Документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти и его структурных подразделениях, составляют документальный фонд.
Создание документального фонда осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти, подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.