СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПРИКАЗ
от 28 июня 2023 года N 74-О
Об утверждении порядка согласования положений об архиве организаций, выступающих источниками комплектования государственного и муниципальных архивов в Ямало-Ненецком автономном округе
(с изменениями на 23 октября 2023 года)
(в ред. приказа Службы по делам архивов ЯНАО от 23.10.2023 N 98-О)
Зарегистрировано в Государственно-правовом департаменте ЯНАО 30 июня 2023 г. N 232
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктом 3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77, пунктом 4 Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42, пунктом 2.54 Положения о службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденного постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 12 декабря 2011 года N 892-П, пунктом 13.6.2 Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденной постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 12 декабря 2016 года N 1150-П, приказываю:
(в ред. приказа Службы по делам архивов ЯНАО от 23.10.2023 N 98-О)
1. Утвердить прилагаемый порядок согласования положений об архиве организаций, выступающих источниками комплектования государственного и муниципальных архивов в Ямало-Ненецком автономном округе.
2. Признать утратившим силу приказ службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 05 декабря 2018 года N 171-О "Об утверждении Порядка согласования положений об архиве организаций, выступающих источниками комплектования государственного и муниципальных архивов в Ямало-Ненецком автономном округе".
И.о. руководителя службы
по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
А.В.БАЛОБАНОВА
Утвержден
приказом службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 28 июня 2023 года N 74-О
ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИЙ, ВЫСТУПАЮЩИХ ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ В ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМ АВТОНОМНОМ ОКРУГЕ
(в ред. приказа Службы по делам архивов ЯНАО от 23.10.2023 N 98-О)
1. Настоящий Порядок устанавливает процедуру согласования положений об архиве организаций, выступающих источниками комплектования государственного и муниципальных архивов в Ямало-Ненецком автономном округе (далее - положение об архиве, источник комплектования, организация, архив, автономный округ).
2. Положение об архиве организации, а также вносимые в него изменения, утверждаются правовым актом организации, после согласования проекта положения об архиве (далее - проект) с уполномоченным исполнительным органом автономного округа в сфере архивного дела - службой по делам архивов автономного округа (далее - служба).
3. Основанием для направления проекта или изменений, вносимых в него, в том числе проекта в новой редакции, на согласование в службу является:
3.1. включение организации в список источников комплектования на основании соответствующего решения экспертно-проверочной комиссии службы;
3.2. изменение формы собственности (организационно-правовой формы) организации;
3.3. изменение наименования, адреса места нахождения организации, места хранения архивных документов (архивохранилища);
3.4. организационно-штатное изменение, влекущее изменение в положении об архиве организации;
3.5. утратил силу. - Приказ Службы по делам архивов ЯНАО от 23.10.2023 N 98-О.
4. Проект должен соответствовать Примерному положению об архиве организации, утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42, а также содержать следующие сведения:
4.1. о наименовании архива, источником комплектования которого является организации;
4.2. о форме собственности архивных документов, образующихся в деятельности организации;
4.3. об адресе(ах) мест(а) хранения архивных документов (архивохранилища);
4.4. о круге лиц, имеющих доступ к архивным документам (архивариус или лицо, на которое возложены данные функции, без указания Ф.И.О.);
4.5. об организации хранения документов в филиалах и представительствах организации (обособленно, централизованно - при наличии);
4.6. о способе хранения архивных документов (архивохранилище находится при организации, используется централизованное архивохранилище для нескольких организаций, для хранения архивных документов привлечена сторонняя организация - "аутсорсинг");
4.7. о должностном лице, в чьи полномочия входит руководство и осуществление контроля за деятельностью архива (подчиненность), а также принятие решений по вопросам материального технического обеспечения архива организации (без указания Ф.И.О.).
5. К проекту прилагается пояснительная записка, содержащая обоснование направления проекта.
6. Проект с пояснительной запиской направляются в службу для согласования следующими способами:
6.1. с использованием государственной информационной системы "Региональная система электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - РСЭД) в электронном виде, путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) проекта в РСЭД и использования средств РСЭД "Согласование" (для организаций - участников РСЭД);
6.2. сопроводительным письмом организации на бумажном носителе по почтовому адресу службы (629008, Ямало-Ненецкий автономный округ, г. Салехард, ул. Республики, д. 73, оф. 229) с дублированием отправления в машиночитаемом (текстовом) виде на электронную почту службы (sda@yanao.ru) (для организаций - не являющихся участниками РСЭД).
7. Согласование проекта осуществляется службой в течение 30 календарных дней с даты регистрации поступившего проекта на бумажном носителе или даты поступления РКК проекта в РСЭД. Регистрация проекта на бумажном носителе осуществляется в день поступления в службу.
8. В рамках срока, указанного в пункте 7 настоящего Порядка, служба:
8.1. согласовывает проект;
8.2. направляет проект в организацию для доработки на срок не более 5 рабочих дней в случае необходимости доработки проекта и (или) внесения значительных правок по тексту проекта, изменений или дополнений в пояснительную записку, выявлены несоответствия федеральному законодательству, законодательству автономного округа, противоречия, замечания юридико-технического характера, технические ошибки и опечатки, следующими способами:
8.2.1. в режиме "Дополнительное согласование" в РСЭД (для организаций - участников РСЭД);
8.2.2. на электронную почту организации, направившей проект в соответствии с подпунктом 6.2 пункта 6 настоящего Порядка с уведомлением об этом автора проекта по телефону, указанному в сопроводительном письме к проекту.
9. Служба проводит повторное согласование проекта, поступившего в службу после его доработки организацией, в течение 10 рабочих дней с даты регистрации поступления доработанного проекта в срок, указанный в пункте 7 настоящего Порядка.
10. Результат согласования проекта утверждается руководителем службы, лицом, исполняющим его обязанности, с использованием средств РСЭД "Согласование" или письмом службы и содержит одно из следующих решений:
10.1. проект согласован без замечаний, соответствует нормам федерального законодательства, законодательства автономного округа и настоящему Порядку;
10.2. проект согласован с замечаниями юридико-технического характера (технические ошибки и опечатки);
10.3. проект не согласован, не соответствует нормам федерального законодательства, законодательства автономного округа и настоящему Порядку (указываются структурные элементы нормативных правовых актов Российской Федерации, автономного округа, настоящего Порядка, противоречие которым выявлено, дополнительно могут быть указаны замечания юридико-технического характера (технические ошибки и опечатки).
11. Организация в течение 7 рабочих дней со дня получения проекта с решением службы о его согласовании инициирует его подписание и регистрацию в организации, при согласовании с замечаниями - инициирует доработку проекта (в случае если имеются замечания юридико-технического характера).
12. Утвержденная сканированная копия положения об архиве, которое направлялось организацией и рассматривалось службой на бумажном носителе, в формате PDF/A направляется организацией на электронную почту службы (sda@yanao.ru) в течение 3 рабочих дней с даты утверждения.
13. Положение об архиве, которое направлялось организацией и рассматривалось службой в РСЭД, направляется для рассмотрения в службу в автоматическом режиме при заполнении РКК проекта во вкладке "Дополнительно" путем заполнения списка рассылки проекта службой, либо резолюцией организации службе с заголовком "Для сведения".
14. Копии проекта согласованного службой и утвержденного положения об архиве организации помещаются в соответствующие дела в службе и подлежат хранению в соответствии со сроками, установленными законодательством Российской Федерации.
