил, утвержденных приказом Росархива N 77.
13.4.2. Деятельность архива органа осуществляется на основании положения об архиве органа, разрабатываемого, согласуемого и утверждаемого в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42, и в порядке, утвержденном приказом службы по делам архивов автономного округа, имеющим нормативный правовой характер (приказ службы по делам архивов автономного округа от 28 июня 2023 года N 74-О "Об утверждении порядка согласования положений об архиве организаций, выступающих источниками комплектования государственного и муниципальных архивов в Ямало-Ненецком автономном округе").
Организация хранения архивных документов осуществляется в соответствии с разделом VII Правил, утвержденных приказом Росархива N 77.
13.4.3. Архив органа обеспечивает ведение учета архивных документов в соответствии с разделом IX Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, в том числе:
- обязательного учетного документа - дела фонда в соответствии с пунктами 118, 122 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77;
- обязательного учетного документа - книги учета поступления и выбытия дел, документов в соответствии с пунктом 118 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 23 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);
- обязательного учетного документа - листа фонда в соответствии с пунктами 118, 121, 130 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 24 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);
- обязательных учетных документов - описей дел, документов, описей электронных документов в соответствии с пунктами 25, 28, 66 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по формам приложений NN 9 - 12 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);
- списка фондов в соответствии с пунктами 118, 124, 130 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 25 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);
- реестра описей дел, документов в соответствии с пунктом 125 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 26 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);
- паспорта архива органа, в случаях, предусмотренных пунктом 115 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (в порядке и по форме, предусмотренной Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11);
- акта о технических ошибках в учетных документах в соответствии с пунктами 103, 122, 129 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 16 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);
- акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду и неучтенных в соответствии с пунктами 103, 122, 129 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 17 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);