8.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела (электронные дела), систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти, его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.
8.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 44 к Инструкции) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение 45 к Инструкции).
8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа исполнительной власти (ответственным за архив), подписывается руководителем структурного подразделения.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее ответственному за делопроизводство в органе исполнительной власти.
8.1.5. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти составляется ответственным за делопроизводство на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти (ответственного за архив).
8.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается ответственным за делопроизводство, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти, экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) при управлении государственной архивной службы Самарской области и утверждается не позднее конца текущего года руководителем органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается с управлением государственной архивной службы Самарской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти.
После утверждения сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти структурные подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
8.1.7. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти является документом постоянного срока хранения, второй используется ответственным за делопроизводство в качестве рабочего, третий применяется в архиве органа исполнительной власти, четвертый используется в соответствующем государственном архиве.
8.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти. При отсутствии структуры разделами номенклатуры дел являются направления деятельности органов исполнительной власти.
8.1.9. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например "12-05", где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.